Un SAE se compose d’un ensemble de matériels (ex : baies et locaux de stockage sécurisés) et d’outils logiciels œuvrant pour la conservation pérenne et sécurisée des documents électroniques.

Un SAE :

• garantit l’intégrité des données : les documents sont scellés et datés à leur entrée dans le système. Aucune modification n’est possible.
• garantit la pérennité des données : la vérification des formats et la conversion éventuelle dans un format pérenne, à l’entrée dans le système garantissent la lisibilité sur le long terme de l’information.
• garantit l’authenticité des données : le système est paramétré pour vérifier la provenance et l’intégrité des données ; il assure aussi leur traçabilité dès leur entrée.

La GED est un outil informatique permettant d’assurer la gestion courante et quotidienne de documents relatifs à des affaires en cours. Au sein d’une GED, on peut créer, partager, modifier, supprimer, (etc.) des données et des documents vivants.

La GED peut présenter des fonctionnalités permettant de figer les documents et d’en gérer la durée de conservation et le sort final (conservation ou destruction).

En revanche, un tel système ne permet pas d’assurer la pérennité des données (migrations de formats, de supports…).

Le coffre-fort électronique est un espace ultra sécurisé destiné à protéger les documents et à leur concéder une valeur probante. Il permet, un peu comme un coffre-fort physique, de limiter et de contrôler les accès aux informations qu’il contient. Surtout, il empêche les modifications – même involontaires – des données.

Élément complémentaire d’un SAE, il est d’ailleurs plus commun de parler de composant coffre-fort électronique (CCFN), terme utilisé dans la norme NF Z 42-020.

Il ne permet pas en revanche de gérer le cycle de vie, les migrations et la recherche des données archivées.

Le FNTC - Fédération des tiers de confiance numérique - a mis en place un programme de labellisation des coffres forts numériques.

Le code du patrimoine encadre le recours au tiers-archivage d’archives publiques (Code du Patrimoine, article L. 212-4).

• Choisir un tiers-archiveur agréé par le service interministériel des Archives de France (SIAF)

 Points d’attention :

• Envoyer une déclaration préalable dûment remplie aux Archives départementales.
• Rédiger le projet de contrat selon les dispositions réglementaires du décret d’application n°2009-1124.
• Adresser le contrat pour validation aux Archives départementales.