Supprimer les originaux papiers ?
Je numérise et je supprime les originaux papiers? Oui mais sous certaines conditions !
La numérisation simple ne permet pas de s’affranchir de la conservation des originaux papiers.
- La collectivité numérise à l’aide d’un scanner des documents papiers pour faciliter le travail des agents et/ou optimiser le flux de l’information.
- Les fichiers obtenus sont considérés comme des copies et n’autorisent en aucun cas la destruction des originaux « papier ».
- Lors d’un contentieux, le document obtenu par numérisation n’aura pas valeur de preuve s’il n’a pas été numérisé selon les préconisations découlant de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000.
- Les fichiers numériques obtenus sont souvent conservés sur le serveur ou dans un outil de GED de la collectivité. Il ne s’agit pas d’un archivage électronique sécurisé. Les fichiers n’ont aucune autre valeur juridique que celle d’une copie ; ils ne pourront pas servir de preuves en cas de contentieux.
Obtenir une autorisation de destruction des originaux papiers après numérisation.
- Appeler les Archives départementales, qui étudieront avec vous l’opportunité de votre projet et contrôleront les modalités de mise en œuvre.
- L’élimination des documents papiers après numérisation doit être demandée aux Archives départementales. Ceci dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’État exercé sur les archives publiques.
- La numérisation dite fidèle et durable s’effectue en fonction de la réglementation et des normes en vigueur :
- Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui modifie le code civil (et notamment les articles 1316 et suivants)
- Instruction du 14 janvier 2005
- Norme AFNOR NF Z42013-2009
- Norme AFNOR NF Z42-026
- Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France de mars 2014
- La législation impose entre autres :
- de s’être rapproché du responsable du contrôle scientifique et technique sur les opérations de numérisation : l’accord des Archives départementales est obligatoire ;
- d’avoir prévu l’organisation générale de la numérisation et documenté les processus ;
- d’avoir mis en place une politique de sécurité des données ;
- d’avoir mis en place des contrôles de la conformité de la numérisation à l’original papier ;
- de rédiger un bordereau d’élimination (adressé aux Archives départementales) pour la destruction des originaux papiers ;
- d’être en capacité de prouver qu’on a bien organisé ou prévu d’organiser la conservation des données pendant toute leur durée de conservation.
- Les fichiers obtenus doivent être impérativement conservés dans le cadre d’une solution d’archivage électronique.
