Qu’est-ce qu’un archivage électronique sécurisé ?

Mettre en place un système de sauvegarde des fichiers numériques ne suffit pas à faire de l’archivage électronique !
La sauvegarde permet d’assurer une duplication à l’identique de données/documents, en vue de prévenir les défaillances techniques des équipements informatiques.
L’archivage électronique permet d’assurer la conservation et la lisibilité des données pendant la durée requise.

Pour être véritablement sécurisé, il doit poursuivre un certain nombre d’objectifs.

Les quatre objectifs de l’archivage électronique

Connaître la provenance des données/documents et constituer un historique des interventions sur les données/documents tout au long de leur cycle de vie (consultation, migration, etc.)

	Définition et objectif	Comment ?
Pérennité	Assurer la lisibilité des données/documents dans le temps.	Veille et migrations régulières des formats et supports
Intégrité	Assurer la non altération et l’authenticité des données (impossibilité de les modifier)	Contrôle par comparaison d’empreintes Vérification de l’identité de l’auteur
Traçabilité	Connaître la provenance des données/documents et constituer un historique des interventions sur les données/documents tout au long de leur cycle de vie (consultation, migration, etc.)	Horodater les données/documents (date de création) Assurer la constitution de jeux de métadonnées complets Répertorier toutes les interventions ou modifications des données (journaux des évènements)
Sécurité	Assurer la conservation sur le long terme	Organiser et assurer la sécurité des équipements, du réseau et des locaux informatiques

Les risques d’un non archivage électronique

Archivage électronique non réglementé :

Perte de données,
Surcoût par rapport à l'archivage papier,
Obsolescence des supports,
Lisibilité dans le temps (formats abandonnés et plus maintenus),
Contentieux (nécessité du maintien de la valeur probante).