Comment archiver mes fichiers bureautiques ?
Images, tableaux, documents textuels… Les fichiers bureautiques sont l’ensemble des documents numériques produits ou reçus dans le cadre des activités des agents, conservés sur le serveur ou sur un support numérique.
Un fichier bureautique que l’on pourra bien archiver…
- Est d’abord un fichier se présentant dans sa forme validée, donc définitive
- les documents informatiques faisant l’objet d’une impression puis d’une validation papier ne seront pas à conserver dans leur forme numérique (= documents de travail) ;
- s’assurer que les fichiers validés comportent un titre, un auteur, une date de création, des signes de validation et qu’ils sont non modifiables.
- Est un fichier correctement nommé
- utiliser un intitulé succinct et précis ne dépassant par 31 caractères comprenant les éléments suivants : types de documents, domaines, objets ;
- dater chaque document en utilisant le format à l’américaine (AAAAMMJJ) ;
- indiquer la version du document (v1, vf…) ;
- proscrire l’utilisation d’accent, de mots de liaison, d’espaces ou de caractères spéciaux (privilégier l’utilisation de _).
- Est enregistré dans un format qui facilite sa conservation sur le long terme
- choisir un format publié, ouvert et largement répandu : open documents, PDF, XML, MP3, MP4, OAIS, JPEG, SIARD ;
- éviter les formats en fin de vie (TXT, GIFF…) ou en émergence et donc en observation (OOXML, EPUB, ARK…).
- Est classé
- organiser les fichiers en fonction d’une arborescence définie en amont (plan de classement) et n’excédant pas cinq niveaux ;
- ne pas laisser les fichiers en vrac ou dans des dossiers intitulés « divers ».
- Est protégé, surtout s’il s’agit de données confidentielles
- identifier les données à protéger en priorité ;
- définir les droits d’accès de manière globale au sein de la structure (droits d’accès en lecture et/ou en écriture).
