Les politiques de la direction

Un service public d’archives a des missions clairement définies, mais son programme de travail au long cours est influencé par les évolutions des pratiques ou des métiers, des relations avec le public, par la vie des fonds, mais aussi par les circonstances. Nous vous proposons de découvrir quelques uns de nos projets actuels, qui pour certains datent de plusieurs années et pour d’autres sont très récents.

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Le programme de restauration

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Les archives sont un patrimoine fragile que les Archives se doivent de conserver pour les générations futures. Certains documents, en raison de mauvaises conditions de conservation avant leur entrée aux Archives ou d’un trop grand nombre d’utilisations, ne peuvent plus être manipulés sans risquer d’être gravement endommagés. Ces documents sont confiés aux restaurateurs des Archives départementales ou à un prestataire extérieur pour que les dégradations soient stoppées, ou lorsque cela est possible, réparées.

Restaurer un document est un travail qui nécessite du temps. Il est donc nécessaire d’établir des priorités parmi les documents dont l’état est préoccupant. Le programme de restauration est étroitement lié au programme de numérisation. En effet, sont restaurés en priorité les documents (tables des hypothèques et de l’enregistrement, plans, affiches…) inscrits au programme de numérisation et dont les dégradations sont telles que même une manipulation pour les numériser est impossible.

Les travaux sur les tables de l’enregistrement et des hypothèques est un chantier de longue durée en raison du nombre de registres et des très nombreuses dégradations dues aux manipulations. Il occupe les Archives depuis quatre ans et restera le chantier principal pendant encore au moins trois ans.

Lorsqu’il sera achevé, les Archives ont prévu de restaurer des documents fréquemment demandés par les chercheurs (minutes de notaires par exemple), ainsi que des documents qui viennent d’être classés et qui en raison de leur format hors normes, doivent être restaurés et dotés d’un conditionnement spécifique (plans d’architecte par exemple).

Ce programme garde cependant une certaine souplesse en fonction des activités du service ou de demandes particulières. Ainsi par exemple les documents qui doivent être exposés sont prioritaires et s’intercalent dans le programme défini pour l’année en cours.

 

Restauration de gravures du XVIe siècle

 

Restauration de gravures du XVIe siècle

Découvrez comment notre restauratrice protège un trésor découvert par un de nos lecteurs...

Publiée par Archives départementales de la Haute-Garonne sur Samedi 24 juin 2017

Il y a un peu plus d'un mois, nous vous présentions le début d'une opération de sauvegarde d'un petit trésor. En voici aujourd'hui la deuxième étape.

Publiée par Archives départementales de la Haute-Garonne sur Vendredi 4 août 2017

Suite et fin de notre série de vidéos sur la restauration de gravures du XVIè siècle. Souvenez-vous. Un chercheur les avait découvertes dans un registre de notaire...

Publiée par Archives départementales de la Haute-Garonne sur Dimanche 24 septembre 2017

La politique de numérisation

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  • Objectifs et usages de la numérisation

Au départ il s’agissait de proposer une alternative au microfilm, utilisé aux archives depuis les années 1950, avec comme but principal la reproduction de sécurité de documents précieux et fragiles, ainsi que la sauvegarde de documents très consultés comme l’état civil.

C’est d’ailleurs avec ce fonds que la numérisation de masse a commencé, à la fin des années 1990, la numérisation apportant principalement une commodité plus grande de consultation en salle de lecture.

- En même temps que la reproduction de l’état civil, les Archives ont lancé des opérations de numérisation pour des documents dont la consultation posait problème : documents de grand format, fragiles, ou dont la communication doit être soigneusement surveillée.
Cela a été le cas pour les plans du cadastre napoléonien, les plans anciens, les sceaux et les cartes postales par exemple, dont la mise en ligne remplace la consultation des originaux.

- La numérisation a permis également d’aider à classer et décrire certains fonds.
Certains documents sont effet difficiles à manipuler et même à identifier, comme les plaques de verre ou les négatifs.
Dans ce cas, la numérisation peut être faite dans l’état de classement où l’on prend en charge la collection, puis la description a postériori et même le classement seront opérés à l’écran. C’est ce qui est fait par exemple pour une collection de 22000 plaques de verre déposées aux archives par Airbus.

- Les usages sont donc très divers, mais l’objectif principal de la numérisation désormais est de permettre la diffusion sur internet de fonds susceptibles d’intéresser un large public.
Nous consacrons à ces opérations d’envergure environ 40 000 euros par an, en prestations extérieures, pour plusieurs centaines de milliers de pages numérisées.

  • La production de l’atelier photo 

En plus du recours à des prestataires de numérisation, les Archives disposent des services d’un atelier spécialisé. Constitué de 3 photographes professionnels et de deux agents de maîtrise, l’atelier répond aux demandes ponctuelles de reproduction des usagers ainsi qu’aux besoins du service (expositions, plaquettes, campagnes photographiques pour la conservation des antiquités et objets d’art …).

Il développe également des campagnes systématiques de reproduction pour certains types de fonds : documents figurés, documents les plus fragiles, documents de taille exceptionnelle, fonds ancien des communes …

Très bien doté en matériel (scanner de transparents, scanner de registre, dos numérique …), il permet de réaliser toute reproduction numérique de document d’archives et produit plusieurs dizaines de milliers de fichiers par an.

  • Quelques chiffres :

Près de 35 000 documents d’archives écrites sont numérisés et accessibles sur Internet, soit plus de 7 millions de pages.

Le nombre de documents figurés numérisés est lui aussi considérable : en plus des plans du cadastre napoléonien et du cadastre rénové, environ 75 000 documents sont accessibles sur Internet, ce qui constitue la collection la plus riche de documents accessibles gratuitement sur un site d’Archives départementales.

STELA : le système d’archivage électronique des AD31

Rapports, contrats, notes, bases de données, courriels, tweets (etc.) : l’administration produit quotidiennement quantités de données numériques qui sont au cœur de son bon fonctionnement.

Elles constituent parfois les preuves du droit des personnes et des biens. Et elles  deviennent, si leur intérêt le justifie, les sources de l’histoire de demain.

Mais comment conserver des données numériques, par nature très vulnérables ?
On sait  aujourd’hui que la durée de vie moyenne des supports et des formats numériques est comprise entre 5 et 10 ans (un parchemin se conserve pendant 1000 ans et plus !). Et qu’il est très facile de manipuler et de falsifier des données numériques.

 

Il est donc nécessaire de préserver dans le temps les archives numériques, tant sur le plan juridique que patrimonial. C'est dans ce but qu'un projet d’acquisition et de maintenance d’un système d’archivage électronique a vu le jour en 2015. Ce projet est piloté par la direction des Archives départementales, en lien avec la direction des systèmes d’information et du numérique de la collectivité.

 

Salle blanche d'archivage electroniqueCe programme est nommé STELA : SysTème ELectronique d’Archivage. Il s'agit d'un ensemble d’infrastructures de stockage et d’outils logiciels, ciblé sur la conservation sur le long terme du numérique. Il entrera en production au début de l’année 2019 . STELA est un projet ayant bénéficié de l’aide de l’État.

 

Avec STELA, il sera possible :

  • d’assurer l’intégrité et la sécurité des données (serveurs dédiés, détection de virus, etc.),
  • de garantir leur lisibilité dans le temps (migrations de supports, de formats),
  • de donner accès à ces données au plus grand nombre, dans le respect des délais de communicabilité des archives, et tel que prévu dans la législation en vigueur.

 

Rappelons enfin les rôles de chaque partie:

  •  les Archives départementales organisent la conservation et la communication des archives numériques,
  • les services à l’origine de la production des données sont eux garants et responsables de la fiabilité, de l’exactitude et de l’authenticité des contenus qu’ils produisent. Ils les transmettront in fine au système d’archivage électronique STELA.

Les Archives départementales jouent d’ailleurs un rôle de conseil auprès des acteurs concernés et contrôlent en amont la bonne tenue de cette production numérique. [Voir notre Foire Aux Questions]

Le déménagement

Le futut bâtiment des Capelles, Cabinet 360° (jpg - 2779 Ko)

Le futut bâtiment des Capelles

Les Archives départementales sont un peu à l’étroit sur leur site boulevard Griffoul-Dorval. Aussi le Conseil départemental a-t-il décidé de construire une annexe de conservation à Toulouse, chemin des Capelles, en face de l’École vétérinaire. Le bâtiment répondant aux normes de conservation sera livré à l’automne 2020 ; il offrira des magasins d’une capacité de 29 km linéaires, une salle des cartes et plans, une salle pour les supports sensibles (photographies) ainsi que des salles de tri. Les Archives départementales fonctionneront ainsi sur deux implantations : Griffoul-Dorval, qui reste le site principal où le public continuera d’être accueilli, et Capelles.

 

À partir de l’automne 2020, seront déménagés chemin des Capelles près de 18 km linéaires d’archives, près de 120 000 documents photographiques et plus de 17 000 plans, provenant du bâtiment du boulevard Griffoul-Dorval et surtout de plusieurs annexes situées dans la périphérie toulousaine. Le choix s’est porté prioritairement sur les fonds numérisés, dont les originaux ne sont plus communiqués, et les documents peu consultés pour des recherches historiques ou administratives. Leur faible taux de consultation tient à divers facteurs :

  • facteur légal (archives non librement communicables en application du Code du Patrimoine),
  • facteur historiographique (problématiques peu en prise avec les thématiques de recherche actuelle, ce qui ne préjuge pas de leur évolution),
  • facteur archivistique (fonds non classés mais non prioritaires dans le programme de classement).

Il nous faut donc dès à présent préparer le déménagement de ces ensembles documentaires. Le travail consistant à vérifier précisément leur état sanitaire et leur conditionnement est maintenant terminé. L’étape suivante prévoit d’organiser et planifier les longues opérations de dépoussiérage et le reconditionnement d’une partie des fonds à transférer à Capelles. Pourquoi donc dépoussiérer, vous étonnerez-vous ? Parce que les bactéries adorent la poussière ; or poussière + bactéries = moisissures.

Enfin, les différents transferts effectifs de documents pourront avoir lieu, une fois que le bâtiment neuf aura été livré. Le déménagement durera plusieurs mois, en raison des volumes à transférer et de la diversité des sites de départ.

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