• Détruire tous les jours les mails éphémères : pour information, listes de diffusion, spams, messages personnels, messages de prise de rendez-vous ;
• classer les mails dans la boîte de réception en fonction de leur priorité ;
• déterminer quels sont les mails engageants à conserver (voir schéma ci-dessous) ;
• utiliser la transmission de pièces jointes uniquement lorsque c’est nécessaire (favoriser l’envoi de liens) ;
• ne pas consulter en permanence ses mails car le risque de surcharge informationnelle est grand (désactiver les alertes et se réserver des plages de consultation fixe) ;
• limiter l’utilisation des fonctions « accusé de réception » et « répondre à tous » : l’encombrement des messageries sera moindre et la planète ne s’en portera que mieux !

« Diminuer de 10 % la proportion d’envoi de courriels de 10 Mo au sein d’un organisme de 100 personnes permettrait un gain de 8 tonnes équivalent CO2 sur un an (équivalent à 8 allers-retours New-York/Paris). » [Source ADEME]

• Créer au sein de la boîte mail une arborescence en fonction d’un plan de classement par activité prédéfini ;
• n’imprimer et ne joindre au dossier d’affaire correspondant que les mails non engageants, qui permettent de fournir des éléments de contexte sur la conduite d’une affaire ;
• les mails engageants seront à exporter et à conserver dans un SAE :