Pourquoi et comment recenser sa production numérique ?

Si vous travaillez dans une organisation de taille importante, le besoin de repérer l’information à archiver sous forme électronique est très présent.

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Croissance exponentielle des données

Attention toutefois à ne pas vous lancer dans le recensement exhaustif d’un parc applicatif donné : la croissance exponentielle des données dans l’administration est aujourd’hui telle que l’exercice est impossible et peu productif.

Repérer l'information numérique à conserver

La démarche doit plutôt servir à repérer l’information numérique qui engage sur le plan juridique et patrimonial l’administration.

  • Par exemple, si un document est produit sous forme électronique mais est imprimé puis validé sous forme papier, alors c’est le document papier qu’il faudra archiver ; il ne sera donc pas nécessaire de le recenser comme archive numérique.
  • Si en revanche, ce même document reflète une prise de décision, une activité qui engage (ex : conclusion d’un contrat) et qu’il est validé et enregistré sous forme numérique, alors il faut l’archiver sous cette forme.

Nos fiches pratiques à télécharger :

Nature des données concernées par le recensement

Grille d’évaluation des applications/informations recensées

Exemples d’archives électroniques engageantes et dématérialisées (liste non exhaustive)

Dans tous les organismes producteurs d’archives publiques

  • Les décisions, les contrats, les comptes rendus de réunion, les rapports annuels d’activité, les dossiers de suivi des réformes et réorganisation de services…surtout s’ils sont signés sous forme électronique !

Dans les communes

  • Les grands livres comptables (Magnus)
  • Les listes électorales (Adagio)
  • Les marchés publics (supérieur à 25000 € depuis le 1er octobre 2018)
  • Les bulletins de paie (Start)
  • La gestion du cimetière (Néocim, Gescime)
  • Urbanisme (POS et PLU)

Dans les hôpitaux

  • Registre des entrées et sorties des hôpitaux

Conformément à la réglementation, il faut organiser la conservation de ces documents tout au long de leur cycle de vie.

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