Attention toutefois à ne pas vous lancer dans le recensement exhaustif d’un parc applicatif donné : la croissance exponentielle des données dans l’administration est aujourd’hui telle que l’exercice est impossible et peu productif.

La démarche doit plutôt servir à repérer l’information numérique qui engage sur le plan juridique et patrimonial l’administration.

• Par exemple, si un document est produit sous forme électronique mais est imprimé puis validé sous forme papier, alors c’est le document papier qu’il faudra archiver ; il ne sera donc pas nécessaire de le recenser comme archive numérique.
• Si en revanche, ce même document reflète une prise de décision, une activité qui engage (ex : conclusion d’un contrat) et qu’il est validé et enregistré sous forme numérique, alors il faut l’archiver sous cette forme.

Nos fiches pratiques à télécharger :

Nature des données concernées par le recensement

Grille d’évaluation des applications/informations recensées

Dans tous les organismes producteurs d’archives publiques

• Les décisions, les contrats, les comptes rendus de réunion, les rapports annuels d’activité, les dossiers de suivi des réformes et réorganisation de services…surtout s’ils sont signés sous forme électronique !

Dans les communes

• Les grands livres comptables (Magnus)
• Les listes électorales (Adagio)
• Les marchés publics (supérieur à 25000 € depuis le 1^er octobre 2018)
• Les bulletins de paie (Start)
• La gestion du cimetière (Néocim, Gescime)
• Urbanisme (POS et PLU)

Dans les hôpitaux

• Registre des entrées et sorties des hôpitaux
  

Conformément à la réglementation, il faut organiser la conservation de ces documents tout au long de leur cycle de vie.