Une archive numérique peut être :

• un document numérique natif c’est-à-dire qu’il est créé sous forme électronique et non sur support papier :
  • courriels;
  • documents issus des outils bureautiques;
  • documents et données issus d’applications métiers;
  • documents multimédias;
  • documents et données échangés dans le cadre des téléprocédures.
• un document numérique de substitution (document scanné), établi conformément à un protocole de numérisation fidèle, répondant aux normes en vigueur.

Et par conséquent : 

• Les archives numériques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes de gestion que les archives papier. Elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement adaptées à leur nature.
• Pour en connaître les différents délais de conservation ainsi que les différents sorts finaux, il convient de procéder à une évaluation préalable en lien avec les Archives départementales.
• Toute élimination d’archives numériques doit faire l’objet d’un bordereau de suppression  visé par le directeur des Archives départementales (Code du patrimoine, art. L .214-1 à 10)
• Il est important de faire la distinction entre les documents de travail et les documents validés : ces derniers sont susceptibles d’engager juridiquement la collectivité.
• Les documents de travail (brouillons, documents non validés) peuvent être éliminés dès qu’ils ne sont plus utiles, sans bordereau de suppression. 

• L’archivage électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, classer, détruire et conserver des contenus numériques, sur un support sécurisé. 

• Archiver sous forme électronique n’est pas numériser ou dématérialiser !
  Le but de l’archivage électronique est de pouvoir exploiter les données et les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre historique .