Conseils pratiques :

• dater et identifier lisiblement les dossiers,
• reporter les dates d’ouverture et de clôture sur la pochette des dossiers,
• veiller à conserver un dossier maître intègre (dossier d’affaire complet comportant les originaux),
• proscrire « affaires diverses », « divers », « autres », de même que les titres vagues et les acronymes,
• ne pas créer plusieurs dossiers pour une même affaire.

Conseils pratiques :

• classer chronologiquement les pièces, de la plus ancienne à la plus récente,
• replacer les documents dans l’ordre après chaque utilisation et ne pas retirer de pièces d’un dossier. Faire des photocopies si elles sont utiles pour un nouveau dossier,
• rassembler les pièces appartenant à un même ensemble. Eviter de les classer par type de documents, par nom d’agent du bureau, par producteur ou expéditeur,
• penser à scinder les dossiers trop volumineux et si besoin adopter un plan de classement interne,
• ne jamais laisser une pièce isolée,
• éliminer régulièrement les documents inutiles à la compréhension du dossier, notamment les doublons ou les documents vierges.

Vous devez conditionner les dossiers dans des chemises et sous-chemises papier sans sangle ou élastique.
Veillez à proscrire tous les éléments susceptibles de détériorer les documents tels que :

• les trombones,
• les épingles ou toutes autres attaches métalliques,
• les rubans adhésifs,
• les conditionnements plastiques,
• les élastiques.

A leur clôture, les dossiers sont à conditionner en boîtes de 10 ou de 15 cm de largeur. Les conditionnements tels que les classeurs ou les dossiers suspendus sont alors à proscrire.

Vous devez ensuite noter sur la tranche des boîtes les éléments permettant de retrouver les dossiers, à savoir objet et dates extrêmes.

Les boîtes doivent être réorganisées en fonction du plan de classement du service puis transférées dans un local dédié et sécurisé.