Ouvrir, instruire et clore un dossier

Un bon archivage passe par une bonne gestion, dès l’ouverture d’un dossier.

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Identifier les dossiers

Conseils pratiques :

  • dater et identifier lisiblement les dossiers,
  • reporter les dates d’ouverture et de clôture sur la pochette des dossiers,
  • veiller à conserver un dossier maître intègre (dossier d’affaire complet comportant les originaux),
  • proscrire « affaires diverses », « divers », « autres », de même que les titres vagues et les acronymes,
  • ne pas créer plusieurs dossiers pour une même affaire.

 

Classer les pièces au sein des dossiers

Conseils pratiques :

  • classer chronologiquement les pièces, de la plus ancienne à la plus récente,
  • replacer les documents dans l’ordre après chaque utilisation et ne pas retirer de pièces d’un dossier. Faire des photocopies si elles sont utiles pour un nouveau dossier,
  • rassembler les pièces appartenant à un même ensemble. Eviter de les classer par type de documents, par nom d’agent du bureau, par producteur ou expéditeur,
  • penser à scinder les dossiers trop volumineux et si besoin adopter un plan de classement interne,
  • ne jamais laisser une pièce isolée,
  • éliminer régulièrement les documents inutiles à la compréhension du dossier, notamment les doublons ou les documents vierges.

 

Conditionner

Vous devez conditionner les dossiers dans des chemises et sous-chemises papier sans sangle ou élastique.
Veillez à proscrire tous les éléments susceptibles de détériorer les documents tels que :

  • les trombones,
  • les épingles ou toutes autres attaches métalliques,
  • les rubans adhésifs,
  • les conditionnements plastiques,
  • les élastiques.

 

Clôturer les dossiers

A leur clôture, les dossiers sont à conditionner en boîtes de 10 ou de 15 cm de largeur. Les conditionnements tels que les classeurs ou les dossiers suspendus sont alors à proscrire.

Vous devez ensuite noter sur la tranche des boîtes les éléments permettant de retrouver les dossiers, à savoir objet et dates extrêmes.

Les boîtes doivent être réorganisées en fonction du plan de classement du service puis transférées dans un local dédié et sécurisé.

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