Etape n°1 : sélectionner les archives dont la durée de conservation est échue en se référant aux outils définissant les règles de tri et de conservation.
Etape n°2 : isoler les archives à détruire qui feront l’objet d’un bordereau d’élimination.
Etape n°3 : classer l’ensemble des dossiers sélectionnés dans un ordre logique et cohérent suivant un plan de classement. Vous devez préserver le classement interne des boîtes lorsqu’il est cohérent.

Privilégier des boîtes d’archives solides et en bon état, d’une dimension de 10 à 15 cm de largeur.
À proscrire :

• éléments plastiques de type pochettes,
• métalliques de type trombones et agrafes,
• élastiques,  
• classeurs ou les dossiers suspendus,
• boîtes d’archives d’une largeur supérieure à 20 cm.

À éviter :

• Boîte trop remplie = boîte éventrée,
• Boîte pas assez remplie = perte importante de place.

Lorsque le versement est prêt, numéroter visiblement les boîtes en continu de 1 à n. Vous ne devez par utiliser de bis, ter…, 1/5…, lettres, etc.

Décrire chaque boîte de la manière suivante :

• Une ligne = description d’une seule boîte
• Colonne article : reporter le numéro de la boîte dans l’ordre chronologique,
• Colonne description ou analyse de la boîte : elle doit contenir une ou des thématiques générales et le détail des dossiers. Ce sont toutes ces informations qui seront utilisées pour la recherche d’un dossier.
  NB. Développer les sigles ou abréviations. Proscrire les termes tels que divers, autres, nom de l’agent producteur du dossier….
• Colonne dates extrêmes : année la plus ancienne - année la plus récente.

Transmettre pour validation le bordereau à votre correspondant aux Archives départementales.
Après accord préalable, prendre rendez-vous avec l’équipe de gestion des magasins aux Archives départementales.
NB : Aucun versement ne sera accepté sans prise de rendez-vous préalable.

Organiser le transfert matériel des archives. Nous vous rappelons que ce transfert est à la charge du service versant. Il peut être fait en interne ou externalisé auprès d’un prestataire. Dans le véhicule, les boîtes doivent être rangées dans l’ordre de sorte que la boîte n°1 soit accessible en premier.

Après réception, vous recevrez par courrier un accusé de réception. Le bordereau définitif validé vous sera envoyé en 2 exemplaires après contrôle du versement par les Archives départementales. Vous devrez alors renvoyer un exemplaire signé et conserver le deuxième.