Il n’existe pas de « catalogue » exhaustif des durées de conservation et des sorts finaux de toutes les archives produites. Un tel outil doit être constitué en lien avec les Archives départementales.
    

• Etape n°1 : réaliser des entretiens auprès des producteurs afin de recenser les documents produits et décrire leur contexte de production (procédures, etc.). On identifie notamment les documents engageants, les actions qui ouvrent ou clôturent un dossier ainsi que le moment auquel on l’archive.
• Etape n°2 : consigner les règles de tri et de conservation des documents dans un tableau. Il contient par type de document : la durée de conservation, le sort final (destruction et/ou conservation), et en observation les modalités de tri ou les textes justifiant les règles prescrites. Ce tableau doit être validé par les Archives départementales.

Toutes les règles mise en place doivent être accessibles et connues de tous au sein de la structure.

Le rôle du plan de classement est de fixer l’organisation des pièces, des dossiers ou des données. Il permet de ranger et de retrouver facilement les dossiers sans perte de temps. Il doit être accessible et connu par tous au sein de la structure.
Les différentes rubriques du plan de classement sont définies de préférence en s’appuyant sur les missions ou actions administratives du service. Vous devez éviter de le calquer sur l’organigramme car il est très mouvant.
    
Règles pratiques :

• toujours classer du général au particulier,
• limiter le nombre de niveaux de hiérarchisation autant que possible,
• proscrire les termes tels que divers, affaires générales, nom de l’agent producteur…,
• éviter de retenir des types de documents comme intitulés de rubriques,
• pour les fichiers bureautiques, ne jamais laisser de pièces isolées.