Nous vous conseillons dans un premier temps de prendre contact avec votre correspondant aux Archives départementales qui vous aidera à évaluer la situation et à définir les opérations à mener.
Vous devez estimer les volumes pour prévoir le temps de traitement et le nombre de boîtes nécessaires à leur conditionnement.
Vous pouvez faire appel à des archivistes vacataires ou à des prestataires spécialisés pour vous aider à traiter ce type de documents.
Nous vous rappelons qu’il est interdit de détruire ou de recycler les dossiers sans le visa des Archives départementales.

Etape n°1 : réaliser un récolement détaillé des archives.
Il s’agit d’établir un tableau contenant :

• la localisation précise des archives,
• le service concerné si vous le connaissez (décrire ses missions si possible, notamment s’il a disparu),
• l’intitulé précis des dossiers,
• la description de leur contenu,
• les dates extrêmes,
• le métrage linéaire.

Ecueils à éviter :     
Récolement trop précis = perte de temps
Récolement trop succinct = inutilisable

Etape n°2 : déterminer les règles de tri et de conservation.
A partir du récolement, vous devez définir des durées de conservation, des sorts finaux et contexte de production pour chaque type de document.
Vous pouvez vous appuyer les textes règlementaires ou outils de gestion. Vous devez les faire valider systématiquement par les Archives départementales

Etape n°1 : Isoler les archives à détruire et rédiger le bordereau de destruction.
NB : Nous vous rappelons que toute destruction sans visa est interdite.
    
Etape n°2 : Préparer les versements.
NB. Ne pas verser les dossiers aux Archives départementales tant que le bordereau de versement n’est pas établi ou que la durée de conservation des dossiers n’est pas échue.

Etape n° 3 : Réorganiser les dossiers courants et intermédiaires dans un local dédié à leur conservation selon un plan de classement prédéfini.