Les registres de naissance et mariage clos depuis plus de 75 ans et les registres de décès sans restriction de délai sont librement communicables.

Toutefois, lorsque les registres d'actes différents et d'années différentes sont reliés ensemble, le délai le plus long s'applique. Ainsi, un registre contenant les naissances, mariages et décès de la décennie 1943-1952 ne sera communicable qu'en 2028.

Les Archives départementales conservent les registres de la série du greffe clos depuis plus de 75 ans. Mais les mentions marginales n’y étant plus apposées depuis la fin des années 1980, cette série est moins complète que la série communale conservée en mairie.

Pour mettre en ligne les registres les plus complets possible, il est nécessaire pour les Archives départementales d’emprunter les registres de la série communale conservés en mairie. Il s’agit d’une opération de longue durée à mener auprès des 586 communes du département.

Contrairement aux registres d’état civil de la commune de Toulouse, qui ne comportent que les actes d’une année, les registres de nombreuses autres communes du département comportent les actes d’une décennie. En vertu des recommandations de la CNIL, les Archives départementales ne peuvent mettre en ligne des registres clos depuis moins de cent ans. Il a par conséquent été choisi de mettre à jour toutes les communes en même temps lorsqu’une décennie peut être mise en ligne. La mise en ligne de la décennie 1913-1922 nécessite un travail préparatoire relativement long qui n’a pour l’instant pas été programmé. En revanche, d’autres catégories de documents ont été numérisées et sont disponibles sur le site Internet : doubles de répertoires des notaires, fichiers permettant d’accéder aux répertoires généraux de l’enregistrement, plans du cadastre napoléonien et rénové, etc.

Les Archives départementales ont mis en ligne l’ensemble des registres paroissiaux conservés soit aux Archives soit en mairie. Il n’existe donc pas de registre original consultable uniquement en salle de lecture. De multiples raisons peuvent expliquer des lacunes dans ces registres : mauvaise conservation des documents avant leur arrivée aux Archives, sinistres, vol, perte…

Toutefois, lorsqu’une paroisse était paroisse annexe d’une paroisse principale, les registres paroissiaux étaient conservés par le curé de la paroisse principale.

Vous pouvez vérifier si une paroisse a été paroisse annexe avant de devenir paroisse de plein droit ou, à la Révolution, d’être transformée en commune en consultant le dictionnaire des localités de la Haute-Garonne.

Vous pouvez vérifier si un registre antérieur aux années mises en ligne est conservé en mairie en consultant le répertoire de l'état civil.

Avant 1693, il faut consulter les registres des notaires des paroisses les plus proches de la paroisse de résidence.

A partir de 1693, la consultation des registres du contrôle des actes (jusqu'en 1790) puis de l’enregistrement du bureau dans le ressort duquel se situe la paroisse et, le cas échéant, des bureaux les plus proches, devrait permettre de retrouver la liste de tous les actes passés devant les notaires exerçant dans le ressort du bureau.

Si la recherche est infructueuse mais que la famille possède des biens dans une commune, à partir de 1855, la consultation des tables et répertoires de la conservation des hypothèques dans le ressort duquel se situe le bien permet de retrouver les références des transcriptions des actes de cessions de bien immobilier quelle que soit la résidence du notaire. Il reste à consulter la transcription pour identifier le notaire de la famille.

Il peut arriver qu’une année soit manquante dans un registre sans que cette information figure dans l’inventaire. Toutefois, plusieurs raisons peuvent expliquer que vous ne trouviez l’année que vous recherchez : 

• Cas n° 1 : Il arrive que les cahiers d’actes n’aient pas été reliés dans l’ordre chronologique.

Une année ou une partie d’année peut donc se retrouver reliée avant ou après la place qui devrait être la sienne dans le registre. Il est donc nécessaire de consulter l’ensemble du registre pour s’assurer que cela n’est pas le cas.

Par ailleurs, le mode de classement au fil du registre varie en particulier lorsqu’il s’agit de registre par type d’actes : les naissances qui se trouvent normalement en première position peuvent pour une ou plusieurs années avoir été reliées après les mariages voire après les décès. 

Le saviez-vous ? 

Nous donnons la possibilité aux internautes de placer des signets sur les premières pages des registres, créant ainsi une table des matières vous permettant d’accéder directement à l’année et / ou au type d’actes qui vous intéressent. Pour vérifier si un internaute a créé une table des matières sur le registre que vous consultez, il suffit de cliquer sur l’onglet "sommaire" en haut à droite du visualiseur. 

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante lorsque le registre a été mal relié puisqu’elle permet d’accéder directement à la première page du cahier qui vous intéresse.

Si aucun internaute n’a créé de table pour le registre que vous consultez, pourquoi ne pas créer la table pendant que vous recherchez l’année qui vous intéresse ? Pour en savoir plus sur l’apposition de signets, voir la page consacrée à l’indexation collaborative.

• Cas n° 2 : vous recherchez un mariage de l’an VII ou VIII (années 1798-1800) 

Pendant ces deux années, les mariages n’étaient pas enregistrés dans la commune mais au chef-lieu de canton. Le nom de celui-ci est en général indiqué sur la première vue du registre.

• Cas n° 3 : vous recherchez une publication de mariage 

Les Archives départementales ont fait le choix de mettre en ligne les registres de la collection communale plus complète au XXe siècle en raison de l’arrêt de l’apposition des mentions marginales dans les registres de la série du greffe à la fin des années 1980.

Les registres de la collection communale ne comportent toutefois pas les publications de mariage. La numérisation des publications devra se faire à partir des registres de la série du greffe. Un gros travail d’identification est toutefois nécessaire avant de procéder à la numérisation. Nous ne sommes donc pas en mesure de vous indiquer une date de mise en ligne.

L’indexation des noms de lieux s’est faite à partir du nom actuel et, le cas échéant, de l’ancien nom de la commune. Plusieurs raisons peuvent expliquer que le lieu que vous recherchez ne se trouve pas dans la liste des communes :

• Cas n° 1 : il s’agit d’une paroisse.

La recherche doit s’effectuer au nom de la commune.

• Cas n° 2 : Le nom de la commune commence par un article (La Salvetat par exemple).

Il faut normalement rechercher la commune dans la liste des communes commençant par la lettre « L ». Toutefois, il peut arriver que l’article ait été rejeté à la suite du nom de la commune (Salvetat (La)). Si vous ne trouvez pas la commune dans la liste des communes commençant par la lettre L, il est nécessaire de vérifier à l’initiale du second mot du nom.

La correction des indexations erronées est en cours. Toutefois étant donné le nombre de fiches, il s’agit d’une opération de longue haleine. Si vous repérez une erreur de ce type, vous pouvez nous la signaler (archives@cd31.fr) pour que nous fassions les corrections nécessaires.

• Cas n° 3 : vous recherchez un acte enregistré à la mairie de Toulouse après 1793

Les actes d’état civil de la mairie de Toulouse de plus de cent ans sont consultables sur le site des Archives municipales (http://www.archives.mairie-toulouse.fr/).

• Cas n° 4 : vous n’êtes pas sûr de l’orthographe du nom de la commune.

Si vous tapez le nom de la commune dans le champ « commune », il est nécessaire que l’orthographe soit rigoureusement exacte. Si vous n’êtes pas sûre de celle-ci, cliquez sur le mot « liste ».

• Cas n° 5 : le lieu que vous recherchez n’est pas une commune mais un lieu-dit.

Si vous avez trouvé ce nom de lieu dans un autre acte, le nom de la commune doit également y figurer. L’information n’apparaît toutefois pas obligatoirement sous une forme du type « lieu-dit de X, commune de Y ». On peut trouver par exemple Saint-Paul à Paulhac ou Saint-Paul-de-Paulhac pour commune de Paulhac, lieu-dit Saint-Paul.

• Cas n° 6 : la commune n’est pas située dans le département de la Haute-Garonne 

Lors de la création du département en 1790, il comprenait l’arrondissement de Castelsarrasin qui a été rattaché au département du Tarn-et-Garonne en 1808. Si vous recherchez un acte passé dans une commune de cet arrondissement entre 1790 et 1808, vous le trouverez sur le site du Tarn-et-Garonne.

L’officier d’état civil rédigeait les actes en fonction des informations données par le déclarant qui pouvait se tromper sur le département dans lequel se trouvait la commune.

Par ailleurs, pendant le premier quart du XIXe siècle au moins, les noms de lieu étaient écrits de façon phonétique. Il peut donc arriver que deux départements proches phonétiquement (par exemple Haute-Garonne et Lot-et-Garonne) soient confondus.

• Cas n° 1 : la vue qui contient l’acte ne s’affiche pas

Il peut arriver que certaines images mettent du temps pour s’afficher.

Si vous consultez un grand nombre d’images, pensez à vider régulièrement le cache et à supprimer les cookies et fichiers internet temporaires. Cette manipulation peut parfois résoudre le problème.

Il peut s’agir d’un problème d’affichage qui sera réglé en cliquant sur l’icône .

Vous pouvez aussi fermer le visualiseur après avoir noté le numéro de la vue. Après avoir rouvert le visualiseur, entrez le numéro de la vue dans le cadre en bas à gauche.

Si malgré ces manipulations la vue ne s’affiche toujours pas, merci de nous signaler le problème en cliquant sur l’icône  .

• Cas n° 2 : vous recherchez une publication de mariage

Les Archives départementales ont fait le choix de mettre en ligne les registres de la collection communale plus complète au XXe siècle en raison de l’arrêt de l’apposition des mentions marginales dans les registres de la série du greffe à la fin des années 1980.

Les registres de la collection communale ne comportent toutefois pas les publications de mariage alors qu’elles ont bien été listées dans les tables annuelles. La numérisation des publications devra se faire à partir des registres de la série du greffe. Un gros travail d’identification est toutefois nécessaire avant de procéder à la numérisation. Nous ne sommes donc pas en mesure de vous indiquer une date de mise en ligne.

• Cas n°3 : vous recherchez un acte de naissance ou baptême, mariage, décès ou sépulture

Si vous constatez un manque (lacune d’une ou plusieurs dates entre deux vues, fin d’un registre avant la fin de l’année…), il peut s’agir soit d’un oubli lors de la numérisation, soit d’un manque dans l’original, soit d’un problème de reliure. Dans ce dernier cas, la consultation de l’ensemble du registre permettra de retrouver l’acte concerné. 

Le saviez-vous ? 

Nous donnons la possibilité aux internautes de placer des signets sur les premières pages des registres, créant ainsi une table des matières vous permettant d’accéder directement à l’année et / ou au type d’actes qui vous intéressent. Pour vérifier si un internaute a créé une table des matières sur le registre que vous consultez, il suffit de cliquer sur l’onglet "sommaire" en haut à droite du visualiseur. 

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante lorsque le registre a été mal relié puisqu’elle permet d’accéder directement à la première page du cahier qui vous intéresse.

Si aucun internaute n’a créé de table pour le registre que vous consultez, pourquoi ne pas créer la table pendant que vous recherchez l’année qui vous intéresse ? Pour en savoir plus sur l’apposition de signets, voir la page consacrée à l’indexation collaborative. 

Une grande partie des registres mis en ligne est toujours conservée à la mairie. Les Archives départementales les ont empruntés pour les numériser avant de les restituer. Si la cote du registre commence par 2 EIM, nous ne serons pas en mesure de vérifier si l’acte est bien présent dans le registre. Toutefois, vous pouvez nous faire parvenir un mail (archives@cd31.fr) indiquant que l’acte que vous recherchez est manquant dans le registre en ligne et que vous souhaitez obtenir une copie provenant du registre de la série du greffe. Pour obtenir la copie de l’acte que vous recherchez, il est nécessaire d’indiquer les nom et prénom des parties, le nom complet de la commune et, le cas échéant, celui de la paroisse ou de la section de la commune, la date (année, jour, mois) de l’acte et le type d’acte recherché.

Si la cote du registre commence par 4 E ou par 2 E, vous vous invitons à nous signaler la lacune constatée pour que nous puissions procéder aux vérifications nécessaires.