Avant tout projet d’externalisation, il faut déjà mettre à jour les versements aux Archives départementales et les éliminations avec visa.
Les archives publiques pouvant être externalisées sont les archives dont la durée administrative n’est pas échue, quels que soient leur sort final et leur support.
Il est interdit d’externaliser la conservation d’archives historiques (archives dont la durée d’utilité est échue et qui doivent être versées aux Archives départementales).
Le prestataire de stockage doit impérativement avoir été agréé par le service interministériel des Archives de France.  La liste est disponible sur le site : https://francearchives.fr

La procédure à suivre est la suivante :

• adresser une déclaration préalable de dépôt par lettre recommandée avec demande d’avis aux Archives départementales, en expliquant le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l’opération.
• établir en annexe un listing détaillé contenant : descriptions, dates des archives, volume (métrage linéaire ou nombre de documents).

    
NB. La procédure de marché ne doit pas être lancée tant que les Archives départementales n’ont pas vérifié le dossier et transmis leur accord écrit.

Clauses à faire figurer dans le contrat de dépôt :

• conditions de sécurité et de conservation des documents,
• modalités de communication et accès,
• contrôle par les Archives départementales,
• procédure de restitution à l’issue du contrat,
• éléments détaillés dans la déclaration préalable,
• prestations attendues.

    
Le contrat est transmis aux Archives départementales qui disposent d’un délai d’un mois pour formuler leurs observations écrites. Après signature, elles sont destinataires d’un exemplaire du contrat et peuvent exercer leur mission de contrôle.