• Etape n°1 : organiser les boîtes selon un plan de classement défini au préalable. Classer les vracs.
• Etape n°2 : conditionner en cartons de déménagement identifiés : numéro / nombre total de cartons, lieu d’origine et zone de destination.
• Dresser en parallèle un inventaire détaillé. Il permettra de retrouver l’ordre des boîtes ainsi que les localisations de départ et d’arrivée par services.
• Etape n°3 : à la réception des cartons, vérifier grâce à l’inventaire si le nombre de boîte est conforme et les remettre dans l’ordre selon des localisations définies à l’avance.

N.B. Si vous faites appel à un prestataire, contrôlez l’état des boîtes et la conformité du rangement.

Veillez à bien garder les listings établis après le déménagement. Ils permettront d’apporter des éléments de contexte lors d’un futur versement d’archives.

Lors de transferts de compétences, les archives doivent être transférées à la nouvelle structure compétente. Les dossiers concernés sont ceux dont le délai d’utilité administrative ou juridique n’est pas encore échu. Les autres sont à détruire avec visa ou à verser aux Archives départementales.

Vous devez établir un récolement des archives à transférer : inventaire reprenant l’ensemble des boîtes numérotées en décrivant leur contenu, leurs dates.
Il doit être annexé à la convention de mise à disposition des archives signée par les deux services.

Ces documents seront alors envoyés aux Archives départementales pour validation et signature au titre du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques. Ils doivent être obligatoirement conservés par les services.

Une fois ces différentes étapes effectuées, le transfert physique des archives peut avoir lieu.