Les délais de conservation des documents varient selon les cas. Ils correspondent très souvent aux délais durant lesquels vous pouvez faire valoir vos droits. En outre conserver certains documents assure la sauvegarde de votre mémoire personnelle et familiale.

Mais que vous incombe-t-il de conserver ? 

Conserver à vie :

• livret de famille
• contrat de mariage
• contrat d’assurance vie ou décès
• jugement de divorce ou de séparation de corps
• diplômes scolaires
• dossiers médicaux, carnets de santé
• bulletins de salaire, certificats de travail, contrat de travail, relevés d’indemnités de sécurité sociale, décomptes de point retraite, attestation pôle emploi
• livret militaire
• pièces d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport)
• titres de séjour
• titres de pension civile ou militaire
• actes de vente
• actes de donation, testament

... et bien sûr, une sélection représentative de vos photos de famille !

Conserver tant que le bien vous appartient (et deux ans après la vente, par précaution) :

• titres de propriété
• permis de construire
• règlement de copropriété et procès-verbaux d’assemblées de copropriétaires
• factures de gros travaux ou réparations importantes
• factures des meubles, gros électroménager
• contrats de prêt immobilier

Conserver dix ans :

• talons de chéquier et relevés de comptes bancaires

Conserver cinq ans :

• bail de location et quittance de loyer
• factures d’électricité, gaz et téléphone
• déclarations et avis d'imposition
• quittances de redevance TV
• quittance, primes ou attestations d’assurance
• avis de paiement d’amendes

Au fil du temps, nous accumulons de grandes quantités de données sur des supports qui peuvent nous « lâcher » du jour au lendemain (disque dur d’ordinateur, clés USB, Smartphone, Cloud…).

Ces quelques conseils vous permettront de préserver au mieux dans le temps vos documents, de justifier de vos droits et de laisser des souvenirs à vos proches.

1 - J’identifie

Pour retrouver mes données en deux clics :

• j’attribue un nom simple et explicite à mes documents (activité/évènement + date)
• j’évite les caractères accentués et les espaces

Exemple :

• Au lieu de : Facture252236.pdf,
• Renommer : Facture_EDF_janv-2012.pdf

 2 - Je range et je trie

 Pour ne pas encombrer mon ordinateur :

• plutôt que d’accumuler des fichiers sur mon ordinateur, je n’enregistre que les documents importants (par ex : je trie les photos avant leur transfert sur un support)
• j’efface les documents inutiles
• j’évite de conserver les différentes versions d’un même document
• je jette les documents de travail et brouillons.

 A savoir : utiliser une arborescence thématique simple de mes documents (plan de classement) me permettra de les retrouver plus facilement.

3 - Je conserve et je transmets

Les logiciels évoluent très vite. Les formats propriétaires empêchent d’ouvrir des fichiers depuis un autre ordinateur qui ne disposerait pas du même logiciel.

• je privilégie les formats normalisés et ouverts comme le pdf, jpeg, wav.
• je surveille les mises à jour offertes par les éditeurs.
• je recopie (= migre) les données avec une version de logiciel plus récente tous les 2 ans.

L’information stockée reste vulnérable et les supports d’aujourd’hui sont vite obsolètes. Souvenons-nous qu’en l’espace de deux ans, nos PC n’étaient plus équipés de lecteur de disquette. Un CD ou DVD gravé peut s’effacer sans signe avant-coureur dans les 5 ans après sa gravure. Quant aux disques durs et clés USB, leur dégradation est progressive et surtout imprévisible.

• j’effectue plusieurs copies des données et je les conserve si possible sur des supports différents (clé USB, disque dur externe, CD…).
• je fais une relecture annuelle pour vérifier que les informations sont toujours lisibles.
• je migre les données vers un support plus récent tous les 5 ans.

Aujourd’hui, avec le cloud computing, un fournisseur peut héberger mes données, et m’en offrir un accès permanent via internet.

Ces fournisseurs peuvent rendre un service comme la conservation de mes factures consultables via un compte utilisateur. Ils peuvent aussi offrir de l’espace de stockage, comme la plupart des fournisseurs d’accès internet. Même dans ce cas, mes données demeurent fragiles et vulnérables. Il est donc fortement conseillé de conserver une copie de ses documents les plus précieux .

Un autre conseil : tenter de vérifier que ces données sont protégées par la législation française (loi CNIL, RGPD), qui empêche leur diffusion ou leur vente et vous assure que vos données sont bien effacées du web dès que vous le demandez.