Je suis un architecte

Face à la fructueuse production de documents, le recours à l’élimination sévère des fonds d’architectes ne peut être envisageable. Le conditionnement et le classement adéquat des documents ne saurait-il pas être la réponse la plus adaptée ?
Voici quelques conseils de gestion de vos archives.

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Vos archives, pourquoi les conserver ?

Les archives d'architecture sont tous les documents papiers, numériques, sonores ou figurés produits :

  • dans le cadre de la conception d'un projet (pièces écrites, plans, maquettes, etc.) ;
  • dans le cadre du fonctionnement général de l'agence (personnel, comptabilité, fiscalité, locaux, etc.) ;
  • dans le cadre des activités extra professionnelles de l'architecte (formation, bibliothèque, recherche, conférences, etc.).

 

Les archives d’architecture doivent être conservées :

  • pour des raisons juridiques : les principaux délais légaux sont la garantie décennale et la garantie trentenaire, qui débutent à partir de la fin des engagements de l’agence ou à la réception des travaux. La garantie trentenaire concerne tous les documents (notamment les contrats et les correspondances) qui engagent une responsabilité civile de l’architecte dans l’exercice de sa profession.
  • pour des raisons pratiques de communication : l’architecte peut montrer des références passées. Des solutions techniques ou des détails pratiques pourront être repris pour un autre projet ou pour un travail ultérieur sur le même projet. Une agence doit aussi diffuser des images et de l’information sur ses réalisations (pour de futurs clients, un appel d’offre par exemple).
  • pour des raisons pédagogiques : les archives sont des boîtes à outils pour les futures générations d’architectes.
  • pour des raisons esthétiques et historiques : les réalisations d’architectes sont des créations intellectuelles et font partie du patrimoine culturel.

 

La nécessité d’une gestion : classement et délais de conservation des archives

La gestion des documents passe par l'application d'un plan de classement qui a pour objectif de lister, sans prétendre à l'exhaustivité, les principales catégories de documents produits dans le cadre des activités d'une agence et de proposer une méthode de classement et de sélection des archives d'architecture.
Il concerne aussi bien les archives papiers et figurées (plans ou documents textuels), les documents électroniques, que les maquettes. Il doit pouvoir être utilisé pour le traitement des archives au sein même des cabinets d'architectes, ou servir de guide aux services publics d'archives qui prendraient de tels fonds en charge.
 
Le tableau de gestion proposé est destiné à évoluer en fonction d'éventuelles modifications du contexte juridique, et à être amélioré grâce aux critiques et suggestions des professionnels producteurs et gestionnaires d'archives dans les agences et des archivistes des services d'archives publics.
Il s'agit à l'évidence de conseils qui sont donnés en déclinant toute responsabilité juridique et qui doivent être suivis avec finesse et en les adaptant au contexte de chaque situation. Il est toujours opportun, avant de lancer des campagnes d'élimination, de prendre conseil auprès d'un service public d'archives.
S'il est indispensable pour des raisons de sûreté juridique et de bonne gestion de suivre scrupuleusement les conseils en matière de conservation, il va de soi que les conseils en matière d'élimination sont à suivre avec prudence dans un but d'économie des espaces disponibles et de simplification des recherches.


Pour en savoir plus sur le tableau de gestion des archives d'architecture :
Il s'articule autour des points suivants:

 

  •   La typologie des documents ou dossiers
  1. Projets et concours
  2. Gestion de l'agence
  3. Autres missions particulières
  4. Archives personnelles.
  •    La Durée d'utilité administrative ou DUA

Cette durée qui court à compter de la clôture d'un dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés en vertu des prescriptions réglementaires, ou parce qu'ils restent utiles à la bonne marche du cabinet.
Cette durée correspond aux deux premiers stades de la vie des archives :

  • le stade des archives courantes (affaires en cours pour lesquelles les documents sont régulièrement utilisés)
  • le stade des archives intermédiaires (période pendant laquelle les documents sont conservés « au cas où »).

Matériellement, ces deux âges peuvent se traduire par un déplacement des documents depuis les bureaux de travail vers un local d'archivage plus éloigné des bureaux.

  •    Le Sort final

Sort réservé au terme de la DUA, « C » pour conservation jusqu'à la fermeture définitive du cabinet, « D » pour destruction et « T » pour tri, selon des modalités précisées dans la colonne observations. Dans le cas de fonds d'archives pris en charge par un service public d'archives, les documents marqués « C » sont ceux à transmettre à ce service public d'archives, et à conserver à perpétuité par ses soins.

  •    Observations     

Indications nécessaires à la compréhension des différentes étapes de gestion des archives d'architecture et notamment le contexte juridique sur lequel est fondée la DUA.

Les archives numériques

Ainsi que le rappelle l’art. L 211-1 du Code du patrimoine, consacré aux archives, les documents numériques constituent des archives au même titre que le papier.
La gestion et le statut juridique des documents numériques sont scrupuleusement les mêmes que ceux des archives papier. Seuls la forme et le mode de conservation changent.

N'hésitez pas à consulter notre FAQ sur les archives électroniques

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