Cabinet du Préfet de Haute-Garonne, direction des services administratifs

L'institution du préfet, représentant de l'Etat dans chaque département, date de la Loi du 28 pluviôse an VIII (17 février 1800). Les quatre grandes missions qui marquent cette institution sont de :

- veiller au maintien de l'ordre public et à la sécurité des biens et des personnes ; permettre l'exercice de droits et libertés des citoyens ; faire appliquer la réglementation ;

- contrôler les collectivités locales (à des degrés variables) ;

- mettre en œuvre et coordonner les politiques du gouvernement à l'échelon local ; gérer et répartir les dotations et subventions de l'Etat au plan local ;

- fournir à l'Etat les informations locales nécessaires pour gouverner le pays.

Pour ce faire, il doit s'assurer de l'application, au niveau local, de l'ensemble de la réglementation établie au niveau central. Il est chargé de transmettre "la loi et les ordres du gouvernement jusqu'aux dernières ramifications de l'ordre social avec la rapidité du fluide électrique" (Chaptal, rapporteur de la Loi du 28 pluviôse an VIII).

Le cabinet du Préfet est spécialisé dans la sécurité, la gestion de crises et la communication ; il gère l’évènement. Il est placé sous l’autorité du directeur de cabinet (sous-préfet) qui, en sa qualité de « responsable sécurité », assiste le préfet directement pour animer et coordonner l'action des services chargés du respect de l'ordre public et de la protection des personnes et des biens.

La direction des services administratifs du Cabinet est placée sous l’autorité de ce directeur de Cabinet. A ses côtés, l’on trouve deux autres services : le Siraced-pc, qui pilote et coordonne l’action des forces de police, de gendarmerie et des services de secours, notamment dans la prévention et la gestion des crises et situations exceptionnelles ; d’autre part, le service régional de la communication interministérielle (SRCI), qui coordonne la politique de communication de l’Etat dans le département et les relations publiques.

Les services administratifs du Cabinet assurent le suivi d'un certain nombre de dossiers qui leur sont propres, en premier lieu le protocole : organisation et suivi du déroulement des voyages officiels, cérémonies et des réceptions en préfecture. Ils assurent aussi l’instruction des dossiers des distinctions honorifiques (Légion d’honneur, ordre national du mérite, etc.), le traitement des requêtes adressées au Préfet et le suivi des affaires politiques et réservées ; en matière d'élections politiques, il assure la préparation matérielle des opérations électorales, la constitution des listes de candidats, la récupération et l'analyse des résultats, la remontée des listes d’élus au ministère de l’Intérieur, etc. En matière de sécurité publique, ces services suivent au quotidien les évènements pouvant représenter des risques en termes d’ordre public, afin de solliciter en lien avec les forces de l’ordre les moyens nécessaires en forces mobiles. Ils suivent également les politiques de prévention en matière de délinquance et de sécurité routière : analyses statistiques, coordination des plans départementaux, collaboration avec différents partenaires publics et privés, etc.

Jusqu’en 2010, cette direction assurait également le suivi de certaines affaires sociales : expulsions locatives et rapatriés. Ces compétences ont été transférées, dans le cadre de la révision générale des politiques publiques (RGPP), à la Direction départementale de la Cohésion sociale.

Les archives du Cabinet du préfet sont conservées dans un local dédié avant expiration de leur durée de conservation, tri et versement aux Archives départementales.

Le présent versement a été préparé par deux archivistes contractuelles en 2014 : elles avaient pour mission de résorber une partie des arriérés d'archivage de la Préfecture.

Les documents ont été triés sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales, en application du tableau d'archivage réalisé en 2012. Ce qui a été éliminé est précisément décrit dans les bordereaux d'élimination visés par le directeur des Archives départementales pour le Cabinet du préfet en 2014.

Versement

Le versement 7616 W traite d'une des missions principales des services administratifs du Cabinet du préfet, le protocole : voyages et visites officiels accueillis dans le département, organisation de cérémonies et commémorations nationales en présence du Préfet.

Plus précisément, on trouvera ici les dossiers de préparation et de suivi de ces cérémonies publiques : programmes, listes des participants et invités, correspondance, comptes rendus de réunions préparatoires, articles de presse, schéma des cortèges.

Aucun tri ou élimination n'a été réalisé après entrée aux Archives départementales.

Consultable selon la législation en vigueur ; bordereau de versement communicable et disponible.

Se reporter aux règlements en vigueur

Réalisé par Nathalie Regagnon (Chef du service des relations avec les administrations), sous la direction d'Anne Goulet (Directrice des Archives départementales de la Haute-Garonne)

Norme ISAD(G) du Conseil international des Archives, 2è édition, 2000

Suivant les recommandations de l'instruction DITN/RES/2005/005 du 13 juin 2005 sur la normalisation de la description archivistique et l'ouvrage Les Instruments de la recherche dans les archives de Christine Nougaret et Bruno Galland (1999), adaptées au contexte des Archives départementales de la Haute-Garonne.