Mission du Grand débat national : cahiers citoyens.

Le présent versement comprend les cahiers citoyens, sous forme d'originaux et de copies, qui ont été ouverts en Haute-Garonne en 2019 ; ils ont été versés entre le 28 mars 2019 et le 5 août 2019 : 191 fichiers numériques (copies de cahiers papier), 142 cahiers papier originaux et 38 copies papier.

Egalement appelés "cahiers de doléances et de propositions", ils ont été ouverts dans les communes de Haute-Garonne dans le cadre de la Mission du Grand débat national, dans le contexte de la crise et du mouvement des Gilets jaunes. Ce débat a été lancé à l'initiative du président de la République française sur quatre thèmes : la fiscalité et les dépenses publiques, l'organisation des services publics, la transition écologique, la démocratie et la citoyenneté. Les cahiers ont été mis à la disposition des citoyens entre le 15 janvier et le 20 février 2019, majoritairement en Mairie, mais aussi dans des institutions publiques (ex : chambre des métiers, Maisons départementales des solidarités, etc.), en complément de la tenue de débats locaux et numériques.

Les cahiers comportent de nombreuses données à caractère personnel (adresses postales, adresses mails, numéros de téléphone…).

Le présent versement a été préparé et mis en oeuvre par la sous-préfète chargée de mission auprès du Préfet de la Haute-Garonne. Membre du corps préfectoral, elle assure l'animation de la politique de la ville au sein du département et coordonne l'action des différents services de l'Etat concernés.

Ces cahiers ont été ouverts en Mairie et dans des institutions publiques, puis ont été centralisés par les Préfectures, qui en ont assuré la copie. Les copies ont été transmises à la BNF, et y ont rejoint les courriers papier et numériques, les contributions institutionnelles, les comptes rendus d'initiative locale adressés à la Mission du Grand débat national. Tous ont fait l'objet d'opérations de numérisation, d'océrisation voire, dans le cas des documents manuscrits, de transcriptions. Pour des raisons pratiques, ces opérations ont été réalisées à partir des documents au format papier, ce qui veut dire que tout document numérique (soit nativement soit parce qu'il s'agissait d'une copie numérique - cas des cahiers citoyens - ) a été rematérialisé avant traitement. Après réflexion, il a été décidé de conserver ces documents sous leurs deux formes, format papier et fichiers résultant de leur numérisation.

La mission du Grand Débat étant rattachée aux services du Premier Ministre, ces documents papier et les fichiers numériques qui découlent de leur numérisation ont été archivés aux Archives nationales. Ces dernières seront également destinataires des contributions réalisées sous forme numérique sur la plateforme dédiée au Grand débat.

En revanche et comme prévu dans la circulaire du 20 mars 2019 sur le sujet, les cahiers citoyens originaux sont versés aux Archives départementales. Cette disposition concerne également ceux qui ont été envoyés directement à la Mission du Grand débat qui seront retournés aux préfectures concernées pour versement aux services départementaux d'archives. Les différentes contributions émane théoriquement de 295 mairies et institutions publiques en Haute-Garonne : les Archives départementales, en collaboration avec la Préfecture, ont lancé une campagne d'information auprès des collectivités locales et des administrations publiques en vue d'assurer la collecte de tous les originaux effectivement produits sur le territoire. A ce jour, une trentaine de communes seulement n'ont rien versé ; les cahiers manquants seront progressivement collectés et reclassés, le cas échéant, dans le présent versement.

Versement

Aucune destruction n'a été opérée (y compris les cahiers vierges, tous conservés) et les copies numériques et papier ont été conservées.

Les copies numériques sont physiquement et intellectuellement classées à part des exemplaires papiers. Les cahiers sont ensuite classés par ordre alphabétique des communes.

Bordereau de versement disponible et communicable. Se reporter à la législation en vigueur concernant la communicabilité des documents.

Se reporter au règlement en vigueur