Dans les Archives Hospitalières, deux catégories sont distinguées : les archives administratives et les archives médicales.

Dans l’état actuel des versements, les AD ont en leur possession essentiellement les archives médicales.

Plusieurs typologies sont présentes : des rapports d’activités, de la comptabilité, des registres de la Loi, des mains courantes, des cahiers de rapports journaliers, des cahiers de transmissions inter-équipes, des cahiers de réunions inter-équipes, des rapports au médecin en chef, cahiers de prescriptions, des dossiers médicaux, des cahiers de consultations en dispensaires, des visites à domiciles, etc.

La période couverte commence en 1789 et va jusqu’en 2014.

Il s’agit d’un fonds ouvert qui recevra d’autres versements.

Les archives de l’Asile de Braqueville devenu Centre hospitalier Gérard Marchant ont été conservées sur site jusqu'en 2012. Autonome dans la gestion de ses archives, le centre hospitalier a possédé un service centralisé jusqu’en 2010.

En 2011, un cadre technicien en information médicale au sein du Département d’informations médicales, est chargé de traiter l’ensemble des archives médicales, de rattraper l’arriéré et de mettre en place les procédures d’archivage au sein de l’établissement. Dans le cadre de sa mission de contrôle technique et scientifique, le service des Archives départementales a apporté son concours à cette opération. Après plusieurs mois de travail, les premiers versements comprenant 70 ml de dossiers médicaux, registres et mains courantes a été réalisé en juillet puis octobre 2012. Des versements ultérieurs (en 2016 et 2018) sont venus complétés les fonds.

A ce jour, les archives administratives sont toujours conservées sur le site de Braqueville.

Versement

En 2011, un cadre hospitalier prend en charge les archives médicales avec l’aide des Archives Départementales. L'objectif est de trier, conditionner et ranger sur rayonnages des dossiers stockés en vrac dans des locaux temporaires (après 2001) et les archives courantes devenues intermédiaires au sein des services. cet agent s’occupe de la coordination des opérations au sein des services avec les secrétaires médicales qui se relaient lors du traitement des documents.

Lors des visites, les Archives Départementales ont identifié les documents à verser, à trier et à éliminer. La décision a été prise d’accompagner l'établissement une demi-journée par semaine.

En cours de classement, les archives hospitalières adoptent le plan de classement définis par l’arrêté du 11 mars 1968.

Communicables sous réserve de restrictions imposées par l'état matériel des documents et par la réglementation en vigueur.

Se reporter au règlement de la salle de lecture et aux règles de réutilisation des informations publiques disponibles sur le site internet des archives départementales de la Haute-Garonne.

Pour l’administration de l’hôpital avant 1940, voir la sous-série 1X.

Voir aussi les inventaires des sous-séries 3X (assistance sociale) et 1X (administration hospitalière).