Ces cahiers ont été ouverts en Mairie et dans des institutions publiques, puis ont été centralisés par les Préfectures, qui en ont assuré la copie. Les copies ont été transmises à la BNF, et y ont rejoint les courriers papier et numériques, les contributions institutionnelles, les comptes rendus...
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Ces cahiers ont été ouverts en Mairie et dans des institutions publiques, puis ont été centralisés par les Préfectures, qui en ont assuré la copie. Les copies ont été transmises à la BNF, et y ont rejoint les courriers papier et numériques, les contributions institutionnelles, les comptes rendus d'initiative locale adressés à la Mission du Grand débat national. Tous ont fait l'objet d'opérations de numérisation, d'océrisation voire, dans le cas des documents manuscrits, de transcriptions. Pour des raisons pratiques, ces opérations ont été réalisées à partir des documents au format papier, ce qui veut dire que tout document numérique (soit nativement soit parce qu'il s'agissait d'une copie numérique - cas des cahiers citoyens - ) a été rematérialisé avant traitement. Après réflexion, il a été décidé de conserver ces documents sous leurs deux formes, format papier et fichiers résultant de leur numérisation.
La mission du Grand Débat étant rattachée aux services du Premier Ministre, ces documents papier et les fichiers numériques qui découlent de leur numérisation ont été archivés aux Archives nationales. Ces dernières seront également destinataires des contributions réalisées sous forme numérique sur la plateforme dédiée au Grand débat.
En revanche et comme prévu dans la circulaire du 20 mars 2019 sur le sujet, les cahiers citoyens originaux sont versés aux Archives départementales. Cette disposition concerne également ceux qui ont été envoyés directement à la Mission du Grand débat qui seront retournés aux préfectures concernées pour versement aux services départementaux d'archives. Les différentes contributions émane théoriquement de 295 mairies et institutions publiques en Haute-Garonne : les Archives départementales, en collaboration avec la Préfecture, ont lancé une campagne d'information auprès des collectivités locales et des administrations publiques en vue d'assurer la collecte de tous les originaux effectivement produits sur le territoire. A ce jour, une trentaine de communes seulement n'ont rien versé ; les cahiers manquants seront progressivement collectés et reclassés, le cas échéant, dans le présent versement.
