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Dépôts puis versements

Les Archives départementales conservent différents types de registres :

- Brèves ou minutes

Au Moyen Age, le notaire rédige devant les parties une version abrégée de l’acte où le texte ne contient que les éléments principaux de l’accord tandis que les formules d’introduction (protocole) ou de conclusion (eschatocole) de l’acte sont fortement abrégées voire absentes. Le nom du notaire, qui apparaît dans l’eschatocole, et sa signature sont le plus souvent absents ce qui rend l’identification du notaire parfois difficile. Les signatures n’apparaissent qu’au cours du XVe siècle et ne deviennent systématiques qu’au XVIe siècle. Une ordonnance de 1498 prescrit que les minutes devront être signées par deux témoins, mais cette pratique ne deviendra systématique qu’à partir du début du XVIIe siècle. Parallèlement, les notaires commencent à rédiger le protocole, l’eschatocole et le texte de l’accord dans leur entier.

Les brèves et les minutes sont inscrites dans l’ordre chronologique.

- Ordonnées ou étendues

Après avoir rédigé une brève, le notaire pouvait rédiger dans un autre registre une version de l’acte sans abréviation et comprenant le protocole et l’eschatocole. Cette rédaction n’était pas systématique et pouvait intervenir plusieurs mois voire plusieurs années après la date de l’acte original. Certaines ordonnées étaient rédigées lorsque l’une des parties en faisait la demande. Les actes ne sont donc pas rédigés dans l’ordre chronologique de l’établissement des brèves mais dans l’ordre de la mise au net. Les registres d’ordonnées ne sont pas forcément complets, certains actes n’existant que sous forme de brèves.

Lorsqu’au cours du XVIe siècle, la rédaction des brèves est abandonnée au profit de la rédaction d’actes complets, la pratique des ordonnées tombent en désuétude.

- Registres particuliers

Pour des questions pratiques, il arrive que les notaires tiennent, en plus des registres de minutes, des registres par type d’actes (contrats de mariage, testaments,…), des registres consacrés aux actes passés par un de leurs clients. Certains notaires ont tenu des registres séparés pour les actes dits perpétuels c’est-à-dire les actes gardant leur valeur jusqu’à une décision contraire (contrats de mariage, ventes, donations, testaments…) et pour les actes non perpétuels dont les dispositions ont un terme fixé dès l’origine (obligations, reconnaissances de dettes, baux, procurations…).

- Liasses ou cèdes volantes

Ont également été conservés des actes tenus sur des feuilles volantes et qui n’étaient pas intégrés aux registres : on y retrouve des brevets (procurations, quittances pour de faibles sommes…), des pièces justificatives utilisées pour établir d’autres actes.

- Répertoires

L’ordonnance de Villers-Cotterêts (1539) ordonne la tenue de répertoires. Nous n’en conservons qu’un petit nombre pour l’Ancien Régime, soit que cette ordonnance n’ait pas été suivie d’effet, soit que les registres aient été perdus. Un certain nombre de registres sont munis de tables annuelles. Certains notaires ont également tenu des registres par type d’actes.

La loi de 1791 prescrit la tenue de répertoires en deux exemplaires : l’un conservé par le notaire, l’autre envoyé au greffe du tribunal dans le ressort duquel se situe la résidence du notaire.

Pour une meilleure gestion, les notaires établissent parfois des tables recensant les actes par client.

- Fonctionnement de l’étude

Au milieu des minutes, on retrouve parfois des archives de fonctionnement de l’étude : comptabilité, lettres de nomination, correspondance, registres de déclaration de succession, registres de dépôt des actes aux hypothèques…

Fixées par les lois et règlements en vigueur (75 ans sauf pour les actes concernant les personnes mineures pour lesquelles s'applique un délai de 100 ans) uniquement sous forme d’originaux et sous réserve que leur état de conservation le permette dans la salle de lecture à Toulouse. Certains registres microfilmés sont également consultables dans la salle de lecture à Saint-Gaudens.

- Répertoire numérique des registres déposés et versés par les notaires de Haute-Garonne

Ce répertoire liste les registres par ordre d’entrée. Il est consultable sous forme papier uniquement dans la salle de lecture de Toulouse et sur l’intranet dans les salles de lecture de Toulouse et de Saint-Gaudens.

- Etat des fonds de notaires ayant exercé en Haute-Garonne avant 1942, 2018, 750 p.

Ce répertoire donne la liste des notaires, classés par commune puis par études. Sauf exception, les notaires ayant terminé d’exercer depuis moins de 75 ans ne figurent pas dans l’état des fonds.

Pour chaque étude identifiée, sont susceptibles d’être indiquées les informations suivantes :

• Date de création

• Le cas échéant, date de suppression et étude de rattachement

• Le cas échéant, liste des études supprimées et rattachées à l’étude concernée

• Le cas échéant, nom du titulaire actuel de l’étude

• Bureau du contrôle des actes dans le ressort duquel se situe l’étude (de 1693 à 1790)

• Bureau d’enregistrement dans le ressort duquel se situe l’étude (après 1790)

• Liste par ordre chronologique des notaires s’étant succédé dans l’étude y compris ceux dont les minutes ne sont pas conservées aux Archives départementales (minutes perdues ou minutes toujours conservées par le successeur du notaire).

Chaque étude identifiée a en outre reçu un numéro. Les numéros 38 à 259 ont été attribués aux études figurant dans le Tableau des études de Haute-Garonne de l’an X et repris par Benjamin Faucher, archiviste en chef de la Haute-Garonne dans Minutiers des notaires – Inventaire des minutes modernes, Toulouse, 1951.

Les numéros 300 et suivants sont attribués aux études d’Ancien Régime au fur et à mesure de leur identification.

Les numéros 1000 et suivants sont attribués aux études créées après 1950.

Toutes les études d’Ancien Régime n’ont pas encore été identifiées. De même, les successeurs et prédécesseurs des notaires d’Ancien Régime ne sont pas encore tous connus. Pour la majorité des communes, il existe des notaires n’ayant pas encore pu être rattachés à une étude existante.

Pour chaque notaire mentionné dans l’état des fonds, sont susceptibles d’être indiquées les informations suivantes :

• Nom du prédécesseur

• Nom du successeur

• Dates d’exercice

• Date et lieu de naissance et de décès

• Noms des parents

• Condition d’acquisition de l’office et prix d’achat

• Date de cessation de fonction

• Autres fonctions occupées

• Types de documents conservés : minutes et / ou répertoires avec l’indication des cotes extrêmes et des dates extrêmes lorsqu’elles sont différentes des dates d’exercice. Les éventuelles lacunes ne sont pas indiquées.

• Modalités d’accès des documents conservés

• Sources complémentaires (essentiellement les doubles des répertoires que les notaires sont tenus d’envoyer aux tribunaux)

• Bibliographie

Cet état des fonds est accompagné d’un index par nom de notaires. La version disponible sur internet comporte les éléments suivants : nom et prénom du notaire, étude, dates d’exercice

Cet état des fonds sera mis à jour en fonction de l’avancée de la collecte et des travaux de classement.

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21/10/2008

24/01/2019 15:14:02

Norme ISAD(G) du Conseil international des Archives, 2è édition, 2000

Suivant les recommandations de l'instruction DITN/RES/2005/005 du 13 juin 2005 sur la normalisation de la description archivistique et l'ouvrage Les Instruments de la recherche dans les archives de Christine Nougaret et Bruno Galland (1999), adaptées au contexte des Archives départementales de la Haute-Garonne.