Le bureau de l'organisation administrative, précédemment dénommé bureau de l'organisation et méthodes, de la Préfecture a existé de 1964 à 2009. Il a été rattaché à la Direction des actions de l'État puis à la Direction des actions et de la coordination interministérielle.

Il était chargé de l'enregistrement du courrier de la Préfecture et des principaux actes réglementant les services, les actions et biens immobiliers de l'État : arrêtés préfectoraux, délégations de signature et actes administratifs pour l'essentiel. Concernant la gestion du patrimoine immobilier de l'État au niveau déconcentré, la préfecture est chargée des opérations immobilières et de la gestion de la cité administrative. La Préfecture est également dépositaire de tous actes notariés relatifs au domaine de l’État signés par le préfet pour le compte des services du domaine. Lorsqu’un terrain ou un bâtiment de l’État est vacant, le bureau effectue une enquête auprès des services de l’État pour savoir si l’un d’entre eux est intéressé. Si ce n’est pas le cas, la préfecture suit la vente aux enchères (le préfet préside la séance), avec le service des domaines.

Le bureau a également été chargé des notifications en la forme administrative : lorsqu’un administré perd au tribunal administratif, il peut faire appel auprès de la cour administrative d’appel ou du conseil d’État ; le bureau reçoit la décision en appel et est chargé de la faire notifier par la police ou par la gendarmerie.

A sa disparition en 2009, les archives du bureau de l'organisation administrative sont restées sur place, dans l'aile droite de l'Hôtel de la Préfecture place Saint-Etienne à Toulouse. Au moment de l'installation des services de la direction départementale de la cohésion sociale en 2010, l'ensemble des documents a été transféré dans un bureau mitoyen, vacant. Au moment de recenser les besoins en matière de traitement de ses arriérés d'archivage, la Préfecture, en relation avec les Archives départementales, a jugé que ces documents devaient être traités en priorité : l'opération de tri et de classement a été confiée à un prestataire spécialisé, Pro Archives systèmes, et réalisée en 2019.

Versement

Le versement 8261 W correspond aux archives du bureau de l'organisation administrative, qui a existé jusque 2009.

On y trouve d'abord des dossiers relatifs aux réorganisations administratives successives (Charte de la déconcentration de 1992, etc.) : outre les instructions ministérielles, on trouvera dans ces dossiers toutes pièces témoignant de leur mise en oeuvre sur le plan local (projets, correspondance, notes...).

Viennent ensuite une série d'arrêtés préfectoraux originaux, qui ne sont pas tous publiés au Recueil des actes administratifs (1988-2007).

Le second ensemble traite de la gestion immobilière des biens de l'État et notamment des actes administratifs signés par le Préfet : les inventaires (1893-1995), la collection reliée des originaux des actes administratifs de l'État (1969-1986) et quelques actes originaux non reliés (1922-1987). Le tout est complété par quelques dossiers relatifs au suivi d'opérations immobilières d'envergure (gestion de la cité administrative, juridictions).

Classé.

La liste des documents ayant fait l'objet d'un visa d'élimination est disponible au sein du bordereau d'élimination n° 8684 (accessible sur demande écrite).

Se reporter à la législation en vigueur. Bordereau de versement disponible au chrono et communicable

Se reporter au règlement en vigueur

Se reporter à l'État des versements des Archives départementales de la Haute-Garonne

Rédigé par Nathalie Regagnon (Cheffe du service des relations avec les administrations) sous la direction d'Anne Goulet (Directrice des Archives départementales)

Norme ISAD(G) du Conseil international des Archives, 2è édition, 2000

Suivant les recommandations de l'instruction DITN/RES/2005/005 du 13 juin 2005 sur la normalisation de la description archivistique et l'ouvrage Les Instruments de la recherche dans les archives de Christine Nougaret et Bruno Galland (1999), adaptées au contexte des Archives départementales de la Haute-Garonne.