Le versement 6477W a été pris en charge en deux temps : le premier transfert a eu lieu en juillet 2007 et le

second en juillet 2010.

Les documents de ce versement ayant acquis le statut d’archives historiques, le traitement du versement par

la mission Archives au Conseil général a commencé en 2013 et s’est achevé fin 2015.

La première étape a consisté en une évaluation du versement : les dossiers ne témoignant pas de l’activité

du service Communication et ne contenant pas d’éléments sur les modalités de réalisation des produits de

communication ont été éliminés (voir le bordereau d’élimination numéro 6139, en annexe). Ce choix a été

d’une part motivé par les pratiques administratives du service Communication : dès qu’une demande était

reçue par un chargé de communication, un dossier était ouvert. Sur ces dossiers dont la couverture était

pré-imprimée, il était possible de compléter : le nom du chargé de communication en charge du dossier,

l’objet du dossier, la ligne budgétaire impactée, un numéro de référence et des éléments sur le suivi du

dossier (plus particulièrement dédié à l’impression de supports de communication). Or, toutes les

demandes n’étaient pas instruites et ne donnaient pas forcément lieu à la production de document par le

service. La collection complète de la correspondance du service permet de trouver la trace de ces

demandes, arrivant essentiellement de l’extérieur. D’autre part, au sein de certains dossiers, les documents

classés ne comportaient ni trace de validation ou diffusion, ni auteur, ni date. Ces éléments manquant, les

dossiers étaient devenus inexploitables.

Par ailleurs, en application de la réglementation des Archives de France, un tri a été effectué au sein des

dossiers relatifs à l’organisation des salons, forums et congrès. Seuls les dossiers des manifestations

organisées les années se terminant en 0 et 5, ainsi que les dossiers des manifestations exceptionnelles ont

été conservés. A titre de témoignage sur l’évolution de la communication du Département, des dossiers

d’importantes manifestations telles le salon de l’Agriculture (Paris), Les Pyrénéennes et le salon

international de la santé – Thermalies ont été systématiquement conservés.

Les dossiers conservés ont ensuite été classé en dix rubriques.

1. Collection chronologique de la correspondance

2. Organisation du service

3. Communication interne

4. Communication sur l’institution du Conseil général

5. Campagne institutionnelle de publicité

6. Organisation des salons, forum, congrès

7. Tournages télévisuels

8. Actions et création d'outils de communication et organisation des campagnes ponctuelles et

régulières

9. Canal sur son 31

10. Santé 3

Le Cabinet du Président du Conseil général constitue un relais :

- Avec l'extérieur : élus locaux et nationaux, représentants d'organismes ou associations et, de façon

générale, toute personne souhaitant s'adresser au Président.

- En interne : avec la direction générale des services et l'ensemble des services de l'administration

départementale.

Le Cabinet, qui seconde le Président dans la gestion de ses dossiers, joue également un rôle d'organisation

auprès du Président : gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous, préparation des réunions et des

réceptions, organisation de manifestations, etc.

Le service Communication du Conseil général est un service rattaché au chef de Cabinet du Président. Il est

chargé d’assurer :

- la communication externe : publicité, relations presse, relations publiques et évènementiel, par

exemple ;

- la communication interne : communication en direction des agents du Département ;

- la communication en ligne : communication multimédia via notamment les sites internet.

Il a donc pour mission de :

- Réaliser les opérations ponctuelles (colloques, expositions, plaquettes d’information, …) ou

périodiques (salons, foires, Tour de France, etc.) menées auprès des médias ou du grand public, dans le

cadre de la promotion de l’image du Département. Cette mission recouvre également la confection de

supports de communication (publications, agendas, plaquettes, objets publicitaires, etc.).

- Animer et coordonner l’ensemble des actions d’information et des relations publiques de la

collectivité ainsi que l’animation du site Internet.

- Etablir et suivre les relations avec la presse écrite et audiovisuelle.

Les chargés de communication ont chacun un portefeuille de dossiers, dont ils assurent le suivi

Versement

Classé

Consultable selon la législation en vigueur. Bordereau de versement communicable et disponible au chrono

Se reporter aux règlements en vigueur