• la raison ou dénomination sociale de la société,
• le lieu du siège social,
• la date du ou des actes.

Immédiatement à l’ensemble des documents.

1868-1977

• Avant 1959,
  Répertoire numérique des justices de paix des cantons du département de la Haute-Garonne : sous-série 4 U.
  Répertoire provisoire des tribunaux de commerce de Toulouse et Saint-Gaudens : sous-série 6 U (uniquement en salle de lecture).
  
  
• À partir de 1959,
  État des versements de la série W, partie relative au tribunal de commerce de Toulouse.

On pourra y trouver les statuts, les modifications de statuts, les procès-verbaux d'assemblées générales ou d'assemblées constitutives, d’augmentation du capital, la liste des actionnaires et des administrateurs, le bilan de l'année écoulée, et enfin l'acte de dissolution.

Dans les fonds des justices de paix puis des tribunaux d’instance, ces pièces sont le plus souvent intégrées dans la série des actes civils ou actes divers et peuvent être ou non accompagnées du procès-verbal de dépôt correspondant (l’inverse étant également vrai, voir plus bas le paragraphe « Vous serez peut-être déçu… »)

Elles peuvent également avoir fait l’objet d’un dépôt à part : on les trouvera alors dans la rubrique des « actes déposés » au greffe.

Selon les cantons, ces pièces ont été classées soit de façon thématique, soit chronologique (classement par date de dépôt au greffe).

En ce qui concerne les sociétés commerciales, la loi du 24 juillet 1867 prescrit le dépôt des actes de société au greffe de la justice de paix, en double de celui fait au tribunal de commerce. Ce dépôt n’est cependant plus prescrit après 1935.

Pour les fonds des justices de paix : la collection est extrêmement disparate selon les cantons, voire inexistante pour certains, les répertoires existants ne mentionnent pas systématiquement les dépôts d’actes. Par ailleurs, il arrive fréquemment qu’il ne subsiste que les procès-verbaux de dépôt au greffe, la pièce annexe proprement dite n’ayant pas été conservée.                                                                                 

Pour le fonds des tribunaux de commerce : la collection n’est pas exhaustive et les actes sont classés par année de dépôt. Il n’existe pas de répertoire, le chercheur est obligé  de dépouiller les liasses pour retrouver éventuellement l’acte recherché.