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• contenant des données personnelles ne pouvant être mises en ligne conformément au décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 « relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation », codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).
• contenant des données personnelles sensibles au sens de l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés » (à savoir, les données à caractère personnel qui font apparaître les origines raciales ou ethniques, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou appartenance syndicale, ou qui sont relatives à la vie sexuelle ou à la santé).
• protégés au titre du droit d’auteur (affiches, photos, audiovisuel, sons,…) et soumis à un délai de mise en ligne de 70 ans à compter du décès de l’auteur.
• ayant le statut d’archives privées et pour lesquels les déposants ou donateurs souhaitent contrôler les demandes de reproduction.

La certification est soumise à la transmission par voie électronique de la copie d’une pièce d’identité (passeport tous pays, carte nationale d’identité du ressort de l’Union européenne) et à la validation par le Conseil départemental de la Haute-Garonne.
Après vérification de l’identité de l’usager et validation de la demande, la copie de la pièce d’identité est conservée un an. Elle est ensuite détruite.

La validation de la demande de certification est obtenue habituellement sous un délai de 5 jours ouvrés. En cas de non-conformité entre les informations indiquées dans la demande et la pièce d’identité, le Conseil départemental rejettera la demande.

L’accès aux fichiers en accès réservé est valable un an et renouvelable automatiquement si l’usager se connecte régulièrement à son compte personnel. En l’absence de connexion durant un an, l’usager doit refaire une nouvelle demande et transmettre à nouveau une pièce d’identité.

Dans le cadre de l’accès réservé, les fichiers consultés peuvent être téléchargés par l’usager pour un usage privé. Ne peuvent être diffusés en ligne ou réutilisés pour des usages publics :

• les données à caractère personnel ;
• les documents protégés au titre du droit d’auteur ;
• les archives privées.

Lors de la consultation et/ou du téléchargement d'un document dans le cadre du service d'accès réservé, les données personnelles de l'utilisateur sont conservées par les Archives départementales de la Haute-Garonne à des fins probatoires.

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Aucune donnée n'est collectée ni diffusée à votre insu.

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