Les notaires
En qualité d’officier public et ministériel, les notaires produisent des archives publiques (minutes et répertoires) qui, en application du code du patrimoine, doivent être versées aux Archives départementales après un délai de 75 ans. En revanche, les dossiers de clients et la comptabilité de l’étude sont des archives privées et, en cette qualité, restent la propriété de l’étude.
Comment conserver vos archives ?
Les minutes doivent être conservées dans une salle ou plusieurs salles qui leur seront réservées, sans point d’eau ni canalisation à proximité. Ces dernières sont fermées à clef de façon à ne pas être accessibles aux personnes étrangères à l’étude. Si les archives de l’étude ne sont pas conservées dans une salle spécifique mais dans des placards répartis dans les locaux, ces derniers doivent être fermés à clef.
Les salles sont à équiper de rayonnages de préférence métalliques. Lors de l’installation des rayonnages, il faudra tenir compte du poids du papier et s’assurer que la résistance des étagères et la résistance au sol sont suffisantes. Un mètre linéaire (l’équivalent de dix boîtes d’archives standard) de papier au format A4 pèse environ 50 à 60 kg. On considère que la résistance au sol dans un local d’archives doit être de 800 kg au mètre carré.
Les minutes et les répertoires sont rangés par étude – lorsque l’étude est dépositaire des minutes et répertoires d’études disparues – et par ordre chronologique. Lorsqu’ils ne sont pas reliés, ils est nécessaire de les mettre dans des boîtes sur lesquelles sont notés le nom du notaire et les dates extrêmes des documents.
Que faire en cas de sinistre ?
En cas de sinistres (inondation, incendie…), contacter immédiatement les Archives départementales.
La fiche « Conduite à tenir en cas de sinistre » vous indique la marche à suivre.
Si vous constatez que des documents présentent des traces d’humidité ou de moisissures, il est indispensable de les isoler dans une pièce à part ou bien dans une caisse stockée à l’écart pour éviter tout risque de propagation. Il vous faut ensuite contacter les Archives départementales pour voir avec elles les mesures à prendre.
Comment verser vos archives ?
Vous devez verser aux Archives départementales les minutes et les répertoires de plus de 75 ans.
Après avoir pris contact avec les Archives départementales, nous nous déplaçons pour préparer le transfert de vos archives (estimation des volumes, difficultés particulière…). Un second rendez-vous sera fixé.
Vous pouvez consulter l’état des fonds disponible sur notre site internet pour savoir quelles minutes votre étude a déjà versées et quelles minutes sont encore en votre possession.
