Certs documents digitalitzats i descripcions d'arxius (inventaris nominatius, índexs...), lliurement comunicables respecte al Codi del patrimoni, no poden ser difosos lliurement en línia, de conformitat amb les prescripcions de la Comissió nacional de la informàtica i de les llibertats (CNIL).

Sota reserva d'haver creat un compte personal i d'haver obtingut una certificació prop del servei dels Arxius departamentals de l'Alta Garona, les persones que duguin a terme investigacions històriques, incloses a títol personal i familiar, científiques o estadístiques, poden consultar aquests documents en accés reservat. L'accés reservat, segur i nominatiu, és el mitjà reglamentari per accedir a distància a aquests documents.

Els arxius digitalitzats i dades descriptives concernits per l'accés reservat són fitxers comunicables respecte al Codi del patrimoni, però:

• que contenen dades personals que no poden ser posades en línia de conformitat amb el decret n° 2018-1117 del 10 de desembre de 2018 «relatiu a les categories de documents que poden ser difosos sense haver estat objecte d'un procés d'anonimització», codificat a l'article D. 312-1-3 del codi de les relacions entre el públic i l'administració (CRPA).

• que contenen dades personals sensibles en el sentit de l'article 8 de la llei «Informàtica i Llibertats» (a saber, les dades de caràcter personal que fan aparèixer els orígens racials o ètnics, opinions polítiques, filosòfiques o religioses, o pertinença sindical, o que són relatives a la vida sexual o a la salut).

• protegits a títol del dret d'autor (cartells, fotos, audiovisual, sons...) i sotmesos a un termini de posada en línia de 70 anys a comptar de la mort de l'autor.

• que tenen l'estatut d'arxius privats i per als quals els dipositants o donants desitgen controlar les sol·licituds de reproducció.

Es proposen així, per exemple, en accés reservat (llista no exhaustiva):

• Les llistes nominatives de censos de la població dels anys 1954, 1962, 1968 i 1975

• Repertoris i registres de sentències de les jurisdiccions d'excepció de la Segona Guerra Mundial

• Fitxers nominatius d'internats durant la 2a Guerra Mundial

• Índexs i inventaris nominatius

• Fons privats de fotografies

Atenció: Cap document d'estat civil de menys de 100 anys ha estat digitalitzat ni és accessible per aquesta via.

Tots els arxius digitalitzats i dades en accés reservat estan senyalats per la icona següent:.
Per accedir-hi, n'hi ha prou, després d'haver obtingut l'accés reservat, de connectar-vos al vostre compte personal.

Tota sol·licitud ha de seguir tres etapes:

1. Crear un compte personal al lloc web (tret que ja en tingueu un, en aquest cas passeu directament a l'etapa 3).

2. Validar aquest compte personal (a partir de l'enllaç enviat per correu electrònic un cop creat el vostre compte personal - penseu a verificar al vostre correu brossa).

3. Completar el formulari de sol·licitud d'accés reservat.

Se us demanarà la còpia d'un justificant d'identitat en curs de validesa (passaport de tots els països, document nacional d'identitat de l'àmbit de la Unió Europea anvers-revers).
La transmissió del formulari per l'usuari val signatura d'aquest i acceptació de les condicions generals d'ús del servei.

Atenció, la vostra sol·licitud de certificació ha de comportar el mateix nom i cognom que el vostre espai personal.

La validació de la sol·licitud de certificació s'obté habitualment sota un termini de 10 dies laborables. En cas de no conformitat entre les informacions indicades a la sol·licitud i la peça d'identitat, el Consell departamental rebutjarà la sol·licitud.

Des que s'acordi aquesta autorització, podreu, connectant-vos al vostre espai personal, consultar els fitxers reservats.

L'accés als fitxers en accés reservat és vàlid un any i renovable automàticament si l'usuari es connecta regularment al seu compte personal. En absència de connexió durant un any, l'usuari ha de fer una nova sol·licitud i transmetre de nou una peça d'identitat.

En el marc de l'accés reservat, els fitxers consultats poden ser descarregats per l'usuari per a un ús privat. No poden ser difosos en línia o reutilitzats per a usos públics:

• les dades de caràcter personal;

• els documents protegits a títol del dret d'autor;

• els arxius privats.

Durant la consulta i/o la descàrrega d'un document en el marc del servei d'accés reservat, les dades personals de l'usuari són conservades pels Arxius departamentals de l'Alta Garona amb finalitats probatòries.]