Ciertos documentos digitalizados y descripciones de archivos (inventarios nominativos, índices...), libremente comunicables según el Código del patrimonio, no pueden ser difundidos libremente en línea, de conformidad con las prescripciones de la Comisión nacional de informática y libertades (CNIL).

Bajo reserva de haber creado una cuenta personal y de haber obtenido una certificación ante el servicio de los Archivos departamentales del Alto Garona, las personas que realicen investigaciones históricas, incluidas las de título personal y familiar, científicas o estadísticas, pueden consultar estos documentos en acceso reservado. El acceso reservado, seguro y nominativo, es el medio reglamentario para acceder a distancia a estos documentos.

Los archivos digitalizados y datos descriptivos concernidos por el acceso reservado son archivos comunicables según el Código del patrimonio, pero:

• que contienen datos personales que no pueden ser puestos en línea de conformidad con el decreto n° 2018-1117 del 10 de diciembre de 2018 «relativo a las categorías de documentos que pueden ser difundidos sin haber sido objeto de un proceso de anonimización», codificado en el artículo D. 312-1-3 del código de las relaciones entre el público y la administración (CRPA).

• que contienen datos personales sensibles en el sentido del artículo 8 de la ley «Informática y Libertades» (a saber, los datos de carácter personal que revelan los orígenes raciales o étnicos, opiniones políticas, filosóficas o religiosas, o afiliación sindical, o que son relativos a la vida sexual o a la salud).

• protegidos por derechos de autor (carteles, fotos, audiovisual, sonidos...) y sometidos a un plazo de puesta en línea de 70 años a partir de la muerte del autor.

• que tienen el estatuto de archivos privados y para los cuales los depositantes o donantes desean controlar las solicitudes de reproducción.

Se proponen así, por ejemplo, en acceso reservado (lista no exhaustiva):

• Las listas nominativas de censos de la población de los años 1954, 1962, 1968 y 1975

• Repertorios y registros de sentencias de las jurisdicciones de excepción de la Segunda Guerra Mundial

• Ficheros nominativos de internados durante la 2ª Guerra Mundial

• Índices e inventarios nominativos

• Fondos privados de fotografías

Atención: Ningún documento de estado civil de menos de 100 años ha sido digitalizado ni es accesible por esta vía.

Todos los archivos digitalizados y datos en acceso reservado están señalados por el icono siguiente:  .
Para acceder a ellos, basta con conectarse a su cuenta personal después de haber obtenido el acceso reservado.

Toda solicitud debe seguir tres etapas:

1. Crear una cuenta personal en el sitio web (salvo si ya tiene una, en cuyo caso pase directamente a la etapa 3).

2. Validar esta cuenta personal (a partir del enlace enviado por correo electrónico una vez creada su cuenta personal - recuerde verificar en su correo no deseado).

3. Completar el formulario de solicitud de acceso reservado.

Se le pedirá la copia de un justificante de identidad en vigor (pasaporte de todos los países, documento nacional de identidad del ámbito de la Unión Europea anverso-reverso).
La transmisión del formulario por el usuario equivale a la firma del mismo y a la aceptación de las condiciones generales de uso del servicio.

Atención, su solicitud de certificación debe comportar el mismo nombre y apellido que su espacio personal.

La validación de la solicitud de certificación se obtiene habitualmente en un plazo de 10 días hábiles. En caso de no conformidad entre las informaciones indicadas en la solicitud y el documento de identidad, el Consejo departamental rechazará la solicitud.

Desde que se conceda esta autorización, podrá, conectándose a su espacio personal, consultar los archivos reservados.

El acceso a los ficheros en acceso reservado es válido por un año y renovable automáticamente si el usuario se conecta regularmente a su cuenta personal. En ausencia de conexión durante un año, el usuario debe realizar una nueva solicitud y transmitir de nuevo un documento de identidad.

En el marco del acceso reservado, los ficheros consultados pueden ser descargados por el usuario para un uso privado. No pueden ser difundidos en línea o reutilizados para usos públicos:

• los datos de carácter personal;

• los documentos protegidos por derechos de autor;

• los archivos privados.

Durante la consulta y/o la descarga de un documento en el marco del servicio de acceso reservado, los datos personales del usuario son conservados por los Archivos departamentales del Alto Garona con fines probatorios.]