Les archives constituent la trace unique et originale de l’activité d’un service. Bien gérer ses archives au quotidien c’est préserver leur intérêt historique, sauvegarder la mémoire collective, assurer la continuité et la transparence du service public.

Archiver, ce n'est pas se débarrasser de vieux dossiers devenus inutiles.

Archiver, c'est mettre dans un lieu contrôlé et sécurisé des dossiers qui présentent une valeur de preuve ou de mémoire susceptible de servir dans l’avenir.

Pour réussir son archivage, il faut s'en préoccuper dès la création d’un dossier et pas uniquement à la clôture d’une affaire ou lorsque les armoires sont pleines et que le local d’archives est saturé.

Pour les services ne disposant pas d’un archiviste, les Archives départementales proposent des formations. L’objectif ? Apprendre à gérer ses documents depuis l’ouverture d’un dossier jusqu’à son archivage :

•    ouvrir, instruire et clore un dossier ;
•    identifier, classer, éliminer des documents ;
•    utiliser un plan de classement (bureaux, locaux d’archives) ;
•    connaître le cadre réglementaire : combien de temps conserver ses dossiers ? quelles sont les obligations des agents ? Comment distinguer les documents à conserver ou à détruire ?

A ce titre, il y a donc des obligations à respecter.

Tous les agents des services producteurs d’archives publiques sont responsables de la gestion et la conservation des archives qu’ils produisent depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur versement à un service public d’archives.

La conservation et la destruction d’archives publiques sont placées sous le contrôle scientifique et technique de l’État. Ce contrôle est exercé au niveau local par le directeur des Archives départementales (cf. code du patrimoine art. R. 212-14).

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent pas être détenues sans droit, ni sortir du territoire ou être détruites sans autorisation.

En tant que producteur d’archives publiques, je suis responsable de mes archives, en matière civile comme en matière pénale (cf. code du patrimoine art. L. 214-3 à 4) quel que soit mon poste et tout au long de ma carrière.

Chef du service des relations avec les administrations et les collectivités : Lise CALAFATO

Cellule conseil et archivage du Conseil Départemental :

• Responsable : Aurélie PÉROTIN
• Archiviste : Virginie FERVAL

Chargés de collecte et de classement des archives contemporaines

• Etablissements publics et organismes territoriaux (hors communes et EPCI) : Damien CHASSEIGNE
• Services et établissements publics de l'Etat (aux niveaux régional, départemental et local) et organismes privés chargés de mission de service public
• Agriculture : Sonia TOTARO
• Aménagement du territoire, Environnement, Transport et Energie : Sonia TOTARO
• Anciens combattants : Lise CALAFATO
• Cohésion sociale, ARS : Marilys SANCHIS
• Culture, Éducation, Recherche, Jeunesse et sports : Marilys SANCHIS
• Entreprises, concurrence et consommation, travail et emploi : Séverine CARDENTI
• Finances publiques, économie, douanes : Séverine CARDENTI
• Police, sécurité intérieure : Tiphaine LESTANG-MANIQUANT
• Préfecture et sous-préfectures, SGAR : Lise CALAFATO
• Protection des populations : Sonia TOTARO
• Sécurité sociale : Lise CALAFATO
• Juridictions, administration pénitentiaire, protection judiciaire de la jeunesse : Tiphaine LESTANG-MANIQUANT
• Etablissements hospitaliers : Lise CALAFATO (par interim)
  
• Etablissements consulaires (hors secteur agricole) : Séverine CARDENTI
• Aviation civile : Sonia TOTARO, Fabienne PERIS-RAIMBAULT