Administrations, établissements publics...

Vous êtes concernés si vous travaillez dans la fonction publique d’État, territoriale ou hospitalière ; dans une administration centrale ou déconcentrée ; dans un établissement ou une entreprise chargée d’une mission de service publique.

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Archives publiques et vous

Les archives constituent la trace unique et originale de l’activité d’un service. Bien gérer ses archives au quotidien c’est préserver leur intérêt historique, sauvegarder la mémoire collective, assurer la continuité et la transparence du service public.

Archiver, ce n'est pas se débarrasser de vieux dossiers devenus inutiles.

Archiver, c'est mettre dans un lieu contrôlé et sécurisé des dossiers qui présentent une valeur de preuve ou de mémoire susceptible de servir dans l’avenir.

La gestion des archives, ça s’apprend !

Pour réussir son archivage, il faut s'en préoccuper dès la création d’un dossier et pas uniquement à la clôture d’une affaire ou lorsque les armoires sont pleines et que le local d’archives est saturé.

Pour les services ne disposant pas d’un archiviste, les Archives départementales proposent des formations. L’objectif ? Apprendre à gérer ses documents depuis l’ouverture d’un dossier jusqu’à son archivage :

    •    ouvrir, instruire et clore un dossier ;
    •    identifier, classer, éliminer des documents ;
    •    utiliser un plan de classement (bureaux, locaux d’archives) ;
    •    connaître le cadre réglementaire : combien de temps conserver ses dossiers ? quelles sont les obligations des agents ? Comment distinguer les documents à conserver ou à détruire ?

A ce titre, il y a donc des obligations à respecter.

Qui est responsable de quoi ?

Tous les agents des services producteurs d’archives publiques sont responsables de la gestion et la conservation des archives qu’ils produisent depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur versement à un service public d’archives.

La conservation et la destruction d’archives publiques sont placées sous le contrôle scientifique et technique de l’État. Ce contrôle est exercé au niveau local par le directeur des Archives départementales (cf. code du patrimoine art. R. 212-14).

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent pas être détenues sans droit, ni sortir du territoire ou être détruites sans autorisation.

En tant que producteur d’archives publiques, je suis responsable de mes archives, en matière civile comme en matière pénale (cf. code du patrimoine art. L. 214-3 à 4) quel que soit mon poste et tout au long de ma carrière.

Mes contacts

Chef du service des relations avec les administrations : Nathalie REGAGNON

Contrôle des versements, gestion des dossiers réglementaires : Sophie BENECH

Mission Archives au Conseil Départemental :

 

Chargés de collecte et de classement des archives contemporaines

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