Les archives dites contemporaines sont les archives publiques constituées après le 10 juillet 1940 dans le ressort du département de la Haute-Garonne. Ces documents sont entrés par voie ordinaire, sous forme de versement, et trouvent leur place dans la série W du cadre de classement réglementaire des Archives départementales.

On trouve dans cette rubrique la description synthétique et/ou détaillée des archives :

- des services du Conseil général de la Haute-Garonne et des organismes associés ;

- des services déconcentrés de l’État et des juridictions ayant leur siège dans le département ;

- des établissements publics nationaux et interdépartementaux ayant leur siège dans le département et dont la compétence ne s’étend pas à l’ensemble du territoire français (à l’exception du Centre national d’études spatiales, centre de Toulouse) ;

- des antennes locales des établissements publics nationaux ;

- des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public (organismes de sécurité sociale par exemple).

On ne trouvera pas ci-après la description des archives contemporaines de l’état civil (voir série 4 E), des officiers publics et ministériels (voir série 3 E pour les notaires), ni des fonds particuliers d’établissements et organismes publics (voir série ETP pour la Banque de France et l’École nationale vétérinaire de Toulouse par exemple) ou des établissements hospitaliers (voir Archives hospitalières, série H dépôt).

Les fonds contemporains font ici l'objet d'une présentation méthodique, par grand domaine administratif puis par services versants. Pour chaque service versant, on peut soit trouver le répertoire numérique ou méthodique exhaustif du producteur correspondant, le fonds ayant fait l'objet d'un classement définitif ; soit on trouvera une liste des archives versées par les services, présentées dans leur ordre numérique d'entrée avec au minimum les éléments descriptifs suivants :

- le nom du service versant,

- le numéro de versement (ex : 7521 W),

- l’analyse sommaire du versement, présentée par groupes de dossiers. Chaque notice renvoit à un bordereau de versement, donnant une description à l'article : ces bordereaux sont généralement disponibles en salle de lecture ; seuls les bordereaux des versements contrôlés et normalisés sont disponibles en ligne.

- les dates extrêmes des documents du versement,

- le métrage linéaire effectivement conservé (souvent différent de celui de l’entrée si l'archiviste a opéré des tris),

- la date d’entrée aux Archives départementales,

- l’indication de l’état de classement : classé, classé provisoirement ou non classé,

- les conditions d’accès aux bordereaux de versement (s’ils sont communicables et disponibles en salle de lecture ou non) : attention, quand ils existent, les bordereaux de versement non anonymisés sont communicables uniquement sur dérogation quand ils correspondent à des dossiers dont les délais de communicabilité ne sont pas échus.

- l’indication du producteur des documents si celui diffère du service versant : il se peut en effet que les services versants aient assuré le versement d’administrations aujourd’hui disparues (exemple ARS/DRASS ; DDE/service des ponts et chaussées, etc.) ; en ce cas, des renvois sont faits.

L’on insiste sur le caractère encore provisoire du présent état, qui constitue une première clé d’accès aux archives contemporaines, en attente de classement et d’inventaire définitif. Le chercheur est invité à la plus grande indulgence à l’égard des versements non contrôlés et non encore inventoriés : bien des découvertes peuvent encore être faites et révéler l’inexactitude de certaines des présentes notices.

En principe, et conformément à la circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998 relative au classement et à la cotation des archives dans les services d’archives départementales, les archives publiques contemporaines sont celles produites après le 10 juillet 1940.

Or, les administrations ont conservé, parfois pendant des délais très longs des documents bien antérieurs à ces dates (par exemple, dans les versements des tribunaux, on trouvera des documents datant de la période révolutionnaire), soit par oubli soit parce qu’elles ont eu besoin des dossiers pour assurer la continuité de leurs actions administratives. On trouvera donc des archives antérieures à 1940 dans la série W.

Dans le même esprit, l’on trouve des archives contemporaines dans les séries modernes continues (M continu, O continu, P continu, etc.), en attente de classement. L’alimentation systématique des séries modernes continues s’est achevée en 1954, au profit du classement continu des versements dans l’ordre chronologique de ces derniers (1).

Concernant la série M continu (Fonds de la Préfecture), Paul Bayard, rédacteur principal de la Préfecture affecté aux Archives départementales à partir de 1934, a établi plusieurs instruments de recherches qu’il convient de consulter en complément de l’état des versements : un fichier méthodique pour les archives de la préfecture régionale de 1941 à 1944 (fonds en cours de classement) ; un fichier méthodique pour les documents de la période 1940-1954.

En 2015, la reprise de l’alimentation des séries modernes continues a été décidée pour y accueillir seulement :

- les versements composés en totalité d’archives de la période 1800-1940 (une bonne part de la future série S, notamment, est encore conservée dans les administrations) ;

- les pièces et liasses, trouvées au cours des opérations de classement dans des sous-séries modernes en cours de reclassement, et qui n'entrent pas dans le reclassement de la sous-série concernée (ex : pièces relatives aux affaires scolaires trouvées en 2 O et qui doivent rejoindre la série T).

(1) Voir Historique de la série M par Pierre Gérard et Pierre Vayssières (s.d.), conservé dans les archives du service.

On trouvera la liste exhaustive des producteurs d'archives publiques contemporaines dans l’état des versements papier, disponible en salle de lecture, ainsi que dans l’état général des fonds publié sur le présent site Internet des Archives départementales.

Parmi les plus importants pourvoyeurs de versements aux Archives départementales, on peut citer la Préfecture, les tribunaux, le Conseil général de la Haute-Garonne, la direction départementale de l’Équipement (DDE) ou encore le Rectorat de l’Académie de Toulouse.

En regard des versements émanant des services déconcentrés de l’État, mais aussi des juridictions et du Conseil général, les Archives de la Haute-Garonne conservent peu d’archives d’établissements publics, d’organismes consulaires ou d’organismes privés chargés de mission de service public (ex : organismes de sécurité sociale). Plusieurs raisons à cela : le travail de prospection et de sensibilisation de ces entités par les Archives départementales n’a pu être programmé du fait de la saturation régulière de leurs magasins depuis la fin des années 1970 ; certaines entités bénéficient d’une autonomie en matière de gestion de leurs archives (exemple : Chambre de commerce et d’industrie de Toulouse) ; plus fréquemment, certaines entités n’ont pas dégagé de moyens pour assurer le tri et le classement de leurs archives historiques.

Des présentations détaillées de l’histoire, de l’organisation et des missions de ces différents producteurs sont progressivement établies et publiées par les Archives départementales de la Haute-Garonne, conformément à la norme internationale de description des producteurs, ISAAR (CPF).

Conformément à l’article L212-4 du code du Patrimoine, les producteurs d’archives publiques sont tenus de les verser auprès d’un service public d’archives à l'issue de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3.

La bonne conservation des documents depuis leur production jusqu’à la remise aux Archives départementales relève de la responsabilité des producteurs, qui sont placés sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales. Ces dernières, d’une part, contrôlent la façon dont ces services gèrent leurs archives (visites et inspections sur site) et, d’autre part, évaluent et sélectionnent, en concertation avec les services producteurs, les archives qui seront utiles, à l’expiration de leur durée d’utilité administrative, à la justification des droits des personnes et à la documentation historique de la recherche. Les archivistes s’appuient pour ce faire sur le Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques (2014) ainsi que sur les notes et instructions des Archives de France.

A noter qu’au gré des réformes administratives, et plus généralement du bon vouloir des producteurs ou de la méconnaissance de ces règles d’archivage, il peut parfois y avoir des lacunes dans les fonds d’archives contemporaines. La saturation chronique des bâtiments des Archives départementales de la Haute-Garonne depuis la fin des années 1970 explique aussi que certains fonds sont encore conservés dans les administrations et sont en attente de versement faute de place (en 2016, il a été estimé qu’environ 10 kilomètres linéaires étaient en attente de versement, majoritairement dans les domaines de l’enseignement supérieur, de la recherche et de la santé publique).

Versement

Jusqu'au début des années 2000, les Archives départementales ont pris en charge des archives dites « intermédiaires » pour le compte du Conseil général et des services de l'État (la Préfecture essentiellement). Concrètement, cela signifie qu’elles ont pris en charge des documents pour lesquels les délais légaux de conservation n’étaient pas échus et qu’on pouvait éliminer en grande partie à l’issue de ces délais.

La gestion qui en a résulté a été lourde mais méthodique : les archivistes devaient chaque année procéder à l’élimination de ce qui pouvait l’être. Les documents à éliminer au terme de leur durée d’utilité administrative étaient en fait, dès leur entrée, repérés, extraits de leur versement d'origine, et recotés en El, selon le type EL 1940/10 (W El à partir des années 1980) (1) . Le répertoire papier des éliminables, classé par année d’élimination des documents, a été alimenté jusqu’en 1986 ; un fichier informatique GELIMI lui a succédé, qui a cessé d’être alimenté au début des années 1990, quand les Archives départementales ont cessé de prendre en charge les archives intermédiaires des services de l’État.

Les rapports annuels des Archives de la Haute-Garonne montrent que les archivistes se sont efforcés, notamment à partir de la fin des années 1970 - qui coïncide avec une période d’explosion de la production documentaire administrative - de responsabiliser les services en les aidant à organiser leur « préarchivage » : classement des documents, tris et éliminations contrôlées de ce qui pouvait l’être. Néanmoins, au gré des opportunités de collecte (auprès des services dits « extérieurs ») ou par volonté politique (Préfecture), la prise en charge d’archives intermédiaires sur le site principal des Archives départementales n’a cessé progressivement qu’à partir de la mise en œuvre des lois de décentralisation de 1983, sauf pour les services du Conseil général.

Cette pratique vient expliquer en partie l’existence de versements aujourd’hui entièrement éliminés ou « à trous ». Seuls les documents encore conservés aux Archives départementales sont décrits dans le présent état des versements.

Aujourd’hui, les Archives départementales ne collectent dans leurs bâtiments de conservation que des archives historiques.

(1) À son arrivée en tant que directeur des Archives départementales en 1926, Benjamin Faucher propose un plan de gestion des versements visant à répartir les articles entrants en deux catégories : les articles à conserver définitivement sont classés dans une série Z provisoire, pourvue d’un répertoire et d’un fichier ; ceux à éliminer sont cotés suivant un système à trois éléments, par année d’élimination, suivant le type 1930 ELIM 25. L’alimentation de la série Z est abandonnée dès 1931 par René Gandilhon, archiviste-adjoint, au profit de l’alimentation des séries modernes continues ; toutefois le système de création de cotes éliminables perdure selon le type EL 1940/10 puis W EL 1981/10 (in Historique de la série M (s.d.), par Pierre Gérard et Pierre Vayssières), jusque dans les années 1980.

Le plan Blaquière (1954)

Bien avant l’instauration de la série W en 1980, Henri Blaquière, directeur des Archives départementales entre 1952 et 1973, met en place le classement continu des versements, dans l’ordre chronologique d’entrée de ces derniers. Il s’appuie, pour leur cotation, sur le numéro général d’entrée (1), suivies d’un slash (exemple : 2152 / 1). Près de 2150 versements ont été pris en charge et rangés en continu à partir de 1954 (cf. chrono des bordereaux de versement). Le dernier numéro d’entrée attribué à un versement suivant ce système, le 28 décembre 1979, est le numéro 3829.

En attendant la réalisation d’inventaires définitifs, Henri Blaquière conçoit un cadre de classement méthodique (2) – fortement inspiré du cadre de classement de 1841 – mentionnant sous diverses rubriques les attributions des services versants et les catégories de documents qui en découlent. L’objectif est de pouvoir maîtriser au mieux les volumes collectés et de pouvoir y faire des recherches.

Chaque rubrique du cadre de classement s’est vue assignée un nombre compris entre 00 et 50. Jusqu’en 1987, au moins, les archivistes ont assigné, aux versements, des numéros de chapitre et de sous-chapitre sous lesquels les classer intellectuellement (ex : 15.12 = Aménagement foncier et hydraulique), ainsi qu’un terme d’indexation matière générale ; les chiffres-codes et vedettes-matières figurent ainsi sur l’exemplaire du bordereau de versement révisé (3).

Les archivistes ont conçu, puis alimenté pendant plus de 30 ans, deux séries d’instruments de recherche méthodiques respectant scrupuleusement ce cadre de classement :

- un inventaire méthodique décrivant les articles des versements entrés entre 1954 et le milieu des années 1980 (classeurs rouges) ;

- le même inventaire méthodique agrémenté parfois d’articles figurant dans les séries modernes (ex : série P), témoignant surtout des tentatives infructueuses (voir infra), dans les années 1980, de regrouper tous les versements entrés entre 1954 et 1979 entre les sous-séries 1 à 1000 W (classeurs bleus).

L’instauration de la série W en 1980

La circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979 prescrit, pour les archives contemporaines, l’abandon du cadre de classement méthodique en vigueur pour les archives postérieures à 1800 et l’adoption d’un système de rangement et de cotation en continu. En conséquence, les séries K et M à Z (hors W) sont définitivement closes à la date du 10 juillet 1940. Pour tous les autres documents postérieurs au 10 juillet 1940, la cote ne sera plus qu’un signe dépourvu de toute signification méthodique. La circulaire AD 79-6 substitue ainsi le versement au fonds d’archives comme unité de traitement, ce que les Archives départementales de la Haute-Garonne avaient largement anticipé. Accompagnés de bordereaux descriptifs servant d'instruments de recherche, les versements sont classés règlementairement en continu, par ordre d'arrivée, dans la série ouverte W.

Sachant que le rangement en continu était déjà mis en œuvre dans plusieurs départements, cette circulaire a prescrit la re-cotation des versements antérieurs à 1980 entre les sous-séries 1 à 1000 W ; aussi a-t-on démarré la cotation des versements entrés à compter de janvier 1980 à 1001 W aux Archives de la Haute-Garonne. La tâche étant complexe et chronophage, Bernadette Suau, directrice des Archives départementales, a décidé en 1994 de simplement accoler au numéro d’entrée d’avant 1980 un W (ex : le versement 2152 / devient donc le 2152 W) et de faire démarrer à 5001 W (4) les versements entrés à compter de 1980.

Autre subtilité concernant le classement et la cotation des archives de la série W en Haute-Garonne, les versements dits « proformas » : il s'agit de versements comportant des documents de toute origine, a priori éliminables mais pour lesquels les archivistes ont finalement pris la décision soit de les conserver définitivement, soit de prolonger les durées de conservation. Les documents ont été extraits de leur versement d'origine et recotés sous un nouveau numéro de versement. Des articles de différentes origines pouvant figurer au sein d'un même versement « proforma », il n'a pas été possible de tous les repérer dans le présent état des versements. 143,5 ml sont dûment identifiés et font l'objet d'une description provisoire (essentiellement : cabinet du préfet, préfecture, sous-préfecture de Muret, services de l’Agriculture, des eaux et forêts). Plus de 200 m.l. restent encore à identifier et à décrire.

La tenue des collections réglementaires de bordereaux de versements et la réalisation d’un état des versements (1980 à nos jours)

Les Archives de la Haute-Garonne ont assuré, depuis 1980, la constitution et la mise à jour d’une collection chronologique de bordereaux de versements originaux, sur lesquels ont été systématiquement apposées les mentions relatives à l’élimination, à la re-cotation ou à la restitution (plus rare) des articles. C'est ce chrono qui est disponible en salle de lecture.

Une collection de bordereaux de versement par service versant a également été constituée dès 1980, mais rassemblée en un lieu unique seulement au début des années 2000, à l’occasion de la prise de fonction de Jean Le Pottier, directeur des Archives départementales entre 2003 et 2014. Cette série était alors lacunaire ; la réalisation d’un état des versements, à partir de 2016, a permis sa mise à jour complète.

Les versements dépourvus de bordereaux définitifs à l’entrée ont systématiquement été signalés, dans les deux collections, par une fiche descriptive. Les bordereaux de versement provisoires, quant à eux, sont rangés sur le réseau informatique des Archives départementales, en attendant d’être contrôlés, normalisés puis intégrés dans le système d’information archivistique.

L’état des versements (voir Introduction en pièce jointe), réalisé à partir de 2016, est un état méthodique présenté par grandes fonctions de l’administration locale et par services versants, qui permet d’accéder plus logiquement aux bordereaux des versements. Il constitue une clé d'accès essentielle aux archives contemporaines et a été repris en ligne. La circulaire AD 95-3 du 19 janvier 1995 du ministère de la Culture, relative à la mise à disposition des bordereaux de versement dans la salle de lecture des services d'archives, rappelle la nécessité de donner la plus large publicité aux bordereaux de versement.

Certains versements ont été reclassés postérieurement à leur entrée aux Archives départementales. Le chercheur ne s'étonnera pas d’avoir à sa disposition, en ligne, seulement, soit des bordereaux de versement contrôlés et normalisés, soit des répertoires numériques ou méthodiques pour les versements reclassés.

(1) Les entrées d’archives contemporaines sont consignées dans un registre unique d’entrée, qui regroupait aussi les entrées des archives communales, des notaires, des fonds privés, etc.

(2) Le cadre de classement dit « Blaquière » ainsi que les séries de bordereaux de versement rangées suivant ce système sont conservés dans les archives du service.

(3) Voir la collection chronologique de bordereaux de versements révisés (classeurs verts sur tourniquet métallique, dans les archives du service), à distinguer du chrono officiellement instauré en 1980.

(4) Le choix de ne pas démarrer à 4001 W a été fait afin de se laisser une marge d’erreur confortable dans la cotation. Ceci explique pourquoi il n’existe pas de versements numérotés entre 4000 et 5000 W aux Archives départementales de la Haute-Garonne.

La communication des documents d'archives est régie par les articles L213-1 et L213-2 du code du Patrimoine. Les articles L231-3 et L213-4 du code du Patrimoine précisent les modalités d'accès aux documents d'archives avant l'expiration des délais légaux.

Les conditions de communication n’ont pas été explicitement décrites dans l’analyse de chaque versement ; elles sont toutefois disponibles sur demande puisqu’intégrées dans la base informatique de gestion des archives.

Pour les versements contrôlés et inventoriés, les conditions de communication peuvent varier d’un article à l’autre. Pour les versements non contrôlés et en attente d’inventaire définitif, une certaine prudence s’impose : l’archiviste examinera les demandes des chercheurs au cas par cas.

Á noter enfin que les archives contemporaines cotées en série W sont dispersées sur plusieurs sites : leur communication peut donc nécessiter un délai d’attente supplémentaire.

Se reporter aux réglements en vigueur.