On trouve en série W les archives provenant de la Préfecture et des sous-préfectures, des services déconcentrés de l’État (niveaux départemental et régional), des juridictions, des établissements publics, du Conseil général et des organismes associés, des organismes consulaires et des organismes privés chargés de mission de service public, ayant ou ayant eu leur siège dans le département de la Haute-Garonne.

Les services déconcentrés de l’Etat sont chargés, dans une circonscription territoriale délimitée (département ou région), de mettre en œuvre les politiques publiques décidées au niveau national, d’appliquer ou de faire appliquer une réglementation ou de délivrer des prestations aux usagers. Ils sont placés sous l’autorité des préfets qui représentent localement le gouvernement.

Le Conseil général de la Haute-Garonne est une collectivité de plein exercice à partir des lois de décentralisation, en 1983. On peut trouver des documents provenant de certains de ces services, avant cette date, dans ce fonds mais aussi dans les archives de la Préfecture.

Parmi les plus importants pourvoyeurs de versements aux Archives départementales, on peut citer la Préfecture, les tribunaux, le Conseil général, la direction départementale de l’Équipement (DDE) ou encore le Rectorat de l’Académie de Toulouse.

En regard des versements émanant des services déconcentrés de l’État, mais aussi des juridictions ou du Conseil général, les Archives de la Haute-Garonne conservent peu d’archives d’établissements publics (notamment d'enseignement supérieur), d’organismes consulaires ou d’organismes privés chargés de mission de service public (ex : organismes de sécurité sociale). Plusieurs raisons à cela : le travail de prospection et de sensibilisation de ces entités par les Archives départementales n’a pu être programmé du fait de la saturation régulière de leurs magasins depuis la fin des années 1970 ; certaines entités ont bénéficié d’une autonomie en matière de gestion de leurs archives (exemple : Chambre de commerce et d’industrie de Toulouse) ; plus fréquemment, certaines entités n’ont pas dégagé de moyens pour assurer le tri et le classement de leurs archives historiques. La fermeture définitive du site de Compans Caffarelli (cité administrative) en 2025 et le déménagement des services dans une nouvelle cité administratives, sise à Jolimont, ont été l'occasion de résorber une partie des arriérés d'archivage dans les services déconcentrés de l'État, notamment les DREAL, DRAAF ou DDT (plus de 2 km.l. ont été pris en charge pour la seule année 2024).

Des présentations détaillées de l’histoire, de l’organisation et des missions de ces différents producteurs sont progressivement établies et publiées par les Archives départementales de la Haute-Garonne, conformément à la norme internationale de description des producteurs.

Conformément à l’article L212-4 du code du Patrimoine, les producteurs d’archives publiques sont tenus de les verser auprès d’un service public d’archives à l'issue de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3.

La bonne conservation des documents depuis leur production jusqu’à la remise aux Archives départementales relève de la responsabilité des producteurs, qui sont placés sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales. Ces dernières, d’une part, contrôlent la façon dont ces services gèrent leurs archives (visites et inspections sur site) et, d’autre part, évaluent et sélectionnent, en concertation avec les services producteurs, les archives qui seront utiles, à l’expiration de leur durée d’utilité administrative, à la justification des droits des personnes et à la documentation historique de la recherche. Les archivistes s’appuient pour ce faire sur le Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques (2014) ainsi que sur les notes et instructions des Archives de France.

A noter qu’au gré des réformes administratives, et plus généralement du bon vouloir des producteurs ou de la méconnaissance de ces règles d’archivage, il peut parfois y avoir des lacunes dans les fonds d’archives contemporaines. La saturation chronique des bâtiments des Archives départementales depuis la fin des années 1970 explique aussi que certains fonds sont encore conservés dans les administrations et sont en attente de versement faute de place : en 2016, il a été estimé qu’environ 10 kilomètres linéaires étaient en attente de versement, majoritairement dans les domaines de l’enseignement supérieur, de la recherche et de la santé publique. La fermeture de l'ancienne cité administrative sise à Compans Caffarelli en 2025 a été l'occasion d'assurer le versement d'une partie des arriérés d'archivage, notamment dans les domaines de l'agriculture et de l'environnement.

Versement

On trouvera dans l'état des fonds contemporaines la description des entrées relatives aux archives :

- des services du Conseil général et des organismes associés (centre de gestion, service départemental d'incendie et de secours, etc.) ;

- des services déconcentrés de l’État et des juridictions ayant leur siège dans le département ;

- des établissements publics nationaux et interdépartementaux ayant leur siège dans le département et dont la compétence ne s’étend pas à l’ensemble du territoire français (à l’exception du Centre national d’études spatiales, centre de Toulouse) ;

- des antennes locales des établissements publics nationaux ;

- des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public (organismes de sécurité sociale par exemple).

On n’y trouvera pas la description des archives contemporaines de l’état civil (Voir rubrique État civil), des officiers publics et ministériels (Voir rubrique Notaires), ni des fonds particuliers d’établissements et organismes publics (Voir Établissements publics, série ETP, pour la Banque de France et l’École nationale vétérinaire de Toulouse) ou des établissements hospitaliers (Voir rubrique Archives hospitalières, série H dépôt).

Pour chaque versement, l’on trouvera au minimum les éléments descriptifs suivants :

• le nom du service versant,

• le numéro de versement (ex : 7521 W),

• l’analyse sommaire du versement, présentée par groupes de dossiers.

• les dates extrêmes des documents du versement,

• le métrage linéaire effectivement conservé (différent de celui de l’entrée),

• la date d’entrée aux Archives départementales,

• l’indication de l’état de classement : classé, classé provisoirement ou non classé,

• les conditions d’accès aux bordereaux de versement (s’ils sont communicables ou non).

• l’indication du producteur des documents si celui-ci diffère du service versant : il se peut en effet que les services versants aient assuré le versement d’administrations aujourd’hui disparues (exemple ARS/DRASS ; DDE/service des ponts et chaussées, etc.) ; en ce cas, des renvois sont précisés.

L’on insiste sur le caractère encore provisoire du présent état des fonds, qui constitue une première clé d’accès aux archives contemporaines, en attente de classement et d’inventaire pour une grande partie. Le chercheur est invité à la plus grande indulgence à l’égard des versements non contrôlés et inventoriés : bien des découvertes peuvent encore être faites et révéler l’inexactitude des présentes notices.

Jusqu'au début des années 2000, les Archives départementales ont pris en charge des archives dites « intermédiaires » pour le compte des services de l'État (la Préfecture essentiellement). Concrètement, cela signifie qu’elles ont pris en charge des documents pour lesquels les délais légaux de conservation n’étaient pas échus et qu’on pouvait éliminer en grande partie à l’issue de ces délais.

La gestion qui en a résulté a été lourde mais méthodique : les archivistes devaient chaque année procéder à l’élimination de ce qui pouvait l’être. Les documents à éliminer au terme de leur durée d’utilité administrative étaient en fait, dès leur entrée, repérés, extraits de leur versement d'origine, et recotés en El, selon le type EL 1940/10 (W El à partir des années 1980).

Les rapports annuels des Archives de la Haute-Garonne montrent que les archivistes se sont efforcés, notamment à partir de la fin des années 1970 - qui coïncide avec une période d’explosion de la production documentaire administrative - de responsabiliser les services en les aidant à organiser leur « préarchivage » : classement des documents, tris et éliminations contrôlées de ce qui pouvait l’être. Néanmoins, au gré des opportunités de collecte (auprès des services dits « extérieurs ») ou par volonté politique (Préfecture), la prise en charge d’archives intermédiaires sur le site principal des Archives départementales n’a cessé progressivement qu’à partir de la mise en œuvre des lois de décentralisation de 1983.

Cette pratique vient expliquer en partie l’existence de versements aujourd’hui entièrement éliminés ou « à trous ». Seuls les documents encore conservés aux Archives départementales sont décrits ici.

Aujourd’hui, les Archives départementales ne collectent pour le compte de l’État que des archives historiques.

Le plan Blaquière (1954)

Bien avant l’instauration de la série W en 1980, Henri Blaquière, directeur des Archives départementales entre 1952 et 1973, met en place le classement continu des versements, dans l’ordre chronologique d’entrée de ces derniers. Il s’appuie, pour leur cotation, sur le numéro général d’entrée [Note 2], suivies d’un slash (exemple : 2152 / 1). Près de 2150 versements ont été pris en charge et rangés en continu à partir de 1954 (cf. chrono des bordereaux de versement). Le dernier numéro d’entrée attribué à un versement suivant ce système, le 28 décembre 1979, est le numéro 3829.

En attendant la réalisation d’inventaires définitifs, Henri Blaquière conçoit un cadre de classement méthodique [Note 3] – fortement inspiré du cadre de classement de 1841 – mentionnant sous diverses rubriques les attributions des services versants et les catégories de documents qui en découlent. L’objectif est de pouvoir maîtriser au mieux les volumes collectés et de pouvoir y faire des recherches.

Chaque rubrique du cadre de classement s’est vue assignée un nombre compris entre 00 et 50. Jusqu’en 1987, au moins, les archivistes ont assigné, aux versements, des numéros de chapitre et de sous-chapitre sous lesquels les classer intellectuellement (ex : 15.12 = Aménagement foncier et hydraulique), ainsi qu’un terme d’indexation matière générale ; les chiffres-codes et vedettes-matières figurent ainsi sur l’exemplaire du bordereau de versement révisé [Note 4].

Les archivistes ont conçu, puis alimenté pendant plus de 30 ans, deux séries d’instruments de recherche méthodiques respectant scrupuleusement ce cadre de classement :

- un inventaire méthodique décrivant les articles des versements entrés entre 1954 et le milieu des années 1980 (classeurs rouges) ;

- le même inventaire méthodique agrémenté parfois d’articles figurant dans les séries modernes (ex : série P), témoignant surtout des tentatives infructueuses (voir infra), dans les années 1980, de regrouper tous les versements entrés entre 1954 et 1979 entre les sous-séries 1 à 1000 W (classeurs bleus).

L’instauration de la série W en 1980

La circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979 prescrit, pour les archives contemporaines, l’abandon du cadre de classement méthodique en vigueur pour les archives postérieures à 1800 et l’adoption d’un système de rangement et de cotation en continu. En conséquence, les séries K et M à Z (hors W) sont définitivement closes à la date du 10 juillet 1940. Pour tous les autres documents postérieurs au 10 juillet 1940, la cote ne sera plus qu’un signe dépourvu de toute signification méthodique. La circulaire AD 79-6 substitue ainsi le versement au fonds d’archives comme unité de traitement, ce que les Archives départementales de la Haute-Garonne avaient largement anticipé. Accompagnés de bordereaux descriptifs servant d'instruments de recherche, les versements sont classés règlementairement en continu, par ordre d'arrivée, dans la série ouverte W.

Sachant que le rangement en continu était déjà mis en œuvre dans plusieurs départements, cette circulaire a prescrit la re-cotation des versements antérieurs à 1980 entre les sous-séries 1 à 1000 W ; aussi a-t-on démarré la cotation des versements entrés à compter de janvier 1980 à 1001 W aux Archives de la Haute-Garonne. La tâche étant complexe et chronophage, Bernadette Suau, directrice des Archives départementales, a décidé en 1994 de simplement accoler au numéro d’entrée d’avant 1980 un W (ex : le versement 2152 / devient donc le 2152 W) et de faire démarrer à 5001 W [Note 5] les versements entrés à compter de 1980.

Autre subtilité concernant le classement et la cotation des archives de la série W en Haute-Garonne, les versements dits « proformas » : il s'agit de versements comportant des documents de toute origine, a priori éliminables mais pour lesquels les archivistes ont finalement pris la décision soit de les conserver définitivement, soit de prolonger les durées de conservation. Les documents ont été extraits de leur versement d'origine et recotés sous un nouveau numéro de versement. Des articles de différentes origines pouvant figurer au sein d'un même versement « proforma », il n'a pas été possible de tous les repérer dans le présent état des versements. 143,5 ml sont dûment identifiés et font l'objet d'une description provisoire (essentiellement : cabinet du préfet, préfecture, sous-préfecture de Muret, services de l’Agriculture, des eaux et forêts). Plus de 200 m.l. restent encore à identifier et à décrire.

La tenue des collections réglementaires de bordereaux de versements et la réalisation d’un état des versements (1980 à nos jours)

Les Archives de la Haute-Garonne ont assuré, depuis 1980, la constitution et la mise à jour d’une collection chronologique de bordereaux de versements originaux, sur lesquels ont été systématiquement apposées les mentions relatives à l’élimination, à la re-cotation ou à la restitution (plus rare) des articles.

Une collection de bordereaux de versement par service versant a également été constituée dès 1980, mais rassemblée en un lieu unique seulement au début des années 2000, à l’occasion de la prise de fonction de Jean Le Pottier, directeur des Archives départementales entre 2003 et 2014. Cette série était alors lacunaire ; la réalisation d’un état des versements, à partir de 2016, a permis sa mise à jour complète.

La circulaire AD 95-3 du 19 janvier 1995 du ministère de la Culture, relative à la mise à disposition des bordereaux de versement dans la salle de lecture des services d'archives, rappelle la nécessité de donner la plus large publicité aux bordereaux de versement. Ces derniers ont donc progressivement été intégrés à la base de données dès lors qu'ils sont communicables. Cela étant, il faut signaler qu'il en manque : les versements dépourvus de bordereaux définitifs à l’entrée ont systématiquement été signalés ; les bordereaux de versement provisoires sont rangés sur le réseau informatique des Archives départementales, en attendant d’être intégrés dans le système d’information archivistique.

L’état des versements, réalisé à partir de 2016, est un état méthodique présenté par grandes fonctions de l’administration locale et par services versants, qui permet d’accéder plus logiquement aux bordereaux des versements. Il a constitué la première clé d'accès aux archives contemporaines. A partir de 2025, les Archives départementales de la Haute-Garonne ont entrepris de dresser un état des fonds contemporains par grande fonction administrative puis par producteur : il est prévu à terme de lier à chaque producteur, soit une collection de bordereaux de versement classiques, soit des répertoires numériques ou méthodiques pour les fonds reclassés.

La communication des documents d'archives est régie par les articles L213-1 et L213-2 du code du Patrimoine. Les articles L231-3 et L213-4 du code du Patrimoine précisent les modalités d'accès aux documents d'archives avant l'expiration des délais légaux.

Les conditions de communication n’ont pas été explicitement décrites dans l’analyse de chaque versement ; elles sont toutefois disponibles sur demande puisqu’intégrées dans la base informatique de gestion des archives.

Pour les versements contrôlés et inventoriés, les conditions de communication peuvent varier d’un article à l’autre. Pour les versements non contrôlés et en attente d’inventaire définitif, une certaine prudence s’impose : l’archiviste examinera les demandes des chercheurs au cas par cas.

Á noter enfin que les archives contemporaines cotées en série W sont dispersées sur plusieurs sites ; le lieu exact de conservation est précisé dans la base de données, pour chaque versement : leur communication peut donc nécessiter un délai d’attente supplémentaire.

Se reporter aux règlements en vigueur

(1) Tris et éliminations : À son arrivée en tant que directeur des Archives départementales en 1926, Benjamin Faucher propose un plan de gestion des versements visant à répartir les articles entrants en deux catégories : les articles à conserver définitivement sont classés dans une série Z provisoire, pourvue d’un répertoire et d’un fichier ; ceux à éliminer sont cotés suivant un système à trois éléments, par année d’élimination, suivant le type 1930 ELIM 25. L’alimentation de la série Z est abandonnée dès 1931 par René Gandilhon, archiviste-adjoint, au profit de l’alimentation des séries modernes continues ; toutefois le système de création de cotes éliminables perdure selon le type EL 1940/10 puis W EL 1981/10 (in Historique de la série M (s.d.), par Pierre Gérard et Pierre Vayssières), jusque dans les années 1980.

(2) Mode de classement : Les entrées d’archives contemporaines sont consignées dans un registre unique d’entrée, qui regroupait aussi les entrées des archives communales, des notaires, des fonds privés, etc.

(3) Mode de classement : Le cadre de classement dit « Blaquière » ainsi que les séries de bordereaux de versement rangées suivant ce système sont conservés dans les archives du service.

(4) Mode de classement : Voir la collection chronologique de bordereaux de versements révisés (classeurs verts sur tourniquet métallique, dans les archives du service), à distinguer du chrono officiellement instauré en 1980.

(5) Mode de classement : Le choix de ne pas démarrer à 4001 W a été fait afin de se laisser une marge d’erreur confortable dans la cotation, mais cela n'a finalement pas été utilisé. Ceci explique pourquoi il n’existe pas de versements numérotés entre 4000 et 5000 W aux Archives départementales de la Haute-Garonne.

(6) Autres données descriptives : Voir Historique de la série M par Pierre Gérard et Pierre Vayssières (s.d.), conservé dans les archives du service.

L’état des versements d’archives publiques postérieures au 10 juillet 1940 est disponible sous forme papier en salle de lecture des Archives départementales de la Haute-Garonne, ainsi que sur leur site Internet. Il a été réalisé par les archivistes du service des relations avec les administrations et publié à partir de 2018, sous la direction de Nathalie REGAGNON (Conservatrice du patrimoine) et d’Anne GOULET (directrice des Archives départementales de la Haute-Garonne). Il est mis à jour sur le site Internet une fois par an.

L'état des fonds contemporaines postérieurs au 10 juillet 1940 est disponible en ligne, sur le site internet des Archives départementales de la Haute-Garonne. Il a été réalisé par Fabienne PERIS-RAIMBAULT (archiviste), Méryl ARROUY (archiviste), Maxime DAVID (assistant-archiviste), avec l'aide des archivistes du service des relations avec les administrations et des collectivités, à partir de 2025, sous la direction de Nathalie REGAGNON (Conservatrice en chef du patrimoine) et d'Anne GOULET (Conservatrice générale du patrimoine et directrice des Archives départementales de la Haute-Garonne).

Les bordereaux de versement, quand ils sont communicables, sont disponibles sur demande en salle de lecture. Leur mise en ligne est progressivement assurée depuis 2018.