La série R comprend un échantillon des dossiers médicaux des patients décédés (1949-2008) et des patients sortis définitivement de l’établissement (1949-1998). On trouve également les dossiers des patients suivis en post-cure, ceux suivis en dispensaire et ceux visités à domicile. L’ensemble des dossiers est classé par ordre chronologique de prise en charge puis par ordre alphabétique des noms de patients. Enfin, une série de dossiers concernent les enfants de moins de neuf ans et moins de douze ans ayant fréquentés les centres medico-psychologiques du département.

Les archives médicales sont l’ensemble des documents produits ou reçus par des établissements médicaux renfermant les informations médicales relevant d’actes de soins ou réalisés à des fins de recherche (résultats d'examen, comptes-rendus de consultation, d'intervention, d'exploration ou d'hospitalisation, protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en œuvre, feuilles de surveillance, correspondance entre professionnels de santé). Ces dossiers peuvent parfois contenir des informations d'ordre judiciaire ou encore de la correspondance familiale, des témoignages, des dessins et des coupures de presse.

Le premier versement des archives médicales est arrivé aux Archives départementales en juillet 2012 puis octobre 2012 comprenant 70 ml de dossiers médicaux, registres et mains courantes. D’autres versements ultérieurs (en 2016 et 2018) sont venus complétés les fonds conservés aux Archives Départementales.

Les archives administratives sont, à ce jour, conservés sur le site de Braqueville

Versement

Pas d'élimination

Les archives hospitalières bénéficient d'un plan de classement définis par l’arrêté du 11 mars 1968.

Les archives hospitalières sont des archives publiques, elles sont communicables de plein droit, elles sont ouvertes à la communication. Les délais de communicabilité sont des régimes dérogatoires du régime de communication de plein droit. S’applique aux archives administratives et aux archives médicales qui seront soumises à certaines règles.

Le patient à son dossier : chapitre 3 du Livre II du Code du Patrimoine et règlement des Archives de France du 30 septembre 2008, circulaire DHOS/E1/2009/271 et DAF/DPACI/RES/2009/024.

Communicable de plein droit, mais possibilité de délai de communication :

- 25 ans à compter du décès de l’intéressé pour la communication du dossier médical, si décès non connu, 120 à compter de la date de naissance ;

- 50 ans à compter du doc le plus récent dans le dossier pour les éléments qui pourrait porter atteinte à la vie privée, jugement de valeur personne identifiable, comportement qui peut porter préjudices à la personne. Si besoin de consulter, mesure de dérogation mise en place.

On renforce ce système là pour les archives médicales. Tout le monde a accès aux archives qui le concerne. On distingue le personnel de santé et les personnes extérieures au corps médical. Dans le cas du personnel médical, pour des raisons de soins, les dossiers sont communicables immédiatement, sous réserve du respect du secret médical mais aussi du respect de la vie privée. Le médecin traitant ne peut obtenir le dossier de son patient que si le patient a donné son accord. La transmission du dossier de patient à un organisme d’assurance, de mutuelle, de banque est totalement interdite.

Dans le cas où la personne demande un accès à son dossier, encadré par la loi 2002-403, le patient peut accéder à son dossier médical sans passer par l’intermédiaire d’un médecin et inscrit au Code de la santé publique. Mais il y a des restrictions : une hospitalisation contrainte = un tiers demande une hospitalisation, la consultation devra se faire en présence d’un médecin et si refus du médecin, l’établissement peut refuser la consultation ; majeur sous tutelle, il faut la présence du représentant légal ; mineur, présence du médecin est obligatoire ; ayants droit, ils n’ont pas le droit de consulter le dossier du défunt, mais dérogation : connaitre les causes du décès, défendre la mémoire du défunt, faire valoir ses droits.

La reproduction des documents est soumise à l’autorisation des Archives départementales de la Haute-Garonne. En cas de reproduction d’une ou plusieurs pièces de ce fonds, il conviendra de faire apparaître le nom du service dépositaire et la cote du ou des document(s).