Mission du Grand débat national : cahiers citoyens.

"Le présent versement comprend des cahiers citoyens originaux, qui ont été ouverts en Haute-Garonne en 2019, et, par ailleurs, des courriels des mairies indiquant à la Préfecture que leurs cahiers citoyens sont restés vierges.

Egalement appelés ""cahiers de doléances et de propositions"", ils ont été ouverts dans les communes de Haute-Garonne dans le cadre de la Mission du Grand débat national, dans le contexte de la crise et du mouvement des Gilets jaunes. Ce débat a été lancé à l'initiative du président de la République française sur quatre thèmes : la fiscalité et les dépenses publiques, l'organisation des services publics, la transition écologique, la démocratie et la citoyenneté. Les cahiers ont été mis à la disposition des citoyens entre le 15 janvier et le 20 février 2019, majoritairement en Mairie, mais aussi dans des institutions publiques (ex : chambre des métiers, Maisons départementales des solidarités, etc.), en complément de la tenue de débats locaux et numériques."

Les cahiers comportent de nombreuses données à caractère personnelle (adresses postales, adresses mails, numéros de téléphone…).

Le présent versement provient de la sous-préfète chargée de mission auprès du Préfet de la Haute-Garonne. Membre du corps préfectoral, elle assure l'animation de la politique de la ville au sein du département et coordonne l'action des différents services de l'Etat concernés.

"Ces cahiers ont été ouverts en Mairie et dans des institutions publiques, puis ont été centralisés par les Préfectures, qui en ont assuré la copie. Les copies ont été transmises à la BNF, et y ont rejoint les courriers papier et numériques, les contributions institutionnelles, les comptes rendus d'initiative locale adressés à la Mission du Grand débat national. Tous ont fait l'objet d'opérations de numérisation, d'océrisation voire, dans le cas des documents manuscrits, de transcriptions. Pour des raisons pratiques, ces opérations ont été réalisées à partir des documents au format papier, ce qui veut dire que tout document numérique (soit nativement soit parce qu'il s'agissait d'une copie numérique - cas des cahiers citoyens - ) a été rematérialisé avant traitement. Après réflexion, il a été décidé de conserver ces documents sous leurs deux formes, format papier et fichiers résultant de leur numérisation.

La mission du Grand Débat étant rattachée aux services du Premier Ministre, ces documents papier et les fichiers numériques qui découlent de leur numérisation ont été archivés aux Archives nationales. Ces dernières seront également destinataires des contributions réalisées sous forme numérique sur la plateforme dédiée au Grand débat.

En revanche et comme prévu dans la circulaire du 20 mars 2019 sur le sujet, les cahiers citoyens originaux sont versés aux Archives départementales. Cette disposition concerne également ceux qui ont été envoyés directement à la Mission du Grand débat qui seront retournés aux préfectures concernées pour versement aux services départementaux d'archives. Les différentes contributions émane théoriquement de mairies et institutions publiques en Haute-Garonne : les Archives départementales, en collaboration avec la Préfecture, ont lancé une campagne d'information auprès des collectivités locales et des administrations publiques en vue d'assurer la collecte de tous les originaux effectivement produits sur le territoire.

Le présent versement fait suite à deux évènements. D'une part, suite au versement et à l'état des lieux réalisés à l'été 2019, les Archives départementales ont signalé à la Préfecture qu'une trentaine de communes n'avaient pas renvoyé leurs cahiers ; cette dernière a relancé les communes et c'est pourquoi l'on trouve au sein de ce versement de nouveaux cahiers originaux et des mails expliquant que certains cahiers sont restés vierges et n'ont donc pas été renvoyés. D'autre part, les Archives départementales de la Meurthe-et-Moselle ont reçu par erreur six cahiers originaux (Bouloc, Cornebarrieu, Lilhac, merville, Montjoire et Pechbonnieu) et les ont restitués aux Archives départementales de la Haute-Garonne, en main propre, début 2020."

Versement

Aucune destruction n'a été opérée.

Bordereau de versement disponible et communicable. Se reporter à la législation en vigueur concernant la communicabilité des documents.

Se reporter au règlement en vigueur

Voir le 8255 W (versements de la Préfecture après 2016)