Le plan Blaquière (1954)
Bien avant l’instauration de la série W en 1980, Henri Blaquière, directeur des Archives départementales entre 1952 et 1973, met en place le classement continu des versements, dans l’ordre chronologique d’entrée de ces derniers. Il s’appuie, pour leur cotation, sur le numéro général d’entrée [Note 2], suivies d’un slash (exemple : 2152 / 1). Près de 2150 versements ont été pris en charge et rangés en continu à partir de 1954 (cf. chrono des bordereaux de versement). Le dernier numéro d’entrée attribué à un versement suivant ce système, le 28 décembre 1979, est le numéro 3829.
En attendant la réalisation d’inventaires définitifs, Henri Blaquière conçoit un cadre de classement méthodique [Note 3] – fortement inspiré du cadre de classement de 1841 – mentionnant sous diverses rubriques les attributions des services versants et les catégories de documents qui en découlent. L’objectif est de pouvoir maîtriser au mieux les volumes collectés et de pouvoir y faire des recherches.
Chaque rubrique du cadre de classement s’est vue assignée un nombre compris entre 00 et 50. Jusqu’en 1987, au moins, les archivistes ont assigné, aux versements, des numéros de chapitre et de sous-chapitre sous lesquels les classer intellectuellement (ex : 15.12 = Aménagement foncier et hydraulique), ainsi qu’un terme d’indexation matière générale ; les chiffres-codes et vedettes-matières figurent ainsi sur l’exemplaire du bordereau de versement révisé [Note 4].
Les archivistes ont conçu, puis alimenté pendant plus de 30 ans, deux séries d’instruments de recherche méthodiques respectant scrupuleusement ce cadre de classement :
- un inventaire méthodique décrivant les articles des versements entrés entre 1954 et le milieu des années 1980 (classeurs rouges) ;
- le même inventaire méthodique agrémenté parfois d’articles figurant dans les séries modernes (ex : série P), témoignant surtout des tentatives infructueuses (voir infra), dans les années 1980, de regrouper tous les versements entrés entre 1954 et 1979 entre les sous-séries 1 à 1000 W (classeurs bleus).
L’instauration de la série W en 1980
La circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979 prescrit, pour les archives contemporaines, l’abandon du cadre de classement méthodique en vigueur pour les archives postérieures à 1800 et l’adoption d’un système de rangement et de cotation en continu. En conséquence, les séries K et M à Z (hors W) sont définitivement closes à la date du 10 juillet 1940. Pour tous les autres documents postérieurs au 10 juillet 1940, la cote ne sera plus qu’un signe dépourvu de toute signification méthodique. La circulaire AD 79-6 substitue ainsi le versement au fonds d’archives comme unité de traitement, ce que les Archives départementales de la Haute-Garonne avaient largement anticipé. Accompagnés de bordereaux descriptifs servant d'instruments de recherche, les versements sont classés règlementairement en continu, par ordre d'arrivée, dans la série ouverte W.
Sachant que le rangement en continu était déjà mis en œuvre dans plusieurs départements, cette circulaire a prescrit la re-cotation des versements antérieurs à 1980 entre les sous-séries 1 à 1000 W ; aussi a-t-on démarré la cotation des versements entrés à compter de janvier 1980 à 1001 W aux Archives de la Haute-Garonne. La tâche étant complexe et chronophage, Bernadette Suau, directrice des Archives départementales, a décidé en 1994 de simplement accoler au numéro d’entrée d’avant 1980 un W (ex : le versement 2152 / devient donc le 2152 W) et de faire démarrer à 5001 W [Note 5] les versements entrés à compter de 1980.
Autre subtilité concernant le classement et la cotation des archives de la série W en Haute-Garonne, les versements dits « proformas » : il s'agit de versements comportant des documents de toute origine, a priori éliminables mais pour lesquels les archivistes ont finalement pris la décision soit de les conserver définitivement, soit de prolonger les durées de conservation. Les documents ont été extraits de leur versement d'origine et recotés sous un nouveau numéro de versement. Des articles de différentes origines pouvant figurer au sein d'un même versement « proforma », il n'a pas été possible de tous les repérer dans le présent état des versements. 143,5 ml sont dûment identifiés et font l'objet d'une description provisoire (essentiellement : cabinet du préfet, préfecture, sous-préfecture de Muret, services de l’Agriculture, des eaux et forêts). Plus de 200 m.l. restent encore à identifier et à décrire.
La tenue des collections réglementaires de bordereaux de versements et la réalisation d’un état des versements (1980 à nos jours)
Les Archives de la Haute-Garonne ont assuré, depuis 1980, la constitution et la mise à jour d’une collection chronologique de bordereaux de versements originaux, sur lesquels ont été systématiquement apposées les mentions relatives à l’élimination, à la re-cotation ou à la restitution (plus rare) des articles.
Une collection de bordereaux de versement par service versant a également été constituée dès 1980, mais rassemblée en un lieu unique seulement au début des années 2000, à l’occasion de la prise de fonction de Jean Le Pottier, directeur des Archives départementales entre 2003 et 2014. Cette série était alors lacunaire ; la réalisation d’un état des versements, à partir de 2016, a permis sa mise à jour complète.
La circulaire AD 95-3 du 19 janvier 1995 du ministère de la Culture, relative à la mise à disposition des bordereaux de versement dans la salle de lecture des services d'archives, rappelle la nécessité de donner la plus large publicité aux bordereaux de versement. Ces derniers ont donc progressivement été intégrés à la base de données dès lors qu'ils sont communicables. Cela étant, il faut signaler qu'il en manque : les versements dépourvus de bordereaux définitifs à l’entrée ont systématiquement été signalés ; les bordereaux de versement provisoires sont rangés sur le réseau informatique des Archives départementales, en attendant d’être intégrés dans le système d’information archivistique.
L’état des versements, réalisé à partir de 2016, est un état méthodique présenté par grandes fonctions de l’administration locale et par services versants, qui permet d’accéder plus logiquement aux bordereaux des versements. Il a constitué la première clé d'accès aux archives contemporaines. A partir de 2025, les Archives départementales de la Haute-Garonne ont entrepris de dresser un état des fonds contemporains par grande fonction administrative puis par producteur : il est prévu à terme de lier à chaque producteur, soit une collection de bordereaux de versement classiques, soit des répertoires numériques ou méthodiques pour les fonds reclassés.
