Glossaire

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

fermer la fenêtre
Les Archives départementales
AAF
Voir Association des archivistes français.

Acidité
Les papiers  (surtout depuis le XIXe siècle) et les encres sont souvent acides (PH inférieur à 7), rendant ainsi les documents fragiles et cassants. Il convient donc d’utiliser, pour le conditionnement des documents, des boîtes et du papier d’emballage neutre et il est parfois nécessaire de stopper le processus en désacidifiant (par bain ou pulvérisation) les documents.

Archives
 Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans le cadre de leur activité (Code du patrimoine, art. L. 211-1).

Archives courantes, intermédiaires ou définitives
Les archives, au cours de leur existence, vivent trois âges : les archives courantes sont régulièrement utilisées par les services qui les ont produites ou reçues, et sont conservées dans leurs locaux ; les archives intermédiaires  ne sont plus utilisées couramment , mais doivent être conservées pour des raisons administratives, juridiques, comptables, etc. ; les archives définitives (ou historiques) sont celles que l’on décide de conserver indéfiniment comme documentation historique de la recherche et qui sont versées dans les services publics d’archives.

Archives imprimées
Les documents imprimés (bulletins, ouvrages, rapports, affiches...) peuvent être des archives, du moment qu’ils sont produits ou reçus par un organisme « dans le cadre de son activité », qu’ils rentrent dans le cadre d’une procédure, qu’ils ne sont pas seulement considérés pour eux-mêmes, comme des œuvres de l’esprit (c’est le cas dans les bibliothèques ou les centres de documentation), mais comme des matériaux pour l’action.

Archives électroniques
Davantage de jour en jour, les archives ne se présentent plus sous forme “ papier ” mais procèdent de la dématérialisation de l’administration. Ce sont donc des fichiers informatiques, avec toutes les difficultés liées à la pérennité des matériels et des logiciels,  que les administrations doivent envisager de conserver dès leur création et dont  les Archives doivent assurer la pérennité.

Archives nationales
Service d’archives de l’administration centrale de l’État (à l’exception des archives des ministères des Affaires étrangères, de la Défense nationale et de l’Économie et des Finances). Les Archives nationales sont actuellement organisées en trois entités juridiques sur quatre centres  : les Archives nationales (centres de Paris et de Fontainebleau), les Archives nationales d'outre mer (Aix-en-Provence) et les Archives nationales du Monde du Travail (Roubaix). Un cinquième centre est actuellement en projet, et doit ouvrir à Pierrefitte-sur-Seine en 2011.

Archivistique
Science qui étudie les principes et les méthodes appliquées à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeur des documents d'archives.

Article
Unité matérielle de conditionnement des documents d’archives, correspondant à l’unité de cotation et de description. L’article est le plus souvent un carton, une liasse ou un volume relié.

Association des archivistes français (AAF)
Association, fondée en 1905, regroupant l’ensemble des archivistes publics et privés français.
Voir : www.archivistes.org
haut de page
BMS
Abréviation pour les registres de baptêmes, de mariages et de sépultures.

Bordereau d'élimination
État des documents soumis par un service versant/fournisseur au visa d'élimination de l'administration des archives, ou proposé pour l’élimination par un service d’archives au service dont émanent les documents.

Bordereau de versement
Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche.

Bulle
Sceau en métal (plomb le plus souvent, mais aussi or ou argent) validant les actes de certains souverains et du pape. Par extension, les actes des papes sont nommés bulles.
haut de page

Cadre de classement
Document qui définit, de façon préétablie, l’ordre de classement des articles à l’intérieur d’un fonds ou d’une série.

Cartulaire
Au moyen âge, volume ou rouleau où une collectivité (commune, abbaye, etc.) ou une famille faisait recopier les actes importants touchant ses biens, droits, et privilèges.

Catalogue
Instrument de recherche analytique et méthodique portant sur des documents choisis parce qu’ils sont de même type, comme les cartes et plans, les cartes postales, etc., ou parce qu’ils ont été réunis dans un dessein particulier, comme une exposition, quel que soit le fonds auquel ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation. Le catalogue est un instrument de recherche qui n’a pas pour but la description complète d’un fonds.

Charte
Au moyen âge, acte authentique accordant des droits ou des privilèges.

CIA
Voir Conseil international des archives

Classement d’archives privées
Mesure juridique de protection de documents d’archives privées, en application des articles L. 212-15 et suivants du code du patrimoine.

CNIL
Voir Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Code du patrimoine
Promulguée en 2004, la partie législative du code du patrimoine regroupe l’ensemble des dispositions législatives concernant le patrimoine culturel : archives, bibliothèques, fouilles archéologiques, musées, monuments historiques, etc.

Collection
Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard, par opposition au fonds d'archives constitué de façon organique par un producteur.

Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)
Autorité administrative indépendante chargée de rendre des avis et de donner des conseils en matière d’accès aux documents administratifs (loi 78-753 du 17 juillet 1978). Sa compétence a été étendue en 2000 à la consultation des archives publiques.

Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
Autorité administrative indépendante chargée de veiller à ce que « l’informatique ne porte atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques » et à l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 sur l’informatique, les fichiers et les libertés.

Compoix
Les compoix sont sous l’ancien régime dans le Midi de la France les ancêtres des matrices cadastrales. Élaborés par les communautés d’habitants (ancêtres des communes), ils servaient à asseoir la taille (ancêtre de l’impôt foncier), qui était réelle dans le Midi, c’est à dire qui portait sur les biens immeubles et non sur la richesse estimée des personnes. On y trouve pour chaque lieu-dit, le nom du propriétaire et la liste de ses biens fonciers avec leur situation, leur nature, leur superficie et leur valeur fiscale.

Conseil international des archives (CIA ou ICA)
Fondé en 1947 et ayant son siège à Paris, le CIA est l’organisme non gouvernemental qui réunit les institutions d’archives et associations d’archivistes du monde entier.
Voir www.ica.org

Contrôle scientifique et technique des archives
Compétence légale de l'administration des archives s'appliquant à la gestion, à la conservation, au traitement et à la communication des archives publiques.

Cote
Référence d’un article  qui donne sa place dans le cadre de classement et son adresse dans les magasins.

haut de page
DAF
Voir direction des archives de France.

DAM
Voir Département Archives et Médiathèques

Dation
Procédure juridique par laquelle des biens culturels (entre autres des documents ou des fonds d'archives) sont acceptés par l'État en paiement d’obligations fiscales (droits de succession, impôt sur la fortune...), et qui constitue un mode d’entrée de document ou de fonds dans un service d’archives.

Département archives et médiathèque
Composante de l’UFR d’Histoire de l’Université Toulouse Le Mirail situé à Montauban, créée en 1993, le DAM forme des professionnels des archives des bibliothèques, de la documentation et de l’image (plus de renseignements à l’adresse suivante : http://dam.univ-tlse2.fr).

Dépôt
Procédure par laquelle la conservation matérielle et la gestion d'archives sont confiées à un service d'archives public à titre temporaire et révocable, sans transfert de propriété, et qui constitue un mode d’entrée. La personne physique ou morale concluant un contrat de dépôt avec un service d'archives est appelé déposant. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents déposés.

Dérogation
Procédure d’autorisation exceptionnelle de consultation d’un document d’archives qui n’a pas encore atteint son délai de communicabilité.

Description archivistique
Présentation intellectuelle et matérielle des archives, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique. La description peut s’appliquer à différents niveaux : groupe de fonds, fonds, sous-fonds... jusqu’à la pièce. Dans le langage courant, on parle de la fonction « d’inventaire ». La description a fait l’objet de normes internationales.

Diplomatique
Science qui étudie les actes écrits en eux-mêmes (et par extension, tous les documents d'archives), d'après leur forme, leur genèse, leur contenu et leur tradition. Le fondateur de la diplomatique est dom Jean Mabillon (1632-1707), auteur en 1681 du De re diplomatica.

Direction des Archives de France (DAF)
Direction du ministère de la Culture et de la Communication qui assure le rôle d’administration des archives, au sens du code du patrimoine, pour l’ensemble du secteur public à l’exception des ministères des Affaires étrangères et de la Défense. Voir le site des Archives de France.

Document administratif
La loi n°78-753 du 17 juillet 1978 (plusieurs fois modifiée) a introduit un principe général essentiel dans le droit français de libre accès aux documents administratifs de la part de toute personne qui en fait la demande. Les seules exceptions à ce droit d’accès doivent être tirées de motifs légitimes (secret de la vie privée et secret industriel et commercial, sûreté de l’État et défense nationale, poursuites des infractions…) strictement énumérés par la loi. Tous les documents administratifs sont des archives publiques au sens de la législation sur les archives, mais toutes les archives publiques ne sont pas des documents administratifs (documents judiciaires, état civil, minutes notariales, etc.). La commission d’accès aux documents administratifs (CADA) est une autorité administrative indépendante chargée de faire appliquer la législation sur l’accès aux documents administratifs et aux archives publiques.

Données à caractère personnel
La directive européenne n°95-46 du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données a été transposée dans le droit français en 2004 par une loi qui a modifié la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. La commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) est l’autorité administrative indépendante chargée de veiller à son application.

Dossier
Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives. À distinguer de l’article. Un dossier peut être clos ou ouvert.

Durée d’utilité administrative (DUA)
Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation. Tant que la DUA n’est pas échue, le document d’archives est sous la responsabilité juridique et financière du service producteur, au-delà, il doit être soit détruit, soit versé à un service public d’archives.
haut de page
Échantillonnage
Opération consistant à extraire d’un ensemble homogène d’archives une certaine proportion de documents (par exemple 1 dossier sur 100, 1 année sur 10, etc.), de façon à constituer un échantillon représentatif à conserver, le reste étant éliminé.

École nationale des Chartes
L’École nationale des Chartes, grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche fondé à Paris en 1821, forme des spécialistes des sciences auxiliaires de l’histoire, dénommés archivistes-paléographes. Ceux-ci ont vocation à servir comme conservateurs du patrimoine dans les services d’archives.

Estampillage
Opération réglementaire consistant à apposer sur chaque pièce une empreinte indélébile attestant de son appartenance au service d’archives.

Évaluation
Fonction archivistique fondamentale préalable à l'élaboration d'un tableau d’archivage visant à déterminer l'utilité administrative, l'intérêt historique et le traitement final des documents. Voir aussi valeur primaire et secondaire.
haut de page
Fantôme
Document remplaçant dans les magasins, le temps de sa communication, un  article en déplacement.

Folio
Voir page.

Fonds
Ensemble des archives produites ou reçues par une personne physique ou morale. Ouvert (si la personne existe encore) ou clos (si la personne a disparu), le fonds est l’unité fondamentale de gestion des archives. Le fonds s’oppose à la collection.
haut de page
Imprescriptible et inaliénable
Les archives publiques font partie du domaine public. Elles ne peuvent donc être vendues sans procédure tout à fait exceptionnelle de désaffectation du domaine public et peuvent être revendiquées par les pouvoirs publics sans limitation de temps au cas où elles seraient sorties indûment des collections publiques.

Instrument de recherche
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs. Les instruments de recherche fondamentaux sont, en allant du général au particulier, les états des fonds et les guides, les états sommaires et états des versements, les répertoires méthodiques ou numériques et les bordereaux de versement, les inventaires sommaires ou analytiques, les catalogues, les inventaires-index.

ISAAR (CPF) Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles
Voir normes de description.

ISAD (G) Norme générale et internationale de description archivistique
Voir normes de description.
haut de page
Levée
L’approvisionnement de la salle de lecture ne se fait pas en continu : toutes les demi-heures, les magasiniers effectuent la levée des bulletins de demande.
haut de page
Magasin (d’archives)
Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents. Le magasinage est l’ensemble des opérations matérielles, se faisant le plus souvent à l’aide de chariots, de rangement des documents sur les rayonnages après classement, et de leur déplacement et réintégration lors de leur communication.

Mètre linéaire
Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

Microfilm
Le plus souvent rouleau d’une pellicule photographique de 35 mm de large et 30 mètres de long, permettant la reproduction d’environ 600 vues (soit 1200 pages). Le microfilm a été un outil de diffusion très commode, et reste un support de sécurité extrêmement efficace et simple d’emploi.
haut de page
Niveau de description
Niveau choisi pour la description de l’unité de description (fonds, série organique, sous-série organique, dossier, pièce) et qui détermine le type d’instrument de recherche à établir : à la description par fonds correspond l’état des fonds ou le guide, à la description par séries organiques, l’état sommaire ou l’état des versements, à la description par dossier le répertoire, à la description par pièce l’inventaire ou le catalogue.

Normes de description
Afin de permettre les échanges et l’interopérabilité des systèmes informatisés, la description archivistique fait l’objet de normes qui sont rédigées par le Conseil international des archives. Ont été pour l’instant diffusées la norme ISAD (G) (2e éd. 1999) relative aux principes généraux de description et la norme ISAAR (CPF) (2e éd. 2004) relative à la rédaction des notices d’autorité collectivités, familles et personnes.

Numérisation
Action qui consiste à reproduire un document d’archives sous la forme d’un fichier électronique. Ce document peut alors être diffusé et consulté plus aisément, tout en préservant l’original des manipulations qui le dégradent.
haut de page
Page
Un document peut être paginé ou folioté. Dans le premier cas, le recto et le verso des feuilles sont numérotés, dans le second, ce sont les feuilles (ou folios) qui sont numérotées, seulement au recto.

Paléographie
Science (et pratique) des écritures anciennes.

Pièce
La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre...).

Pilon
Procédé de destruction des documents éliminables, puis par extension le local où sont entreposés ces documents, et les documents eux-mêmes.

Plan de classement
Le plan de classement fixe l'organisation des dossiers produits ou reçus par un service. Il permet de les ranger, de les classer et de les retrouver facilement.

Plan de classement interne aux dossiers
Le plan de classement fixe l'organisation interne d'un dossier et permet de ranger les pièces, de les classer et de les retrouver. Le plan de classement se présente sous la forme d'une arborescence à plusieurs niveaux : le niveau supérieur correspondant aux sous-dossiers et le plus petit niveau aux pièces. L'arborescence peut être complétée par un tableau mentionnant la durée de conservation des documents et leur sort final. Ces indications vont permettre d'effectuer des tris dans les dossiers tout au long de leur instruction. La taille des dossiers sera réduite et l'accès aux informations sera plus rapide.

Préarchivage
Conservation par un service d’archives de documents d’archives à leur stade d’archives intermédiaires.

Préemption (droit de)
Droit conféré par la loi à l’État de se subroger, pour lui-même ou pour le compte d’une collectivité territoriale, lors d’une vente publique, à l’adjudicataire d’un document ou d’un objet. L’acquisition par préemption est un mode d’entrée de documents ou de fonds dans un service d’archives.

Président de salle
Archiviste chargé en salle de lecture de l’accueil et de l’orientation des lecteurs.
haut de page
Récolement
Vérification systématique, dans l'ordre des magasins et des rayonnages, de la présence des archives réalisé lors de la prise en charge d'un service ou à date fIxe. Dans un service d’archives, il est souhaitable que le récolement soit permanent et informatisé, dans une commune, il doit être réalisé lors de chaque changement de maire.

Records management
Terme anglo-saxon employé pour désigner les techniques mises en œuvre dans les organismes pour gérer les  archives courantes et intermédiaires.

Registre
Document dans lequel des actes, des documents, sont enregistrés. Il se présente souvent, mais pas toujours, sous forme de volume relié.

Reliure
Procédé visant à protéger, en les assemblant et les couvrant avec une matière rigide, les cahiers ou feuillets d’un livre ou d’un registre, ou des documents se présentant sous forme de feuilles isolées.

Respect des fonds
Principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

Restauration
Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer ou ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés. Le principe déontologique fondamental est qu’elle doit être explicite et documentée d’une part, réversible d’autre part.
haut de page
Sceau
Cachet dont l’empreinte est marquée sur de la cire pour donner un caractère authentique à un acte.

Série
Unité du cadre de classement des archives qui correspond à un fonds, un groupe de fonds ou un sous-fonds. Par exemple, la série B regroupe les fonds des cours et tribunaux de l’ancien régime.

Service public d’archives
Service public spécialisé ayant pour attribution de collecter, classer, conserver, communiquer au public et mettre en valeur les archives définitives d’un certain nombre d’organismes dont les archives courantes et intermédiaires sont par ailleurs sous son contrôle. Les services publics d’archives ont également pour vocation de recevoir et de mettre en valeur des archives privées. Au nombre des services publics d’archives, on peut citer les Archives nationales, régionales, départementales ou communales, ainsi que les services que certains services centraux de l’État ou certains établissements publics (chambres de commerce et d’industrie, hôpitaux, etc.) ont pu être autorisés à constituer.

Sigillographie
Science appliquée à l'étude des sceaux.
haut de page
Tableau d’archivage
Tableau mis au point en commun entre l’administration des archives et un service producteur fixant, pour chaque catégorie de documents produits par cet organisme, le délai de conservation par les soins du service et le sort final de ce document (versement, tri, élimination).

Terrier
Registre contenant les aveux, dénombrement, déclarations et reconnaissances passés par les tenanciers avec leur seigneur. Il peut assorti de plans (plans terrier) de la seigneurie.

Thot
Nom du système informatique en usage aux Archives de la Haute-Garonne, produit par la société SICEM.
haut de page
Valeur primaire et secondaire des documents d’archives
L’évaluation a pour objet d’apprécier la valeur des documents. La valeur primaire découle du processus qui lui a donné naissance dans le cadre de l’activité du service producteur (valeur juridique, financière ou comptable, technique, etc.) ; la valeur secondaire dépend de la quantité d’informations, notamment scientifiques et historiques, que le document possède, en faisant abstraction de la logique de sa production. Par exemple, la valeur primaire du cadastre découle de son utilité purement fiscale pour asseoir l’impôt foncier ; sa valeur secondaire dépend de toutes les informations (topographiques, sociologiques, démographiques, linguistiques...) qu’il peut receler.

Versement
Transfert de documents d’archives publiques à un service public d’archives. Il est accompagné d’une liste descriptive des archives transférées, dénommée bordereau de versement.

Visa d’élimination
Toute élimination d’archives conservées par un service public doit être réglementairement soumise au visa de l’administration des archives.

Volume
Il est préférable d’utiliser le mot volume (sous entendu « relié ») que le mot registre pour désigner un document relié. Tous les volumes ne sont pas des registres, et tous les registres ne pas sont reliés.
haut de page