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Les archives des communes

> Retour mode d'emploi
> Introduction
> Champ de compétence des archives communales
> Les archives de l'intercommunalité
> Les devoirs des élus locaux
> Le tri et l'élimination
> Le classement et l'inventaire
> Les subventions
> Rôle des Archives départementales à l'égard des communes

Introduction
Les communes du Midi, héritières d’une identité politique remontant au moyen âge, peuvent être fières de chartes de coutumes remontant au XIIIe siècle, de compoix calligraphiés depuis le XIVe siècle, de registres de délibérations exposant les problèmes et les projets des consuls de l’ancien régime, etc.

A l’heure où bon nombre de nos concitoyens sont en quête de repères, alors que la croissance fulgurante de l’agglomération toulousaine bouleverse les paysages et le tissu social et urbain, les archives communales représentent un point d’ancrage irremplaçable. Elles sont la garantie juridique et démocratique des droits des personnes et des citoyens, la source de l’histoire locale et des mémoires partagées.

Or ce patrimoine, d’autant plus fragile qu’il naît au jour le jour de la marche prosaïque des affaires, est trop souvent victime de l’ignorance ou de l’indifférence, que ce soit dans les petites communes rurales où les moyens manquent souvent, ou dans les communes de l’agglomération toulousaine accaparées par les soucis de l’urbanisation et du développement. Il s’agit pourtant d’un domaine où ne font pas défaut les prescriptions réglementaires, les normes professionnelles et une offre publique et privée compétente.

Depuis le XIXe siècle, les Archives départementales contribuent à la sauvegarde et la mise en valeur des archives des communes : classement et inventaire ; microfilmage et numérisation ; dépôt de sécurité ; expositions et publications, etc. Elles exercent d’autre part le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales.

Les Archives départementales du Conseil Départemental de la Haute-Garonne sont donc l’interlocuteur privilégié des communes.
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Champ de compétence des archives communales
Les Archives communales ont vocation à regrouper tous les documents produits et reçus par les services et établissements de la commune, voire par les organismes privés chargés de la gestion d’un service public ou d’une mission de service public et par les entreprises publiques contrôlés par elle, c'est-à-dire les dossiers :

1 du maire et de son cabinet

2 des services municipaux proprement dits, y compris les services extérieurs comme les écoles primaires, les cimetières, les établissements culturels, etc.

3 des établissements publics municipaux : CCAS, caisse des écoles, etc., y compris des établissements publics disparus comme les fabriques paroissiales d’avant 1905 (à ne pas confondre avec les archives propres des curés, comme les registres de catholicité)

4 des associations « para-municipales », des services publics industriels et commerciaux et des sociétés d’économie mixte.
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Les archives de l’intercommunalité
Il convient de distinguer :
- les documents de la commune découlant de sa participation à des établissements publics de coopération intercommunale : ces archives font partie des archives de la communes ;
- les documents produits et reçus par l’EPCI lui même, qui constituent ses archives. Les EPCI ont vocation à conserver eux-mêmes leurs archives, qui suivent les mêmes règles de gestion que les archives communales. Faute de service d’archives intercommunal constitué, l’EPCI peut confier ses archives définitives, par convention explicite, au service d’archives d’une commune membre, ou à défaut, aux Archives départementales.
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Les devoirs des élus locaux
Le maire est responsable administrativement, civilement et pénalement de l’ensemble des archives et doit donc en assurer la gestion et la conservation. C’est à ce titre que nous rappelons quelques principes à respecter.


puceRécoler

Après chaque renouvellement de municipalité, le maire établit en trois exemplaires un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire, appelé récolement. Ces deux documents sont cosignés par le maire sortant et le maire entrant :
- un exemplaire est remis au maire sortant comme décharge,
- le deuxième est adressé aux Archives départementales,
- le troisième conservé en mairie.

puceCommuniquer
La consultation des documents a toujours lieu sur place : aucun prêt à domicile n’est autorisé. Par ailleurs les délais de communicabilité des documents tels que définis au code du patrimoine doivent être respectés :

Voir fiche : communication communicaton

puceConserver
Les photocopies abiment les documents, et notamment les registres, en écrasant les reliures. La direction des Archives de France les a régulièrement interdites pour les documents d’état civil de plus de cent ans, dont la reproduction est demandée dans un but de généalogie. Les services communaux, s’ils souhaitent répondre aux demandes de renseignements généalogiques émanant des particuliers (ce qui est une mesure de courtoisie, et non une obligation), peuvent dresser de simples relevés sur papier libre. La photographie sans flash est dans ce cas toujours préférable, et peut être réalisée sans inconvénient par le lecteur lui-même.

Aucun texte juridique, dans l'état l’actuel de la législation, n’impose aux communes de réaliser des photocopies des registres de plus de cent ans. Ceux-ci ne sont pas des documents administratifs au sens du titre premier de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 sur la liberté d’accès aux documents administratifs et la réutilisation des informations publiques ; la jurisprudence du Conseil d’État l’a confirmé.

Les communes ont d’autre part été destinataires à la fin de l’année 2006 de cd-rom ou de dvd-rom reproduisant leurs registres d’état civil de plus de cent ans. Ce sont ces disques numériques qui doivent être dorénavant offerts à la consultation des demandeurs. Des tirages papiers peuvent facilement être réalisés.

puceTenir des registres des délibérations du conseil municipal
Document essentiel du fonctionnement des institutions communales, garant de la vie démocratique, mémoire des décisions, mais aussi document historique d’une considérable richesse, le registre des délibérations du conseil municipal doit être tenu dans des conditions procédurales et matérielles précises.

Voir fiche : Tenue des registres des délibérations du conseil municipal tenue des registres des délibérations du conseil municipal
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Le tri et l’élimination
L’expérience démontre que l’encombrement peut être grandement évité en éliminant dès que possible :

1 les périodiques administratifs sortis de l’usage et l’information imprimée sous toutes ses formes ne concernant pas la commune et non intégrée dans un dossier ;

2 les « papiers de corbeille », c’est-à-dire les documents que l’on doit jeter quotidiennement dans la mesure où ils ne comportent aucune information concernant la commune et où ils sont redondants : enveloppes, publicités, brouillons informes, imprimés vierges inutiles, doubles.

Ces éliminations régulières n’ont pas à faire l’objet d’une autorisation de la direction des Archives départementales.

En revanche, tous les documents qui ont été adressés spécifiquement à la commune ou qui ont été produits par elle dans le cadre de ses activités, quels que soient leur forme (documents « officiels » ou non, préparatoires ou définitifs) et leur support (c’est la définition légale même des archives), ne peuvent être éliminés qu’après en avoir obtenu l’autorisation de la direction des Archives départementales. C’est la procédure du visa d’élimination.

L’élimination n’est possible que lorsque les documents ont dépassé leur délai d’utilité administratif (par exemple 5 ans pour les offres non retenues des marchés, 10 ans pour les pièces justificatives de la comptabilité, etc.). Elle se fonde sur des tableaux d’archivage qui sont soit promulgués réglementairement, soit élaborés par les services producteurs d’archives et validés par la direction des Archives départementales.

Les ministères de l’Intérieur et de la Culture ont promulgué en 2009 et en 2014 une instruction générale sur le tri et la conservation des archives communales :

- Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques. Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014
- Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales de 2009

Cette instruction peut être dépassée ou incomplète sur certains points : les Archives départementales sont à la disposition des communes pour la commenter et l’actualiser.

Liste des principaux documents éliminables documents éliminables

Pour toutes éliminations, un bordereau d’élimination, signé par le maire, doit être envoyé en deux exemplaires à la direction des Archives départementales pour visa. Cette pièce réglementaire, après signature du directeur des Archives départementales, décharge le maire de toute responsabilité. La destruction physique des documents ne s’effectue qu’après l’obtention du visa.

Maquette du bordereau d’élimination à télécharger bordereau d'élimination
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Le classement et l’inventaire
Le classement des archives communales est prescrit par un règlement promulgué par l’arrêté du 31 décembre 1926 et une instruction AD 83-1 du 8 mars 1983. L’on doit distinguer :

1 les archives anciennes, c’est-à-dire les documents antérieurs à 1790, date de création de l’institution communale actuelle (lettres doubles du cadre de classement : de AA à II) ;

2 les archives modernes, 1790 à 1982 (lettres uniques du cadre de classement, de A à S ou parfois T) ;

3 les archives contemporaines, depuis 1983, qui sont beaucoup plus volumineuses et, peuvent être classées en série continue (la série W).

Chaque série correspond à un grand domaine de l’administration communale (G : fiscalité, M : bâtiments communaux, etc.).

L’inventaire des archives communales est un chantier continu, qui a débuté au XIXe siècle et se perfectionne sans cesse. Les inventaires des parties connues des archives des communes sont progressivement disponibles sur le site Internet des Archives départementales (Rubrique histoire et patrimoine – Répertoire des archives communales). Le répertoire des registres paroissiaux et d’état civil est d’ores et déjà intégralement disponible.

Cadre de classement des archives communales
cadre de classement des archives communales

Vrac : les gestes qui sauvent gestes qui sauvent
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Les subventions
Les communes peuvent dans certains cas recevoir des subventions :
- soit de l’État. S’adresser au conseiller pour les archives à la direction régionale des affaires culturelles ;
- soit du Conseil Départemental, tant pour l’équipement mobilier des locaux abritant les archives communales, pour les travaux de construction ou de réparation de ces mêmes locaux que pour la restauration et la reproduction des documents.

Les travaux de restauration et de reproduction des archives communales visant à assurer la pérennité des archives définitives sont subventionnés à 50 % pour les communes de moins de 2000 habitants, 30 % pour les autres.

L’équipement mobilier des locaux spécifiques pour la conservation des archives communales (armoires anti-feu, meubles à plan, rayonnages au norme) est subventionné à un taux compris entre 10 et 50 % d’une dépense subventionnée plafonnée à 10 000 euros.

Seuls les dossiers ayant reçu avis technique favorable de la direction des Archives départementales seront recevables.

Sont exclus : les interventions visant à améliorer les condition d’utilisation des archives courantes et intermédiaires (numérisation de l’état civil de moins de cent ans, des documents usuels, création de système de gestion électronique de documents…) ; les travaux de première reliure des registres qui doivent être réglementairement reliés (état civil, délibérations, arrêtés…).
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Rôle des Archives départementales à l’égard des communes
Au nom de la direction des Archives de France (ministère de la Culture et de la Communication) et sous l’autorité du préfet, les Archives départementales exercent le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales. Ce contrôle passe par des inspections régulières, l’autorisation donnée aux éliminations de documents et une fonction de conseils et de formation dans tous les domaines de la gestion, de la conservation et de la communication des documents (code du patrimoine, art. L. 212-6 et L. 212-10 à L. 212-14 ; code général des collectivités territoriales, art. R. 1421-1 à R. 1421-13).

Les Archives départementales sont, à l’égard des communes, organisées en deux pôles : à Toulouse et Saint-Gaudens pour l’arrondissement de Saint-Gaudens.

Quelques expériences récentes… experiences récentes


puceClassement, dépôt, microfilmage et numérisation

En tant que service du Conseil Départemental, les Archives départementales apportent aux communes une aide concrète : interventions ponctuelles pour le classement et l’inventaire des documents essentiels, élimination des documents inutiles, microfilmage et numérisation, encadrement sur le terrain des opérations de traitement des arriérés d’archives, etc.

Elles sont également amenées à prendre en dépôt les archives communales anciennes, soit dans le cadre obligatoire découlant du code du patrimoine, soit afin de rendre service aux communes qui le souhaitent. Il faut insister sur le fait que le dépôt obligatoire n’intervient qu’en dernier recours, quand des documents historiques sont en réel péril. La solution la plus fréquente est aujourd’hui la reproduction systématique de sécurité (microfilmage et numérisation), aux frais des Archives départementales, des archives anciennes, qui deviennent ainsi disponibles pour tous.

puceExpertise historique et mise en valeur du patrimoine
Qu’il s’agisse d’un besoin de renseignement historique ou d’un projet d’exposition ou de publication, les collections propres (fonds d’archives publics ou privés, collections photographiques comme les cartes postales, bibliothèque et journaux…) des Archives départementales, qui complètent celles des communes, peuvent être mises à leur disposition. Les services éducatifs présents à Toulouse et à Saint-Gaudens ont pour rôle de contribuer à donner aux jeunes le goût de l’histoire et du patrimoine et le sens de la critique et de la citoyenneté. Ils accueillent des classes primaires et secondaires, prêtent des expositions, diffusent des dossiers pédagogiques…

puceBlason
De nombreuses communes souhaitent adopter un blason. Celui-ci devra respecter les principes et les usages de la science héraldique, et caractériser au mieux la personnalité historique de la collectivité. Il est donc recommandé d’associer en amont les Archives départementales.

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