Les Archives communales ou intercommunales ont vocation à regrouper tous les documents produits et reçus par les services et établissements de la commune ou des regroupements de communes dans le cadre de leur activité.

Ces archives sont produites par :

• le maire ou le président ;
• les services de la collectivité ;
• les établissements publics tels que CCAS, caisse des écoles et les délégations de services publics ;
• les associations « para-municipales », des services publics industriels et commerciaux et des sociétés d’économie mixte.

• Le maire ou le président du groupement de communes est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives (Code du patrimoine, art. L .214-3 et 4).
• Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, art. L .212-6).
• Il s’agit d’une dépense obligatoire fixée par le CGCT (art. L. 2321-2).

Principes à respecter :

• Récoler
  Après chaque renouvellement de municipalité, le maire établit en trois exemplaires un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire, appelé récolement. Ces deux documents sont cosignés par le maire sortant et le maire entrant :

  - un exemplaire est remis au maire sortant comme décharge,
  - le deuxième est adressé aux Archives départementales,
  - le troisième est conservé en mairie.
  
  

• Communiquer
  La consultation des documents a toujours lieu sur place : aucun prêt à domicile n’est autorisé. Par ailleurs les délais de libre communicabilité des documents tels que définis au code du patrimoine doivent être respectés :

- Voir fiche : communication
- Fiches thématiques de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) 
- @docs : outil en ligne pour savoir si un document est consultable, communicable, reproductible ou pas

• Conserver

  Autant que le feu, les archives craignent l’humidité ; c’est pourquoi il est indispensable de les conserver dans un local adapté.

  - Voir fiche : Guide pour la construction d’une salle d’archives

  - Que faire en cas de sinistre

   

  Rappel : les photocopies abîment les documents, et particulièrement les registres, en écrasant les reliures. Elles sont interdites pour les documents d’état civil de plus de soixante quinze ans.
  
  

• Tenir des registres des délibérations et des arrêtés du conseil municipal et intercommunal
  

  Document essentiel du fonctionnement des institutions, garant de la vie démocratique, mémoire des décisions, mais aussi document historique d’une considérable richesse, le registre des délibérations doit être tenu dans des conditions procédurales et matérielles précises.

  - Voir fiche : Tenue des registres des délibérations et des arrêtés

Toute élimination d’archives publiques (tous les documents y compris les données numériques produits ou reçus dans le cadre de l’activité de la collectivité) doit faire l’objet d’un visa d’élimination.

• Arrondissement de Saint-Gaudens :
• Bordereau d'élimination pour une commune
• Bordereau d'élimination pour un EPCI

•  Arrondissements de Toulouse et de Muret :
• Bordereau d'élimination pour une commune
• Bordereau d'élimination pour un EPCI

Ce bordereau d’élimination, signé par le maire ou le président (Code du patrimoine, art. L .214-1 à 10), doit être envoyé aux Archives départementales pour visa. Cette pièce réglementaire, après signature du directeur des Archives départementales, décharge le maire ou le président de toute responsabilité juridique en cas de contentieux. La destruction physique des documents ne s’effectue qu’après l’obtention de ce visa.

Les délais de conservation ainsi que les différents sorts finaux sont définis par les tableaux de gestion diffusés par le Service interministériel des Archives de France :

• Administration générale et communication
• Etat civil, cimetière et pompes funèbres
• Population
• Police municipale
• Elections
• Finance et comptabilité
• Marchés publics
• Commerce, industrie, marchés
• Agriculture
• Personnel communal
• Biens communaux
• Voirie, réseaux publics
• Santé et environnement
• Urbanisme
• Cadastre
• Enfance et jeunesse
• Action sociale
• Culture, sport, tourisme
• Associations et syndicats

Le classement des archives communales est prescrit par un règlement promulgué par l’arrêté du 31 décembre 1926 et une instruction AD 83-1 du 8 mars 1983. Il faut distinguer :

• les archives anciennes et modernes classées selon le cadre de classement de 1926 (alphanumérique).
  Consulter le cadre de classement de 1926 des archives anciennes et modernes

• les archives contemporaines qui sont beaucoup plus volumineuses et peuvent être classées suivant un plan de classement qui correspond aux grands domaines d’intervention (compétences) de l’administration communale et intercommunale.
  Exemple de plan de classement des archives contemporaines

   

Faire classer les archives : en cas de recours à un prestataire privé ou à une vacation temporaire, il convient d’établir un cahier des charges très précis et de le soumettre aux Archives départementales avant toute intervention.
Le classement des archives ne peut en aucun cas être confié à des bénévoles (particuliers ou associations) ou à des agents non qualifiés.

Formation : différentes sessions peuvent être organisées gratuitement par les Archives départementales pour des groupes (de 10 à 20 personnes) à la demande des collectivités (mairie et EPCI) sur les thèmes suivants :

• La gestion des archives publiques pour connaître le cadre réglementaire (élus et fonctionnaires) et appréhender toutes les tâches liées à l’archivage (tri, classement, conservation et communication).
• Les archives numériques pour mettre en place un projet d’archivage sécurisé des données dématérialisées (télétransmission, fichiers bureautiques et des applications métier, courriels).

Depuis plusieurs années, on assiste à un développement croissant de l’information électronique :

• documents issus des outils bureautiques et des applications métiers ;
• télétransmission des actes et des données comptables (PSV2) ;
• dématérialisation des procédures d’appel d’offres ;
• signature électronique ;
• dématérialisation des procédures administratives ;
• courriels.

Toutes ces données électroniques sont des archives publiques et sont soumises aux mêmes obligations réglementaires que les archives papier.

Pour plus d'informations, voir notre Foire Aux Questions relative à l'archivage électronique.

Les communes et intercommunalités peuvent dans certains cas recevoir des subventions du Conseil Départemental de la Haute-Garonne.

Elles peuvent être accordées pour :

• les travaux de construction ou de réhabilitation des salles d'archives ;
• l'équipement mobilier destiné aux archives (armoires anti-feu, meubles à plan, rayonnages aux normes). Entre 10 et 50 % d'une dépense subventionnée plafonnée à 10000 euros ;
• la restauration des documents anciens :
  - 50% pour les communes de moins de 2000 habitants ;
  - 30% pour les autres.

Seuls les dossiers ayant reçu un avis technique favorable de la direction des Archives départementales seront recevables.

Sont exclus des subventions :

• les travaux de classement ;
• la numérisation de l’état civil de moins de 75 ans, des documents usuels ;
• la création de système de gestion électronique de documents ;
• les travaux de première reliure des registres qui doivent être réglementairement reliés (état civil, délibérations, arrêtés…).

Les Archives départementales sont organisées en deux pôles pour mener à bien leurs missions auprès des communes :
- Toulouse, pour les arrondissements de Muret et de Toulouse
- Saint-Gaudens pour l’arrondissement de Saint-Gaudens.

• Inspections régulières et mise à jour des répertoires des communes.
• Autorisation donnée par la direction aux éliminations de documents sous forme de visa.
• Reproductions numériques des documents anciens.
• Suivi des prestataires embauchés par les communes ou intercommunalités.
• Formation sur la gestion des archives (tri et classement, conservation, communication) sous forme papier et numérique.
• Conseils et avis technique préalables à tous travaux de construction ou d’aménagement de locaux d’archives.
• Interventions ponctuelles pour le classement.
• Dépôt des archives communales anciennes, soit dans le cadre obligatoire découlant du code du patrimoine, soit afin de rendre service aux communes qui le souhaitent, soit parce que les documents historiques sont en réel péril.
• Aide à la réalisation d’un blason dans le respect des principes et usages de la science héraldique.
• Expertise historique et mise en valeur du patrimoine (mise à disposition des collections).
• Service éducatif : accueil des classes primaires et secondaires, prêt des expositions, diffusion des dossiers pédagogiques…