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Les archives des collèges et lycées



Un guide pratique pour la gestion des archives

Comme tout producteur d'archives publiques, les établissements d'enseignement sont responsables de la bonne gestion et de la saine conservation de leurs archives.

Pour les accompagner, les Archives départementales de la Haute-Garonne apportent aux collèges et lycées aide et conseil pour toutes les questions liées à l'archivage (classement des dossiers courants, aménagement de salle d'archives, tris, élimination, versement, etc.).
C'est pourquoi le Conseil Départemental de la Haute-Garonne a édité un guide d'archivage à l'usage des collèges et lycées afin de les guider dans la gestion quotidienne de leurs documents.


Télécharger le guide d'archivage à l'usage des collèges et lycées  communicaton


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Que sont les archives ?
Contrairement aux idées reçues, les archives ne sont pas seulement des vieux papiers ou des registres....
Bien au contraire, "les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, leur lieu de conservation et leur support" (art. L 211-1 du code du patrimoine).
Qu'il s'agisse d'un dossier commencé ce matin, ou d'un registre du XIXe siècle, que ce soit un parchemin ou un fichier informatique, tous les documents sont des archives.

Les archives des collèges sont des archives publiques, et à ce titre sont imprescriptibles et inaliénables.
Les documents produits par un collège ou un lycée constituent un ensemble cohérent et indivisible, appelé fonds, tout comme les documents produits par une association, une administration, etc.
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Conserver ou détruire : les tableaux d'archivage
Selon leur nature, les documents doivent être conservés plus ou moins longtemps au sein de l'établissement, que ce soit pour les besoins de son fonctionnement quotidien, ou pour des raisons juridiques.

Une fois ce délai écoulé, les documents qui présentent un intérêt historique doivent être versés au Archives départementales.
Les autres documents peuvent être détruits après visa obligatoire du directeur des Archives départementales.

Le guide à télécharger contient un certain nombre de tableaux d'archivage qui précisent, pour chaque type de documents, leur délai de conservation, ainsi que leur sort final.
Les procédures de versement et d'élimination y sont aussi détaillées.
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