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Les archives du Conseil Départemental et des administrations de l'Etat

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IntroductionIntroduction

Sont considérées comme archives tous documents nés de l'activité d'un service, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support (papier ou électronique).
Avant de constituer un élément essentiel de notre patrimoine, les archives sont en effet le produit quotidien de l'activité de l'ensemble des administrations et services publics (Conseil Départemental, Préfecture, tribunaux,...), sous toute forme et tout support : papier, photos, vidéos, plans, maquettes, fichiers électroniques...

La collecte et la conservation des archives publiques présentent un intérêt pour la gestion des affaires courantes et constituent un enjeu fondamental pour l’affirmation des droits des citoyens et pour la sauvegarde de la documentation historique nécessaire à la recherche.

Il s’agit d’une obligation légale, prescrite par le code du patrimoine et rappelée dans la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001.

La bonne tenue des archives repose sur une responsabilité partagée entre les services publics qui les ont produites ou reçues et la direction des Archives départementales. De même l’élimination des archives est réglementée : aucune élimination ne peut être faite sans visa préalable du directeur des Archives départementales.

Tout fonctionnaire est responsable des dossiers qu'il gère, mais il n'en est pas propriétaire. Les archives publiques sont, en effet, imprescriptibles et inaliénables. La loi sanctionne :
- le détournement ou la soustraction d'archives publiques, qu'ils soient volontaires ou qu'ils résultent de la négligence du fonctionnaire,
- la destruction d'archives publiques sans le visa du directeur des Archives départementales.

Le code pénal prévoit la destitution des droits civiques, des peines d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 3 ans et une amende pouvant aller jusque 45 000 euros.

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La gestion des dossiers au quotidien

Ouvrir un dossier
Le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue de son dossier : on y trouve tous les documents nécessaires à la continuité de l’action administrative.

1 Vérifiez que le dossier n’existe pas déjà dans le service.

2 Posez-vous la question : “ qui fait quoi, où et quand ? ” et inscrivez un minimum d’informations sur la couverture du dossier : son intitulé (en proscrivant les termes “ divers ” ou “ affaires générales ”) et ses dates extrêmes (c’est-à-dire la date d’ouverture et de clôture de l’affaire).

3 Scindez le dossier en plusieurs unités s’il est trop volumineux et numérotez-les.
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Gérer un dossier
archives courantesOrganisez vos dossiers (dites archives courantes tant que l’affaire n’est pas close) suivant un plan de classement et procédez régulièrement à des éliminations afin de ne pas vous laisser envahir et de retrouver plus facilement l’information nécessaire à la continuité de vos actions administratives.

1 Eliminez régulièrement les doublons et les brouillons.

2 Si le dossier est complexe, faites des sous-chemises par thème, en prenant soin de leur donner un intitulé qui leur est propre. Ce plan de classement interne devra être défini en concertation avec les archivistes. Ce système sera très utile si vous avez à éliminer une partie d’un dossier et à verser l’autre partie : lors du tri dans vos dossiers, vous n’aurez qu’une sous-chemise à retirer au lieu de “ fouiller ” dans le dossier, à la recherche des différentes pièces à éliminer.

3 Evitez d’utiliser des trombones ou des épingles (car ils rouillent) et du scotch ou des élastiques. Préférer les trombones en plastique. De même évitez d’utilisez des chemises ou des sous-chemises plastifiées.

4 Ne retirez pas de pièces d’un dossier pour ouvrir un autre dossier : le dossier peut perdre une partie de sa signification : en cas de besoin, faites des photocopies.

5 Privilégiez la conservation d’originaux datés et signés.

6 Regroupez géographiquement les dossiers de même nature pour les retrouver plus facilement.
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Préarchiver
préarchiver Une fois le dossier clos, vous devez le conserver pour répondre à des besoins juridiques ou d’informations : on parle d ’archives intermédiaires.

1 Le temps pendant lequel vous devez le conserver est appelé durée d’utilité administrative (DUA).

2 Un travail en collaboration avec les Archives départementales vous permettra de savoir combien de temps vous devez conserver vos dossiers dans vos locaux et si vous devez les verser ou les éliminer. Le tout sera inscrit dans un tableau de tri et de conservation de vos archives (Voir La sélection des archives à verser).

3 Le local de préarchivage doit être spécifique : équipé de rayonnages métalliques et non inondable. Il doit être protégé contre les incendies et être fermé à clé pour éviter les vols. Si votre local est inondable, veillez à ne pas entreposer des documents à conservation définitive près du sol.
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La sélection des archives à verser
tri et conservationPour savoir combien de temps vous devez conserver vos dossiers dans votre service et le sort qui leur est réservé (versement, destruction ou tri), le tableau de tri et de conservation des archives est un outil indispensable. Il comprend généralement quatre colonnes :
- colonne 1 : type de document
- colonne 2 : texte de référence sur lequel on s'appuie pour définir la DUA et le sort final
- colonne 3 : DUA, soit durée d’utilité administrative ; il s’agit de la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés au sein du service
- colonne 4 : sort final (D pour destruction, C pour conservation et versement aux Archives départementales et T pour tri).
- colonne 5 : observations ; remarques relatives à la conservation des dossiers, aux modalités de tri, etc.


Exemple :

Type de document Texte de référence DUA Sort final Observations
Administration générale        
Courrier des services d'inspection du travail : chrono. Circulaire AD 89-5 5 ans Tri Garder chaque année par roulement le courrier d'une des sections d'inspection et détruire les autres avec visa.
Permanence téléphonique et physique : agenda. Idem 1 an Destruction  
Statistiques. Idem 10 ans Versement  
Rapport annuel d'activité. Idem 5 ans Versement  
Délégation des signatures : arrêtés. Idem Validité + 5 ans    



Les Archives de France ont produit plusieurs circulaires présentant de tels tableaux. Ils sont accessibles à l’adresse suivante :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr, rubrique gérer les archives / records management et collecte / les instructions de collecte et tri des archives puis sélectionnez le thème de votre choix.

Lorsqu’il n’y a pas de circulaires ou qu’elles ont besoin d’être mises à jour, les Archives départementales établissent en accord avec les services de nouveaux tableaux ; si une personne est chargée de la mission archives au sein du service, ce sera à elle d’élaborer un tel document.

Afin d’assurer la collecte et la conservation des documents produits sous forme électronique, les services sont invités à associer les Archives aux opérations de dématérialisation des documents et de mise en place des nouveaux systèmes informatiques.

IntroductionLe versement et l' élimination versement1
1 Avant toute élimination le service doit établir en deux exemplaires un bordereau d’élimination qu’il envoie au directeur des Archives départementales pour obtention d’un visa d’élimination. Ce n’est qu’après l’obtention de ce visa que le service peut procéder à la destruction des documents. Un exemplaire du bordereau signé par le directeur est à conserver.

Téléchargez la maquette du bordereau de versement maquette de bordereau d'elimination FORMAT PDF  document excel
Téléchargez la maquette du bordereau d'élimination maquette de bordereau d'elimination  document word

2 Faire un versement aux Archives départementales, c’est y transférer les documents qui n’ont plus d’utilité pour le service producteur et qui doivent être conservés définitivement (on parle d’archives définitives).

3 Si vous êtes un service du Conseil Départemental, la cellule préarchivage gère les versements des archives intermédiaires des différents services et assure des campagnes annuelles d’éliminations de documents ayant perdu leur utilité administrative.
Les services du Conseil Départemental sont tenus de préparer les versements d’archives intermédiaires et de retourner aux Archives départementales les demandes d’élimination signées par le chef de service et visées par le directeur des Archives départementales.

4 Conformément à la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001, les administrations de l'État sont responsables de la bonne gestion de leurs archives et donc préparent les versements et les éliminations de leurs archives : les Archives départementales ne peuvent prendre en charge que les archives ayant dépassé leur délai d’utilité administrative.

5 Avant tout versement, mettre en ordre les dossiers, les dépouiller des brouillons et doublons, et les conditionner dans des boîtes de 10 cm environ, solides, puis les numéroter de 1 à n : vous obtenez ainsi les articles d’un versement.

6 Consignez le contenu des boîtes dans un bordereau de versement. Une fois la maquette remplie, retournez-la par mail ou par courrier à votre correspondant(e) aux Archives (Nous contacter) : il (elle) y apportera des modifications si nécessaire.
reception d'un versement
La préparation d’un versement est facilitée si les dossiers ont été bien gérés par le concepteur du dossier. Si vous avez élaboré un tableau de tri de vos archives ou que vous disposiez d’une circulaire de tri émanant des Archives de France, utilisez les libellés retenus et respectez l’ordre de la description, selon une succession chronologique croissante.

7 Une fois les bordereaux de versement définitivement approuvés, les Archives départementales vous communiquent une date pour le versement. Les frais de déplacement et de transfert sont à votre charge. Après signature des bordereaux, le service en retourne un exemplaire aux Archives départementales et en garde un par devers lui.

Le jour du versement, chargez le véhicule en respectant l’ordre des boîtes et en commençant le chargement par la dernière boîte du versement de façon à ce que la première boîte puissent être déchargée en premier.
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Consulter vos versements
1 Conservez vos bordereaux de versement pour toutes communications ultérieures.
2 Si vous avez besoin de consulter un document qui a été versé aux Archives départementales par votre service, envoyez une demande par fax ou par courrier en précisant la cote de l’article (ex. : 5604W48). Vous pourrez alors venir consulter ou retirer temporairement le document dont vous avez besoin.
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puceL'externalisation du stockage

Lorsqu'une administration n'a pas suffisamment de place pour assurer la conservation correcte de ses archives, elle a la possibilité de recourir à un prestataire privé : le code du patrimoine (art. L.212-4), le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 modifié (art.20-1 à 20-13) et l'arrêté du 4 décembre 2009 précisent les conditions de l'externalisation. Les entreprises privées d'archivage devront être agréées par arrêté ministériel (l'agrément est donné pour 5 ans pour les archives papier et pour 3 ans pour les archives électroniques).

Aucun service public ne peut en effet faire appel à une entreprise de stockage d'archives sans donner avis aux Archives départementales, qui aura à controler les contrats.

  • la déclaration préalable comporte les informations suivantes : le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ; la liste et les dates extrêmes des archives déposées; le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

  • Le contrat contient des clauses relatives à la nature et au support des archives déposées; la description des prestations réalisées; la description des moyens mis en oeuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ; les dispositifs de communication matérielle et d'accès aux archives par le déposant ; si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l'égard du déposant ; une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d'un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ; une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité de conservation ; les polices d'assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées : le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d'application de la clause de délaissement ; la durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.
En pratique, les administrations peuvent externaliser les archives courantes et intermédiaires, quel que soit leur sort final (destruction ou versement). En revanche, il est interdit d'externaliser la conservation des archives une fois qu'elles sont devenues définitives.

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puceQue faire face à la saturation des locaux ou à un déménagement ?


Lorsque des campagnes d'éliminations ou d'apurement des dossiers (doublons, brouillons, etc.) ne sont pas régulièrement effectuées, le risque de saturation de vos espaces de stockage (armoires, classothèques, local archives) est grand. Pire, si un déménagement des services est prévu, non seulement cette opération sera plus côuteuse qu'elle ne le devrait mais en plus le risque de perdre des documents présentant un interêt historique est accru.

Si telle est votre situation, contactez les Archives départementales pour définir un plan d'action :

  • La destruction des revues administratives, des catalogues commerciaux, de vos anciennes collections de journaux officiels (etc.) qui ne constituent pas des archives mais de la documentation et qui n'ont pas vocation à être conservés sur le long terme permet souvent de gagner beaucoup de place : y procéder en prévenant préalablement les Archives départementales qui peuvent combler les lacunes de leurs collections.

  • Effectuer un récolement une récolement des archives : il s'agit d'identifier ce qui est conservé dans chacun des locaux d'archivages.
  • Télécharger le tableau de récolement doc PDF : tableau de récolement

  • Sur la base de ce récolement, procéder aux premières campagnes d'élimination : extraction des dossiers et des boîtes à éliminer et rédaction des bordereaux d'élimination ; après réception du visa des Archives départementales, destruction physique et confidentielle de vos archives. Si une circulaire de tri existe, vous pourrez résorber le reste du passif au fur et à mesure. Sinon, il vous faudra vous doter d'un tableau de gestion.

  • Classer et ranger à part les différentes séries de dossiers (ressources humaines, comptabilité, dossiers techniques, etc.) ;

  • Si vous devez déménager, il importe de garder une trace des transferts d'archives et de récoler précisement ce qui est déménagé. En cas de transfert de compétence, une convention de mise à disposition des archives doit être établie.
  • Télécharger le modèle de convention de mise à disposition doc PDF : tableau de récolement

  • Préparer les versements des archives définitives : les Archives départementales pourront prendre en charge l'ensemble des archives définitives, après traitement, dès qu'elles seront dotées de leurs nouveaux locaux à Colomiers (2015 au plus tôt). D'ici là, les Archives départementales sont à votre entière disposition pour recevoir si nécessaire des versements limités et surtout pour vous conseiller dans les travaux d'évaluation et de classement évoqués ci-dessus.

Le recours à la numérisation
Souvent la numérisation apparaît comme la solution miracle pour "faire de la place". Si souvent elle peut être une solution intéressante pour ce qui concerne des séries de dossiers très volumineuses et qui ne présentent pas d'intérêt au terme de leur durée d'utilité administrative (ex : dossier de cartes grises), il convient cependant de respecter les termes de l'instruction du 14 janvier 2005 émanant de la direction des Archives de France, qui décrit les modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique : vous ne pouvez pas, notamment, détruire des dossiers après numérisation ou microfilmage s'ils sont destinés à la conservation définitive ; vous devez demander un visa pour la destruction des documents papiers qui ont été numérisés ou microfilmés et qui sont éliminables à terme, etc.
Il faut prendre en compte deux aspects importants pour être conforme à la réglementation :

  • 1 Un document papier numérisé n'a jamais qu'une valeur de copie : il faut donc s'assurer que l'administration puisse toujours disposer et retrouver facilement les documents papier faisant foi en cas de contentieux..

  • 2 Vérifier que les dossiers sont correctement classés, triés et structurés car numériser, ce n'est pas envoyer des dossiers à une espèce de photocopieuse. C'est en fait toute une préparation minutieuse et un contrôle rigoureux qui doivent être mis en place : on peut désencombrer considérablement les serveurs si on a éliminé les doubles, les pièces justificatives devenues inutiles...; on peut gagner des temps considérables de recherches si on peut structurer au moins d'une manière rudimentaire le stock papier, ce qu'il est impossible de faire si on passe par un prestataire (coût trés élevés d'une reprise pour tri des dossiers papier). Or un traitement minimal des dossiers papier (sous-parties, ôter les trombones, les agrafes, etc.) est une condition sine-qua-non à court terme pour réaliser un travail de qualité et efficace. La numérisation ne va pas permettre de retrouver magiquement une pièce : un vrac papier numérisé devient un vrac numérique dans lequel il est tout aussi difficile de se retrouver.

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