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Définitions et principes

> Définition
> Archives publiques et archives privées
> Les 4 C
> Les archives électroniques


Les archives : définition

Tout document, quels que soient sa forme (achevé ou non, « officiel » ou non), son support (papier, fichier informatique, photographie...) et sa date (du moyen âge comme d’aujourd’hui) peut être un document d’archives pourvu qu’il soit produit ou reçu par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité. Ce qui fait le document d’archives, c’est qu’il est un matériau dans une procédure, non une œuvre « gratuite » de l’esprit, mais un moyen - moyen d’information, moyen de preuve - et le résultat d’un processus.
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puce Archives publiques et archives privées

Les archives publiques


archives publiques Elles sont définies comme tous les documents qui procèdent de l'activité :

pucede l'Etat,
pucedes collectivités territoriales : régions, départements, communes et leurs groupements,
pucedes établissements publics (administratifs et industriels et commerciaux) et des autres personnes morales de droit public,
pucedes personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public.

Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notamment les notaires) sont également des archives publiques.

Les archives publiques relèvent du domaine public. A ce titre, elles sont inaliénables, imprescriptibles et inexportables.
Elles sont sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives (représentée dans chaque département par le directeur des Archives départementales).


Les archives privées

archives privées Toutes les autres archives qui ne sont pas des archives publiques sont des archives privées : archives d'entreprises, de familles, d'associations, d'architectes, etc.

Elles peuvent être classées et conservées par les services publics d'archives.

Voir la rubrique Confier des archives privées.

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puceLes 4 C
Collecter, contrôler et trier

Archiver, c'est savoir rationnellement éliminer : tous les documents produits et reçus n'ont pas vocation à être conservés éternellement.

Chaque type de document a son cycle de vie, découpé en trois âges. Il passe par une phase active (les archives courantes) et par une phase intermédiaire où il n'est plus utilisé mais où il doit être conservé "au cas où". A l'issu de ce délai, la question est de savoir si le document doit être conservé définitivement (on parle des archives définitives ou historiques) ou s'il peut être éliminé.

L'instrument de gestion qui fixe pour chaque document les durées de ces différentes phases et son sort final (conservation ou élimination), l'outil essentiel de l'archivage intelligent, s'appelle tableau d'archivage. Le code du patrimoine précise que ces tableaux d'archivage sont réalisés en collaboration entre les administrations et l'administration spécialisée des archives et qu'aucune élimination ne peut être réalisée sans le visa préalable de cette dernière, représentée dans le département par le directeur des Archives départementales.

Avant chaque élimination le service ou la collectivité doit donc envoyer aux Archives départementales un bordereau d'élimination, liste sommaire des documents dont la destruction est envisagée, que le directeur des Archives départementales vise ou assortit de conseils.

Les documents à conservation définitive sont versés dans un service public d'archives.


Conserver

conserver La pérennité des archives dépend à l'évidence des conditions dans lesquelles elles sont conservées :

pucelocaux sains et sûrs,
puceéquipements adaptés (rayonnages métalliques, meubles à plans, armoires anti-feu),
puceconditionnement solide et, pour les documents les plus précieux, chimiquement neutre (boîtes, papier de conservation...),
pucereliure solide des documents et registres essentiels (délibérations, arrêtés, état civil, cadastre...),
puceconsultation obligatoire, quand les documents originaux sont trop fragiles ou trop abîmés, de leurs reproductions (photographie ou microfilm, et désormais documents numériques).

Quand les documents sont trop abîmés, la restauration s'impose. Seuls des ateliers spécialisés sont en mesure de mener à bien ces opérations délicates.

Les fléaux des archives fleaux des archives (pdf)


Classer et inventorier

Le classement des archives doit avant tout rendre compte de la logique de constitutuon des fonds, c'est-à-dire respecter l'origine des documents : mélanger des documents d'archives de provenances diverses est une faute contre l'histoire comme bouleverser la stratigraphie d'un chantier de fouilles.

Il est nécessaire en revanche de classer les différents fonds d'un service entre eux, ou de répartir les documents au sein d'un même fonds : c'est l'objet des cadres de classement.

Cadre de classement des Archives départementales

Cadre de classement des Archives communales cadre classement archives communales (pdf)

Les archives récentes (depuis 1940 pour les administrations ; depuis 1982 pour les archives communales), qui sont beaucoup plus volumineuses, peuvent être classées en série continue (la série W).

L'inventaire des archives est un chantier continu, qui a débuté au XIXe siècle et se perfectionne sans cesse. Les inventaires des parties connues sont progressivement disponibles sur le site (Inventaires en ligne).

Communiquer

communiquerConserver des archives n’a qu’un but : les rendre utiles aux lecteurs d’aujourd’hui ou de demain. Leur accès est donc leur raison d’être, en respectant deux limitations :
puceles dispositions législatives qui peuvent fixer des délais de communication, afin de protéger la vie privée ou différents secrets légitimes (secret industriel et commercial, secret statistique, sûreté de l’État ou sécurité publique...). Les fondements législatifs de cette matière délicate résident principalement dans le titre premier de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs et dans le code du patrimoine (articles L. 213-1 à 8). Des lois spéciales peuvent également s’appliquer (code électoral, code général des collectivités territoriales, code de l’environnement, code de la santé, etc.). La commission d’accès aux documents administratifs exerce, depuis 1978 pour les documents administratifs et 2000 pour le reste des archives publiques, un rôle très utile de conseil, de fixation d’une jurisprudence pré-contentieuse et d’information ;
puce les mesures de précaution rendues nécessaires par l’état matériel des documents et les risques qu’une trop fréquente manipulation pourrait leur faire courir. La photocopie des registres d’état civil est notamment interdite. Le microfilmage naguère, aujourd’hui la numérisation, offrent un moyen commode de substitution pour les originaux fragiles.

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Les archives électroniques

archives electroniquesAvec l'introduction des nouvelles technologies dans les collectivités et dans les administrations, beaucoup de documents autrefois tenus sous forme papier sont aujourd'hui gérés sous forme électronique. Ainsi les traditionnels registres papier ont été remplacés par des bases de données permettant d'enregistrer, de rechercher et d'éditer tout ou partie d'un dossier. Les exemples sont nombreux : registres d'immatriculation des véhicules, fichier de la sécurité sociale, fichiers des services sociaux des départements, etc.

Les registres ne sont pas les seuls types de documents à se présenter désormais sous forme électronique : actes et délibérations des collectivités, courriers, plans, etc.

Sauvegarde n’est pas archivage


Les disquettes, clés USB, cédéroms, bandes magnétiques et logiciels ne sont pas éternels et leur contenu doit être régulièrement transféré (migré) sous des supports et formats standards (XML, PDF, JPEG, etc.).

La sauvegarde est l'action quotidienne qui consiste en la copie à l'identique de supports pour prévenir toute défaillance technique tandis que l'archivage est une action sur le long terme qui consiste à sélectionner et à pérenniser les données présentant un intérêt pour la documentation historique de la recherche.

Ne pas apurer ou purger des données utiles à la recherche


Au moment de la déclaration à la CNIL, celle-ci demande aux administrations d'extraire régulièrement les données nominatives des applications en vue de protéger la vie privée des personnes. Mais les services publics d’archives sont autorisés à conserver ces données “ à des fins historiques, statistiques ou scientifiques ” (article 36 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, pleinement compatible avec l’article L. 212-4 du code du patrimoine). Il ne faut donc pas les détruire avant d’en avoir avisé la direction des Archives départementales.

Sélection et transfert des archives électroniques


La collecte et la conservation de cette nouvelle forme d'archives est le fruit d'un travail commun entre les services d'archives et les services (administrations et services informatiques). Ce travail doit, dans l’idéal, être engagé dès la mise en place des applications ou des processus de dématérialisation (insertion d’une clause type dans les cahiers des charges des applications).

Qu’il s’agisse de dossiers papier référencés dans des bases de données, voire de dossiers entièrement électroniques, les données électroniques à conserver ou à détruire doivent être transmises ou signalées au service public d’archives territorialement compétent sous forme électronique, accompagnées d’une description conforme au standard d’échange de données pour l’archivage, dont la version 0.1 a été publiée par la direction des Archives de France (DAF) et la direction générale de la modernisation de l’État (DGME) en mars 2006 :

Le standard d’échange permet la saisie de toutes les informations permettant de retrouver un document (indexation, description structurée) et de le replacer dans son contexte (qui l’a produit, quand, dans quel système informatique).

A consulter

Site de la Direction des Archives de France, rubrique archives électroniques
Site du groupe Pérennisation de l'information numérique (PIN)
Site DGME


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