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Le cas des archives électroniques

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Définition


Ainsi que le rappelle le livre 2 du code du patrimoine, consacré aux archives, les documents électroniques constituent des archives au même titre que le papier.

Les archives sont « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
On entend par archives électroniques les documents de bureautique, les bases de données, les documents dématérialisés, les documents numérisés, les plans et photos numériques, etc.

  • La gestion et le statut juridique des documents électroniques sont scrupuleusement les mêmes que ceux des archives papier.
  • Le cycle de vie reste inchangé : les archives électroniques connaissent trois âges, comme le papier. La délibération de la CNIL 2005/213 réaffirme les trois âges des archives pour les documents électroniques : archives courantes (la base de production), intermédiaires (les modules d’archivage dans l’application de production) et définitives (les versements selon les normes de la DAF).
  • Les délais de conservation sont identiques à ceux concernant les archives papier.

En résumé, seuls la forme et le mode de conservation changent.

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La conservation des archives électroniques

Le caractère volatile des documents électroniques implique la nécessité de considérer le devenir du document dès l’ouverture du dossier et non au moment de sa clôture !

Plusieurs méthodes de conservation peuvent être suivies 

  • Impression des documents : certains documents, notamment les messages électroniques, peuvent être imprimés et mis dans le dossier auquel il se rapporte 
  • Choix du support : plus le volume est grand, plus le support de stockage doit être adapté (par exemple si un cabinet d’architecture possède plus d’1 téraoctet de données, il est conseillé de conserver sur serveur et non sur DVD…)
  • Sécurité du stockage : il faut veiller à la redondance, à la sécurité et la sauvegarde des supports. Des copies de sécurité doivent être réalisées sur des supports amovibles de type disques optiques ou bandes magnétiques ou sur un serveur miroir, qui seront placés dans un lieu distinct 
  • Migration de support et des formats : cela consiste en un transfert des données sur un support ou un format réactualisé (de la disquette au cédérom, ou du Word au PDF par exemple). Cependant, il faut être vigilant sur le fait que ces supports et formats ne sont pas pérennes. Par conséquent, il est nécessaire d’effectuer régulièrement (tous les 5 ans environ) des recopies de supports ou des migrations de formats.
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Remarque
  • les sites internet sont complexes et en constante mutation ; ils sont très difficiles à conserver 
  • les messageries électroniques doivent être considérées pour ce qu’elles sont, de simples boîtes aux lettres : les messages et les fichiers attachés doivent être, s’ils sont à conserver, soit imprimés, soit sauvegardés dans des répertoires spécifiques.
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