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La nécessité d'une gestion : classement et délais de conservation

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> Commission des archives d'architecture, d'urbanisme et du paysage en midi-Pyrénées

La gestion des documents passe par l'application d'un plan de classement qui a pour objectif de lister, sans prétendre à l'exhaustivité, les principales catégories de documents produits dans le cadre des activités d'une agence et de proposer une méthode de classement et de sélection des archives d'architecture. Il concerne aussi bien les archives papiers (plans ou documents textuels), les documents électroniques, que les maquettes. Il doit pouvoir être utilisé pour le traitement des archives au sein même des cabinets d'architectes, ou servir de guide aux services publics d'archives qui prendraient de tels fonds en charge.

Le tableau de gestion proposé est destiné à évoluer en fonction d'éventuelles modifications du contexte juridique, et à être amélioré grâce aux critiques et suggestions des professionnels producteurs et gestionnaires d'archives dans les agences et des archivistes des services d'archives publics. Il sera prochainement complété par un tableau spécifique aux agences d'urbanisme et aux paysagistes.

Il s'agit à l'évidence de conseils qui sont donnés en déclinant toute responsabilité juridique et qui doivent être suivis avec finesse et en les adaptant au contexte de chaque situation. Il est toujours opportun, avant de lancer des campagnes d'élimination, de prendre conseil auprès d'un service public d'archives. S'il est indispensable pour des raisons de sûreté juridique et de bonne gestion de suivre scrupuleusement les conseils en matière de conservation, il va de soi que les conseils en matière d'élimination sont à suivre avec prudence dans un but d'économie des espaces disponibles et de simplification des recherches.

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Le tableau de gestion des archives d'architecture s'articule autour :




  Typologie des documents ou dossiers

  1. 1 - Projets et concours

    • Dossier administratif
    • Concours auxquels l'agence a participé et dont elle lauréate ou non
    • Préléminaires
    • Conception
    • Consultation des entreprises
    • Exécution
    • Dossier des ouvrages exécutés (anciennement dossier de récolement)
    • Interventions ultérieures

  2. 2 - Gestion de l'agence

    • Gestion administrative et statutaire, correspondance, communication
    • Finances
    • Local professionnel
    • Gestion du personnel
    • Assurances
    • Documentation

  3. 3 - Autres missions particulières

  4. 4 - Archives personnelles .
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  Durée d'utilité administrative ou DUA

Cette durée qui court à compter de la clôture d'un dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés en vertu des prescriptions réglementaires, ou parce qu'ils restent utiles à la bonne marche du cabinet. Cette durée correspond aux deux premiers stades de la vie des archives : le stade des archives courantes (affaires en cours pour lesquelles les documents sont régulièrement utilisés) et le stade des archives intermédiaires (période pendant laquelle les documents sont conservés « au cas où »). Matériellement, ces deux âges peuvent se traduire par un déplacement des documents depuis les bureaux de travail vers un local d'archivage plus éloigné des bureaux.

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  Sort final

Sort réservé au terme de la DUA, « C » pour conservation jusqu'à la fermeture définitive du cabinet, « D » pour destruction et « T » pour tri, selon des modalités précisées dans la colonne observations. Dans le cas de fonds d'archives pris en charge par un service public d'archives, les documents marqués « C » sont ceux à transmettre à ce service public d'archives, et à conserver à perpétuité par ses soins.


  Observations

Indications nécessaires à la compréhension des différentes étapes de gestion des archives d'architecture et notamment le contexte juridique sur lequel est fondée la DUA.

puceTélécharger le tableau de gestion des archives d'architecture communicaton

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